岳海翔【解答】机关印章，是按国家规定由主管上级颁发的代表一定职责权力的信物别看它只不过是一枚小小的图章，而它的作用却是相当大的自古以来，人们深知“大印”的重要，古时有“做官先授印”之说，由此可见，印章是一定权力的象征机关印章的作用，首先，起代表一定权威和机关单位法律地位的作用，以一份文件为例，不论这份文件的内容多么重要，在没有加盖机关印章之前，它并不产生法律效力，一旦盖上印章，立即具有指挥的权威性，反映了文件作者应有的法律地位其次，印章又是一种标志，文件、材料、信函、证件、表报等加盖了机关印章，标明是机关组织上正式认可的再次，文件、材料、信函、证件上加盖了机关印章，可以证明这些物件是真实的，有利于辨别真伪，以防冒充伪造正因为如此，机关印章的使用、管理是文秘工作一个重要的方面，也是文书人员日常工作的一项重要任务，我来为大家讲解一下关于公文盖章规则?跟着小编一起来看一看吧!
公文盖章规则
岳海翔
【解答】机关印章，是按国家规定由主管上级颁发的代表一定职责权力的信物。别看它只不过是一枚小小的图章，而它的作用却是相当大的。自古以来，人们深知“大印”的重要，古时有“做官先授印”之说，由此可见，印章是一定权力的象征。机关印章的作用，首先，起代表一定权威和机关单位法律地位的作用，以一份文件为例，不论这份文件的内容多么重要，在没有加盖机关印章之前，它并不产生法律效力，一旦盖上印章，立即具有指挥的权威性，反映了文件作者应有的法律地位。其次，印章又是一种标志，文件、材料、信函、证件、表报等加盖了机关印章，标明是机关组织上正式认可的。再次，文件、材料、信函、证件上加盖了机关印章，可以证明这些物件是真实的，有利于辨别真伪，以防冒充伪造。正因为如此，机关印章的使用、管理是文秘工作一个重要的方面，也是文书人员日常工作的一项重要任务。
机关印章，一般有五种：
一是一般印章，即某一机关、单位的公章，它代表着某一机关、单位的职权。
二是专门印章，它代表某一机关、单位某一方面的职权，如“人事调配专用章”、“财务专用章”、“物资分配专用章”等。
三是部门印章，它只代表机关、单位下属的某一部门，由于一般不具有法人地位，其印章不能对外，主要用于机关内部。
四是钢印，主要用于证书的印模，如居民身份证、工作证、会员证、毕业证书等，用模压法加盖在照片与证书的联接处。
五是手章，指机关领导干部个人的名章，它只代表担负一定职责并行使一定权力的领导干部。
为了充分发挥印章在文秘工作上的必要作用，并防止发生其它问题，对印章的日常使用至少应注意以下四点：
1.盖印一只手。按照规定，机关印章应由机关文书人员负责保管，专门加锁。不论什么人需要用印，包括机关部门的领导或同在一个办公室工作的同志，都应由文书人员亲手盖印，不能把印章交给别人去盖。有的部门需要以机关名义下发多份文件，为了省事起见，有时候由部门的工作人员把机关印章取走使用，这种作法表面看固然是“完璧归赵”，实际上弊病在身，极不可取。有的单位把大印明摆在文书人员的桌子上，办公室内的人员用此印，谁来谁盖，十分方便，这种“胡抄戳、乱盖印”的方法，是不妥的。
2.用印要有据。对机关印章的使用，不管是机关，还是基层单位，都应建立严格的用印制度。从实际情况看，有些单位用印制度要么没有，要么流于形式，原因主要是用印者与掌印者、下级一般同志与领导同志都觉得太麻烦，实际是对印章的重要性缺乏足够的认识。用印有手续，固然是麻烦一些，但为了防止出现漏洞，宁可麻烦在事前，而不麻烦在事后。除一般事务的介绍信外，表报、凭证、内容比较重要的信函都必须凭有主管领导签批的“用印单”才能用，文件用印要凭机关领导同志的签发字样。用印单要保存好，以备查考。
3.用印忌空白。所谓“用印忌空白”，就是不准在空白介绍信、空白信笺及文件末页无正文的纸上加盖印章，这可以说是文秘工作多年的老规矩。目前，这类空白用印的现象可以说屡禁不止。这种作法的危害是极大的，一旦丢失，极易给坏人利用来冒充机关工作人员，进行招摇撞骗，即使不丢失，也使印章的使用失去监督控制，任凭持信者随便去填写，而所在单位却一无所知。故这种做法应得到实际工作部门的重视，努力加以杜绝。
对空白印信的限制，应当实行两头堵，即不仅发信机关限制不开，而且收信单位也要堵，协助发信机关杜绝类似问题的发生。识别空白信的一个主要方法，就是要看是红（印泥）压黑兰（墨水痕迹），还是黑压红，后者所持的往往是空白印信，即先盖印后填写。
文件的正文打印到一页纸的最下端正好完结，这样落款就单独落到另一页纸上。目前有的作法是在这页纸的上端标注“此页无正文”的字样，也有的根本不标注，实际这页纸上只有落款、日期与图章，这不能不说是一个漏洞。解决这类问题，可采取打字时扩大或缩小字距、行距的方法，要么使正文与落款挤在一页中解决，要么把正文分作两页，力求避免在一页纸上单独出现印章。
4.盖印要端正。盖印说起来很简单，实际上也是有点学问的，基本的要求是位置恰当、骑年压月、字迹清晰、端端正正。目前我们不时会见到一些“月牙章”（即印章只印上某一边）、“斜式章”（即图章东倒两歪）、 “圆圈章”（即图章外边已印上，而内中的机关名称模糊不清）、“兰色章”（使用的是兰色印台，按照有关规定和人们的习惯，除专用章外，机关印章只能使用红色印泥，因为红色庄重、大方、清晰）等，都是不规范的盖印作法。
（作者系中国写作学会副会长，中国写作学会公文写作专业委员会常务副会长兼秘书长，中国公文学研究所所长、研究员）
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