财务部管理工作流程图（财务部管理手册）

编号:AC2012-012

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 现金管理

目的：为规范公司现金使用管理，加强财务监督，根据国家财经法规和本单位业务特征，特制定本办法。

具体规定：

1. 各部门日常零星支出金额在1000元以下的事项，可申请用现金支付。超过1000元的事项，原则上用支票支付。

2. 各部门根据实际业务需要，若现金支出事项较多，可申请一定额度的现金备用金。

3. 备用金要根据实际业务需要量，由部门提出申请，经财务总监审核后报总经理批准。

申请备用金 　 部门经理签字 财务总监审核 　总经理批准

4. 部门日常支出可先用现金支付，取得凭证后填制杂项现金报销单，按程序审批报销。

5. 经办人取得凭据后，要按要求将报销单填写清楚，经部门经理签字，由财务总监审核后报总经理批准，凭此单到出纳处报销。

　 填制报销单 　　 部门经理签字 　 财务总监审核 　　总经理批准

6．未核定备用金的部门，或备用金不足且紧急支出需要，可填写借款申请单。写明用途、金额，经财务总监签字后报总经理批准。

填制报销单 部门经理签字 财务总监审核

　 财务总监审核 总经理批准

7．经办人凭批准后的借款单到出纳处借款，取款后应妥善保管，按用途专款专用。

8．经办人借款支用，并取得凭据后，需填写杂项现金报销单，由部门经理签字，财务经理审核，报总经理批准。

9．经办人凭批准后的报销单，到出纳处结清借款。

10．经办人使用备用金并取得凭据后，应尽快报销，以便补足备用金。若使用的是借款，原则上七日内须到出纳处报销，不得长时间保留借款。

编号:AC2012-013

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 支票管理

目的：为加强支票管理，严格银行结算制度，堵塞票据使用管理中的违纪漏洞

具体规定：

1. 各部门日常零星支出金额超过1000元的事项，原则上用支票支付。

2. 各部门费用支出需用支票时，要开支票申领单。填清用途、申请金额。申领审批程序同现金备用金申领相同。

3. 采购物品需填写采购申请单，经部门经理签字，由财务经理审核后报总经理批准方可到财务部申领支票。申领要求同第2条。此时的支票申领单无须总经理再次批复。

4. 填写支票时不得涂改、不准折叠，支票有效期为十天。

5. 领取支票后应妥善保管，不得遗失，如有遗失应尽快报财务部挂失。

6. 支票使用并取得凭据后，经办人须及时到财务报账。

7. 支票填写要规范、准确，不得签发空白支票。

编号:AC2012-014

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 备用金管理制度

目的：为了加强度假村各营业地点备用金的管理，使备用金合理有效地使用。

具体规定：

前台、餐饮、康乐各营业点的备用金需专款专用，不得挪为他用。

各营业地点需建立备用金领取和交接制度，并进行登记，做到钱款当面交接清楚，交接签字需中文正楷。

工作时要妥善保管好收入及备用金，将钱款放置专用钱柜中，做到人走锁柜，确保钱款安全。

餐饮、康乐在营业结束后，清点备用金，确保准确后将备用金存放在前台保险箱内，不得私自将备用金进行保管。

遇特殊情况，各营业地点备用金不够使用时，需提前申请，在办好借款手续的前提下方可从财务部借款。

各营业地点如有长款需及时上交，不得私自留存或擅自据为己有。

财务部日审组每月将不定期对各营业场所备用金进行抽查，详细记录，并将检查结果上报财务总监。

财务部总出纳将对各部门周转使用的备用金定期进行检查，持有备用金的部门人员在变更时，应及时到总出纳处办理变更手续。

对各营业场所备用金未按制度执行的部门将进行通报，要求整改，以确保度假村财务制度的有效执行。

编号:AC2012-015

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 前台账目管理

目的：加强账目管理，保证度假村收入及时实现。

具体规定：

