如何去写一封外贸开发信(外贸大佬写开发信的八大秘诀)(1)

1、 关于收件人/抄送

收件人一般是邮件正文的直接接收对象

抄送一般是邮件相关的人员或上级领导

往来邮件时可以适当使用抄送功能,可以更新项目进度和保留往来证明

如何去写一封外贸开发信(外贸大佬写开发信的八大秘诀)(2)

图片来源于公号:少陵野老Wendy

2、 关于落款/签名

Outlook可以设置自动落款,需要的信息包括姓名/岗位/Tel/Email/Address/Logo等(操作设置见图2-3)

如何去写一封外贸开发信(外贸大佬写开发信的八大秘诀)(3)

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3、关于标题

* 一个很好用的强调符号是“【】”,黑框非常适合加入强调重点or主题,例如【紧急】、【待办】、【项目A】

* 一个很好的解释符号是“ – ”和“——”,例如“关于客户A的供应商——优先等级排序清单”

* 标题需要简短有力,高度概括重点信息

例如:【紧急】P&Q2022营销方案待确认-20210806

如何去写一封外贸开发信(外贸大佬写开发信的八大秘诀)(4)

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4、关于正文

如果内容很多,最好利用表格和分点(bullet points)

英文落款一般是:我是Cheers和BRs换着用,严肃类一般用BRs,感觉澳新的同事会比较常用Cheers(个人感觉用Cheers气氛会轻松快乐些

中文落款一般是:顺祝商祺

如何去写一封外贸开发信(外贸大佬写开发信的八大秘诀)(5)

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5、关于格式️

outlook很方便的一点是文字编辑功能,和word一样,格式很重要,我一般是宋体/Times New Roman或者是全文黑体

如何去写一封外贸开发信(外贸大佬写开发信的八大秘诀)(6)

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6、关于检查

一些重要或不确定表达的邮件发送前可以给上级看一眼

发送之前通读确认无错别字或者加错附件

如何去写一封外贸开发信(外贸大佬写开发信的八大秘诀)(7)

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7、附件

注意文件命名

如果是文档类的建议生成PDF分享,这样在不同终端打开格式都不会乱

如何去写一封外贸开发信(外贸大佬写开发信的八大秘诀)(8)

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8、 关于撤回

建议大家可以用工作邮箱发给自己的私人邮箱先体验一下撤回功能,查看撤回条件以及收件人是否会收到留痕的撤回记录

撤回操作要尽早做,只要收件人打开邮件了,就不能撤回了

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