小型企业人力资源自动化的基础知识
在小型企业中，人力资源 (HR) 职能可以由一个小团队或一个同时承担其他职责的人担任。例如，小型企业的人力资源经理还可能需要处理培训、费用、工资单和其他管理任务。这就是为什么自动化 HR 流程在小型企业环境中与在大型企业中一样重要。自动化带来的生产力提升会产生更大的影响，因为人力资源拥有更少的资源和更小的预算。
Nucleus 研究分析师丹尼尔·艾尔曼在 2019 年的研究报告《内容管理每花费 1 美元向中小型企业回报 8.55 美元》中指出，采用自动化是他研究的中小型企业经常被引用的最佳实践。“对于有效地自动化可重复流程的组织来说，可以节省大量的时间和成本。…自动化的业务流程可以减少人为错误，并让工作人员进行更多增值工作。”
人力资源自动化使人力资源部门能够数字化和集中每个员工的人力资源记录，包括他们的简历和证书、入职表格、税务文件和绩效评估。这让 HR 专业人员有更多时间专注于最重要的事情——招聘人才、有效入职以及衡量和提高员工满意度。
人力资源自动化技术如何将您的关键流程数字化
1、申请人跟踪：管理人力资源部、招聘经理和申请人之间的沟通；在整个招聘过程中提供后续步骤的电子邮件通知。
2、入职：提供预先填写新员工数据包的网络表格，因此新员工只需提供一次基本信息；管理新员工配置，使员工拥有第一天开始工作所需的所有设备。
3、绩效管理：将员工审核流程数字化，自动化评估提醒，确认审核完成并设置下一次审核的日期；自动化评估签核和归档。
4、带薪休假 (PTO) 请求：通过 Web 表单提交将 PTO 请求路由到管理器；向员工发送电子邮件提醒决策的更新；提供应计员工余额的更新。
5、离职：通过电子邮件安排离职面谈、归还公司财产和员工必须完成的其他任务的说明开始离职流程；将员工文档与更新状态同步；在文档管理系统中设置记录保留日期。
通过自动化集中招聘和入职消除了 Young Automotive 公司的挫败感
DocuWare 的客户 Young Automotive集团由遍布犹他州北部和爱达荷州南部的 15 家汽车经销商组成。他们销售各种顶级汽车品牌，包括斯巴鲁、吉普、别克、福特、本田等。该公司需要一个文档管理系统来管理其人力资源入职和招聘工作流程，这曾是一个复杂的纸质流程。员工需要出差到公司办公室完成入职任务。员工和企业普遍都有挫败感，而且访问文件也受到限制。该公司对一个可扩展的系统感兴趣，该系统可以根据他们的特定需求进行定制，同时又足够灵活以应对增长和新的业务需求。Young Automotive 的其他要求之一是数字系统可以与他们现有的简历中心集成 - 一个托管的网络应用程序，使管理人员能够选择面试候选人。
当 Young Automotive 集团实施 DocuWare Cloud 时，求职者和新员工的所有电子表格都被上传到他们的简历中心软件中。然后，管理人员可以在决定雇用申请人后，自动将表格发送给申请人。每个表单都用于触发 DocuWare 中的自动化工作流程。现在HR和员工之间有了可靠的沟通； 本地经理通过远程访问数字化方式，对员工的记录有宝贵的洞察力。
DocuWare 允许人力资源和工资部门从一个集中的数字位置控制文档和信息的流动，从而提高了他们的生产力。使用 DocuWare 表单和工作流，他们拥有在入职期间捕获所有员工信息的完整流程，创建所需的文档进行处理，并将关键任务交付给所有远程员工，使流程高效且可预测。
正如 Young Automotive 的经验所示，办公自动化对小型人力资源部门有很多好处。在小型企业中，数字化转型使人力资源员工能够减少花在日常管理任务上的时间，并通过招聘高技能的求职者、提高员工敬业度和带头促进职业发展计划，重新专注于成为公司成功的战略合作伙伴。
DocuWare Cloud基础架构的 8 个主要优势
1、DocuWare Cloud 在欧盟、美国、日本和澳大利亚的专用数据中心对数据进行了三次镜像和存储。该解决方案提供的备份策略可以恢复文档和数据，为您公司的现在和未来保驾护航。
2、DocuWare 系统和客户数据之间有严格的分离，所有系统管理员操作的全面记录增加了额外的安全层。
3、DocuWare Cloud 可靠地保证客户数据的安全性、保护性和可恢复性，通过应用区域数据保护法来支持客户的合规工作。通过技术设计保护数据（设计隐私）一直是 DocuWare 的基本原则。
4、凭借云优先战略和网络原生应用程序，DocuWare Cloud 旨在充分利用Microsoft Azure 平台来开发新特性和功能。
5、该解决方案的安全性和合规性功能通过 Microsoft 对安全性、合规性和隐私的主动方法得到增强。例如，DocuWare Cloud 利用其能力识别新的安全威胁并通过实时全球网络安全情报快速响应。
6、在更多用户访问系统的高峰时间，DocuWare Cloud 会根据来自这些用户的请求数量和由此产生的系统负载自动扩展。
7、DocuWare Cloud 几乎可以与任何其他企业应用程序集成，以最大限度地发挥文档管理和工作流程自动化的优势。无论此应用程序是本地应用程序还是基于云的应用程序，都有效。
8、DocuWare 由独立的第三方机构定期测试和认证。这些客观评审侧重于安全和流程。该解决方案满足 HIPAA、CCPA、GDPR、APPI、SOC 2、Type 2、NF552 对 GDPR 等的要求。
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