客人已离店且账目未付清，前台需将未结算账目转到PF账户中，并建立账目明细登记本，及时联络相关订房人员。

如销售经理同意客人过几日来付款，在客人离店时前台请客人在账单上签字，销售经理需在账单上签字确认说明付款事宜。

在前台挂帐的应收款项，前台需及时联系销售经理催收，保证在七日内付清，如未付清账款需及时将情况反馈市场部总监协助催款。

如在七天内账目仍未付清，将原因详细记录，由前台主管注明原因并签字后，将未付账目转财务部挂应收账款。

前台PF账户的挂账，需设专人每日对挂账的账目进行审核和催收，保管好客人登记单、账单及相关资料，前厅部经理要关注前台挂账的情况，确保账目及时收回。

销售经理同意的挂账账目，需协助前厅部做好催收工作，如账目出现坏账，担保人需承担追款责任。

对于客人已经退房，但是剩余的抵押金并未取走的账务处理，前台收银员应在三天内通知客人来取。如客人在三天内仍未取走6个月后应将此账目转入财务部，由财务部转至相应的应收预存款账户，客人来取款时，应核对押金收据等相关资料，复核无误后将此账再次转入财务部进行调整。

长住客人应做月结。每月的第一天将长住客人前一个月的房账转入财务部，如合同上规定房价以每月计算的，前厅部应在每月月初时对房价进行调整，并保证与合同房价一致（允许有极少的差额），转入财务部后，由A/R在月底时统一调整。对于大型会议在前台预留的抵押金，原则上只可在前台的PF房内保留七天，如七天后仍有余额，应转入财务部，并注明其公司名称。

编号:AC2012-016

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 店内宴请审批程序管理规定

目的：规范度假村宴请审批程序，节约费用。

具体规定：

各部门店内宴请一律要事先申请，到餐厅消费时必须先出示经审批后的“交际费审批单”方可就餐。有直接签单权的人员在其各自的签单权限内可直接签单，但必须在账单上写明招待单位及人员；若宴请范围超出其签单权限，也要提前办理审批手续，然后持审批后的“交际费审批单”到餐厅用餐。

特殊情况下“交际费审批单”的审批程序

如遇特殊情况需紧急审批的，若财务总监不在可由副经理代签，然后到主管副总或总经理处审批，如主管副总或总经理不在，可找总经理办公室主任先代批，宴请完毕后再补齐审批手续。

节假日期间如遇特殊情况需临时宴请的也应当时填写“交际费审批单”，并由当日的总办驻店值班领导审批后方可执行，事后再将审批手续补齐。

编号:AC2012-017

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 发放司机费管理制度

目的：根据国家政府有关规定，银行对各企业的现金提取加强了控制。

具体规定：

司机费在1000元以上，且用支票结账的，需在支付支票三天后 方可领取司机费。

消费金额在10000元以下（包括10000元）司机费最高提取额为30%。

司机费额占用餐消费额10%（包括10%）以下不收手续费；

司机费额占用餐消费额10%-20%（包括20%）收手续费5%；

司机费额占用餐消费额20%-30%（包括30%）收手续费10%；

消费金额在10000元以上，司机费最高提取额为20%。

司机费额占用餐消费额10%（包括10%）以下不收手续费；

司机费额占用餐消费额10%-20%（包括20%）收手续费10%；

司机费最高提取额不得超过5000元。

特殊情况突破此限的，必须报总经理批准。

编号:AC2012-018

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 免费房运作管理制度

目的：为了规范免费房申请程序，加强控制与管理。

具体规定：

各部门凡需要订免费房时，必须填写免费房申请表格，由部门经理/总监签字确认，上报总经理批准后，将原件送交预订部。

预订部接到免费房申请表格进行核实，确认无误后复印一份留存，同时将原件转交前台。

前厅在客人入住登记时，将客人房间号码注明在免费房申请表上，将原件连同客人资料妥善保存。

前台在客人结账时，确认客人免费房申请资料齐全，方可办理结账手续，如手续不齐全，应立即请示值班店总。结账后无论该客人是否有消费，免费单及客人资料一律转交财务部日审组。

