使用企业账户进行线上采购无疑是一个不错的选择，下面我们就来说一说关于降低采购成本的采购技巧?我们一起去了解并探讨一下这个问题吧!
降低采购成本的采购技巧
使用企业账户进行线上采购无疑是一个不错的选择。
今天向大家分享我们酒店的线上采购管理规程。
第一章 总账
第一条 目的
为充分利用网络平台优势，规范网络采购管理，明晰采购价格透明度，及时高效地采购到质优价廉的物资，有效的降低采购成本，提高企业竞争力，满足酒店的营运，特制定本管理流程。
第二条 原则
一、同等条件下，线上采购优先。
二、公平、公开、公正、及时。
三、拓宽采购渠道
四、保质、保量、保价。
第三条 名词释义
一、 线上采购
是指通过淘宝（天猫）网、京东商城、拼多多等知名网站为主要网络采购平台，采取网上交易方式，并在线支付款项完成采购的行为。
二、 网购专员
由采购组人员专门负责酒店所有线上采购。
第四条 适用范围
本管理流程适用于酒店所有通过线上采购的物资。
第二章 线上采购物资范围
一、 办公设备、耗材、文具类用品
办公电脑配件、复印机纸张、墨盒、硒鼓等耗材、计算器、电池、笔、订书机、垃圾桶等日常用文具办公备品。
二、 电器设备类用品
1）客房用电器：洗衣机、冰箱、空调、电视机等电器设备；
2）餐厨电器：扒炉、蒸柜、制冰机和冰柜等电器设备。
三、 工程器材、五金配件、劳保类用品
开关面板、LED灯具、电线电缆、螺丝刀、扳手、口罩、手套等。
四、 酒水、包装食品、干货、调味品类食材原料
植物牛油粒、部分稀缺调料、茶叶、红酒等。
五、 客房和餐厅、客用易耗品、厨房杂件、餐具类用品
包括但不限于洗衣液、浴缸套、会议垫、会议台牌、水果叉、一次性手套、一次性打包盒等物料用品。
六、 酒店营销装饰类用品
圣诞、新年装饰、儿童玩具、部分宣传印刷品等。
注：原则上，物资单价超过5千元或每批次采购总金额超过1万元的不适合采用线上采购。若所需物资超过上述金额范围，但通过线上采购明显优于线下采购的，可另行呈批批准后，再充值采购，但单次线上采购最高限额应不超过3万元。
第三章 线上采购组织
第一条 采购实施
采购组网购专员负责公司网络采购的操作和流程把控。
第二条 支付管理
财务部负责网络采购款项核对及支付账号管理。
第三条 监督管理
分管财务的副总对网络采购进行监管和考核。
第四章 线上采购流程
第一条 账号管理分工
财务部负责在网购平台以企业名义申请并注册企业账号，向该账户进行定额充值。
采购组网购专员在公司注册的企业账号上操作和实施网络采购。
第二条 线上采购前准备
一、申购部门根据物料需求状况、使用数量等要求，填写申购单。申购单应注明物品名称、品牌、规格型号、材质、数量及注意事项。
二、申购单经审批后，交网购专员进行网络查询及线下供应商比价，包括但不限于价格、货期、付款条件、发票类型、售后服务等。
三、同等条件下，优先进行网络采购。
四、如急需物品可直接至本地供应商处或市场采购（使用部门需熟悉部门物品的消耗水平，合理安排集中采购，降低临时采购频率）。
五、网购平台搜索不到或网络最低价格仍比本地供应商或市场报价高的物品，则在本地采购。
第三条 线上采购实施
一、 线上采购关键重点把握
1.网购物资（尤其有保质期的商品）必须咨询生产日期和保存期限，且须事先了解所购物资的检测合格证书。
2.网购物资的供货方式、物流方式、快递费用、配送时间、售后安装。
3.网购物资应提供合法、有效的票据。
4.网购物资的选定，应综合考虑物品价格（含快递费及承担的开票税金）、商品评价、网店评分与信誉等几方面因素，最终选购的物资不一定是平台中最低价，但必须性价比最高，且优于向本地供应商所购的物资。
二、 网络供应商的选择
