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我国著名教育家叶圣陶先生曾说:公文不一定要好文采,可是必须写得一清二楚,十分明白,句稳词妥、通体通顺,让大家不折不扣地了解你说的是什么。因此公文用语尤显重要。

公文用语的一个重要特点是“得体”,即要与本机关的职责地位相称。不同行文关系的公文对公文用语有着各不相同的要求。

公文的行文规范要求有哪些(公文用语要求也不同)(1)

下行文语气要庄重

(二)下行文的用语要求

下行文是上级机关向所属下级机关的发文,其行文用语也有特定的要求。

1、语句庄重。下行文要体现领导机关的权威性,做到令行禁止。(1)语言要庄重,去掉虚浮不实之词。为此,可采用直述式语调,晓之以理、告之以规,如“望认真贯彻执行”、“不准”、“允许”、“可以”等。(2)应使用规范化的书面语言,不能使用口语、俗语,也不能滥用简称。如在任免性通知中,一般用“经研究决定,任命××担任×××××职务,免去×××××职务”的句式,而不用“经研究决定,把××从×××位置调到×××位置上来”的语句。这是因为后者用的是口语,虽然通俗,但失去了下行文应有的庄重性和严肃性。(3)要准确使用专用语言。如第一人称用“我”、“本”,第二人称用“你”,第三人称用“该”,领序词常用“据(根据)”、“接(近接)”、“悉(收悉)”等,用“为(为了)”、“鉴于”等说明制发公文的目的,用“据此”、“综上所述”等作为总结性的过渡词语等。

2、表述准确。准确是公文的基本要求。因下行文是要求下级机关办理的,所以更应强调用语的准确性,不能有任何歧义,不能授人以柄。有些词语的含义非常广泛,使用时需要加以限定;有些词语的内涵比较单一,使用时需加以延伸;而有些词语的概念相当明确,并为公众所熟知,使用时就不必作过多的解释。有些词义相近或意思相似的词语,如“要(要求)”、“应(应该、应当)”、“须(必须)”,因其有着程度上的差异,所以应仔细辨别。

公文的行文规范要求有哪些(公文用语要求也不同)(2)

平行文要语气谦和

(三)平行文的用语要求

平行文是向同级机关或不相隶属机关的发文,如函等。因为它是为几个部门协同处理问题或协作完成工作、彼此沟通情况而制发的,因此,在用语上也有自己的要求,写作时应予以遵循。

1、语气谦和。平行文的发文机关和受文机关之间没有隶属关系,因此行文用语一定要谦和,不能居高临下使用命令式、告诫式词语,如“希尽速复函”、“望速即办理”、“务必参加”等等。因为平行机关没有必须配合的义务,如果用语不当会引起对方反感或者得罪对方,事情就不好办了。

2、措词得体。平行文应注意多使用致意性词语,如“贵局”、“承蒙”、“请予支持(协助)”等等,以表示自己的诚意和对对方的敬意,这样就能营造一种和谐融洽的气氛,有利于双方的合作。但也要避免自降身价,那种为了办成事情而使用低三下四、有损自尊的词语的做法是不可取的。

不同行文方向的公文对用语的不同要求,既是单位与单位之间处理各种事务的需要,也体现了人际交往中的理性和道德。这些不同的公文用语,是人们在长期的公文写作实践中约定俗成的,它有着相对固定的格式和用法。从事公文写作人员都应认真研究,正确地掌握和运用,以免张冠李戴、贻笑大方,甚至产生不必要的差错与矛盾。

公文的行文规范要求有哪些(公文用语要求也不同)(3)

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