凡与市场营销部签有互换免费房协议的，也必须填写免费房申请表格，经市场部总监和财务总监批准后方可生效。

编号:AC2012-019

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 投款管理制度

目的：为确保营业收入正确上缴

具体规定：

1. 各营业部门每日需将营业收入核实后，将钱款封存并送至保安部办公室进行投款。

2. 投款前需认真将交款明细表上的内容用中文正揩填写清晰完整。

3. 投款人必须看着证明人将投款袋投入保险箱，并用中文正楷签上自己的名字后方可离开。（前厅部明确投款证明人范围及名单）

4. 如投款者未将所有内容填写完整，证明人应督促其填写完整，否则不予签字。

5. 如证明人签字后，投款人未监督证明人将收入投入保险箱，发生问题投款者负全部责任。

6. 下班后应立即投款，不许他人代投。

编号:AC2012-020

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 减免管理制度

目的：由于员工操作失误所导致的账目多收，调整错误入账，以确保客人无异议，电脑系统账目准确。

具体规定：

1. 减免的范围：员工操作错误导致账目出现异议，以REBATE的形式对以前账目进行调整。

2. 前台大堂值班经理在处理账目异议时，本着实事求是的原则，耐心向客人解释，根据实际情况在合理范围内减免。

3. 大堂值班经理减免权限在200元以内（含200元），超出限额需上报前厅部经理批示。

4. 金额超出200 元、且在500元之内，需由前厅部经理审批。

5. 减免金额超出500元的，还需上报主管副总或总经理签批。

编号:AC2012-021

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 前台转账管理规定

目的：为避免收银员工作出错给度假村造成损失，特制定此管理规定

具体规定：

1. 信用卡（由信用卡公司做详细培训）

信用卡的卡单、账单以及临时入住登记(RC单)都要有客人的签字。

转账时应附有卡单、账单、RC单及预定单。

客人入住（Check in） 时，信用卡必须过一遍EDC，并用手工压卡机将卡压印在RC单上。

保证账单金额与卡单金额一致。

保证交易金额不超过授权限额。

避免容易出现的错误。

a) Check in 时将预授权（Auth）做成一般交易（Sales）。

b) Check out时将预授权完成（confirm）做成Auth。

确保不做重复交易。有时由于EDC卡纸，至使交易已成功但是未打出卡单，这时候应重新打印，不应再刷一次卡。

结账之前一定要先打印交易明细，发现错误及时更正。

如果有重复交易，在EDC结账之前可以取消。

如果有没用的Auth，一定要及时取消。

2. 挂账（City ledger）

（所有转账必须附有账单、RC单及预定单）

旅行社（Travel Agent）

国外旅行社账单不必有客人签字（特殊除外），应附有单据（Voucher）。

国内旅行社账单不必有客人签字（特殊除外），应附有结算单。

如有国内外地旅行社挂帐，必须将汇款凭证的传真件附后。

公司挂账（Corporate）

有信贷协议的公司。账单必须有协议的授权人签字，如果没有本人签字，必须有该人的 预定单。

预存款（Deposit）的公司或个人。账单必须有授权人签字，并时刻留意该公司或个人的余额情况。

编号:AC2012-022

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 收款员缴款及账单投放管理制度

目的：为确保营业收入及账单正常上缴

具体规定：

1. 各营业部门收银员下班以后，要认真核实本班次的营业收入，整理账单并填制账单报表，将收入款项放入缴款袋内封好、账单整理整齐放入塑料袋里。电话通知保安员一起到前台指定投款地点。

2. 收银员在投款前要按《收银员缴款汇总表》的项目要求填写齐全，并由保安签字（要求中文正楷）确认后，将缴款袋投入保险柜内。

3. 收银员在账单交接本上按各项要求填写账单登记记录，由保安员签字（要求中文正楷）确认后，将账单投入账单箱内。

4. 收银员必须看着保安员将缴款袋及账单分别投入保险箱和账单箱内，经双方确认后方可共同离开。

5. 款项及账单绝对不允许由他人代投。

6. 如收银员未按要求将投款内容填写完整，保安员应督促其填写完整，否则不予签字。

7. 如保安员签字后，收银员未监督保安员将缴款袋投入保险箱内，一旦发生问题，收银员将负全部责任。

若账单投入后收银员发现问题欲修改账单，须找前台主管打开账单箱，并在其监督下方可更改账单。