1.网络采购时选择信誉度在四钻以上，综合评分在4.7以上的电商。优先选择能开发票、便于当面联系及有过采购历史的电商。
2.采购量大且为常用物品时，应优选直接生产厂商，以降低成本。
3.采购需提供售后安装服务物品时，应优选全国联保的旗舰店、正规代理商、企业店铺、工厂店。
4.每季度进行一次网络供应商价格的信息统计工作，建立健全网络商数据库。网络采购时，在价格不变的情况下，优先选在已建立的供应商信息库中挑选供应商，以提高采购效率，保证采购质量。
三、 采购实施
1.财务部根据网购预估量，预先在已注册的网络平台企业账户充值定额备用金。
2.申购流程审批结束后，网购专员与网络供应商落实和明确网购物资相关条件，使用网络采购企业账户通过网络平台下单采购。
3.所购物资到货后，由网购专员、申购部门验收无误后双方签字，并由网购专员在所购平台上“确认收货”。
在收货时看到票据并验真伪后才能“确认收货”，若发现无票据或假票据应及时询问商家情况。如无提供票据，则要求对方补发票据，同时申请延时“确认收货”。如提供的是假票据，则申请退货（若所购物资为紧急采购物资本次可不退货），并将此网购供应商剔除“网购供应商信息库”。
4.完成网络采购后，网购专员按照公司货物入库、报销等流程完成整个操作流程手续。
网购专员持签收的收货单、发票或收据等有效凭证，按财务报销流程进行报销审批、冲账。
在已注册企业账户的平台采购且使用企业账户支付的，经领导审批完成请款流程后，由出纳按报销金额向平台企业账户充值。
使用个人账户支付的，经领导审批完成报销流程后，由出纳按报销金额向网购专员个人账户转账。
企业账户支付优先：在已注册企业账户的平台采购物资统一用企业账户支付，企业账户余额不足以支付所购物资款项时，可提前在平台提交订单，且根据订单截图和供应链生成的采购订单提前走报销流程，由出纳按报销金额向企业账户转账。待收货后后补收货单及发票或收据。如时间紧急，确无法通过企业账户支付的，可先由网购专员使用个人账户支付。
所有与供应商沟通的聊天记录必须妥善保存，禁止网购专员私自删除聊天记录。
四、 退换货管理
因商品质量问题需退换货时，网购专员须在验货时确定，并立即联系供应商说明原因，且将退换货商品寄回给供应商。若为换货，应随时跟进换货物资的到货时间。若为退货，网购专员须当天在所购平台对该物品“申请退款”。因商品质量问题造成退换货的，来回运费由网络供应商负责。因我司原因造成退换货的，来回运费由我司负责。
五、 售后服务
1.网购物品是由本地维保商进行售后服务的，由使用部门负责按质保卡信息联系相关服务。
2.网购物品由网购平台供应商异地负责售后服务的，由网购专员负责联系供应商进行售后服务。
第四条 网络采购合同
一、网络采购中，如采购金额超过2万元（含）的，物资在使用过程中有安全要求和售后服务的，须与网络供应商签订采购合同，对供货及付款方式、产品质量要求、质保售后服务、发票税点（普票/专票）等方面进行约定，明确责任。
二、双方在线沟通联系，商定好各项细节，以淘宝、电子邮件、在线传输文件等方式签订合同。同时必须保存聊天记录，作为后期合同纠纷谈判的证据。
第五条 网络平台促销
为保证能够以最优惠的价格购买到优质的物品，大型促销前，网购专员应不定时对各网络平台上酒店需求的物品促销优惠信息（如：双十一、双十二等）进行关注，并将筛选后的有用信息提前告知相关部门，以便使用部门提前下单申购。
第六条 线上采购月度汇总
采购组在每月10日将上月的《线上采购汇总》导出，交至财务部。由财务部确定每月线上（网络）采购金额应占酒店每月物资总采购量的比例。
第五章 附则
本管理流程自审批签发之日起开始执行，由财务部负责解释和修订。
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