如果你在工作中,经常需要在Word文档中添加其他Word文档、Excel表格中的内容。
并且你还有一个善变(坑爹)的领导,经常需要你修改已经添加好的内容。
那么今天的技巧你一定要学。
1.插入其他Word文档的内容,且自动更新
很多人知道,可以在Word软件中,【插入】选项卡下通过【对象】功能将其他Word文档的内容插入到当前的文档中。但是以这种方式插入的文档有以下缺陷:
(1)插入文件中的文字:无法实现文档同步更新;
(2)以对象方式插入,并且链接到文档:链接到原文档后,修改原文件,当前文件会更新。但是插入的文档内容带有方框,双击可调出原文件编辑,插入的文档内容无法与当前文档内容较好地融合。
如果想要插入其他Word文档的内容,并且让文字看起来就像是直接在文档中编辑的一样,与文档中其他内容完美融合,且又能自动更新,就需要用一个“黑科技”——通过大纲视图插入文档内容。
如下图所示,现在需要将这份“餐补制度.docx”文档中的内容添加到“员工福利制作.docx”文档中。
第1步:打开“员工福利制作.docx”文档,进入【大纲】视图。
第2步:将光标定位到需要插入文档内容的地方。然后在【大纲显示】选项卡下单击【显示文档】,此时会出现【插入】按钮,单击这个按钮。
第3步:选择要插入的文档,单击【打开】按钮。
第4步:此时就成功将“餐补制度.docx”文档中的内容添加进来了。虽然看起有虚线方框,但是单击【关闭大纲视图】按钮,就会正常显示了。
如下图所示,回到普通视图状态下,“餐补制度.docx”文档中的内容与“员工福利制度.docx”文档中的内容无缝融合,完全看不出是其他文档中的插入的。
更神奇的是,如果在“餐补制度.docx”文档中修改内容,不需要做任何操作,“员工福利制度.docx”文档中的添加的内容也会自动更新。
2.插入其他Excel文件的内容,且能更新
有时候也会需要将其他Excel文件中的表格数据插到Word文档中,并且需要实现更新表格数据时,Word文档中插入的数据也能更新。方法如下:
第1步:如下图所示,打开表格文件,复制需要插入的数据区域。
第2步:在Word文档中,将光标放到需要插入表格数据的地方,单击【粘贴】菜单中的【链接与保留源格式】的粘贴方式。就可以将表格数据以链接的方式粘贴到文档中了。
不过以链接的方式粘贴到文档中的表格数据,不能实现自动更新,需要手动更新。如下图所示,选中表格中的数据,右击鼠标,选择【更新链接】选项,就可以更新表格数据了。
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