只有发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形，且不符合发票作废条件，或部分退回及销售折让，才可开具红字发票。
也就是说红字发票不是你想开、想开就能开，随意开具，随意冲回。税务机关在检查中会对纳税人红字发票进行事后抽查，如果不是因为上述原因随意开具红字发票的会给予处罚。
由于上述原因开具红字的应该保留好相关证据，例如，开票有误的要有对方拒收证明、服务中止的需要合同中止书面证明、折让的需要有折让协议等。
接下来，分别讲解常见的红字发票应该如何开具
壹、【红字增值税专用发票】开具专用发票前，需要申请增值税红字发票信息表。
先判断
具体的红字发票开票流程是怎样的呢，我们要先判断哪一方提交红字信息申请表，再根据实际情况由一方进行申请。
这里给你总结一下：发票联和抵扣联在那个手上就由那方申请。
为什么这么归纳呢？税务总局公告2016年47号文说了的几种申请红字发票的具体情况如下：
1. 购买方取得专票并用于申报抵扣的，发票联和抵扣联肯定在购买方手上，如果不在，那可是违规的。国税发2006年156号第二十五条用于抵扣增值税进项税额的专用发票应经税务机关认证相符（国家税务总局另有规定的除外）。认证相符的专用发票应作为购买方的记账凭证，不得退还销售方。
2. 购买方取得专用发票未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，这个当然很明显也在购买方手上。
3. 销售方申请的情况就不用说了，发票没交给购买方，交了退回来的这种都在自己手上。
所以，可以简便记忆。发票联和抵扣联在那方手上就由那方申请。
红字增值税专用发票填开（销售方申请）
增值税专用发票隔月无法作废，只能做红冲处理。需填开【增值税专用发票红字信息表】上传后，待审核通过才能红冲！
【增值税专用发票红字信息表】
填开及上传操作步骤
选择”销售方申请”，填写“发票代码、发票号码”后，点击“下一步”。（注：开票软件190528版及以后的版本申请红字增值税专用发票信息表时，对需要输入蓝字发票代码、号码的情况，增加输入对应蓝字发票开具时间。根据国家税务总局要求，为方便纳税人对带有清单的增值税专用发票进行冲红，在开票软件190728版开票软件中在开具红字增值税专用发票信息表界面增加导入 EXCEL 清单功能，并在红字发票信息表填开界面提供导入模板下载）
销售方选择申请原因后，必须录入发票代码和发票号码，新版开票软件还需要选择开票时间。录入后系统会自动判断，若可以开具系统会给出提示“本张发票可以开红字发票”，点击“确定”。
确认信息表票面信息无误后，点击右上角“打印”，在弹出的对话框中，选择“不打印”。
在弹出“信息表已成功填开，是否需要继续填开”的提示框里，选择“取消”。
到这里，
红字信息表已填开完成！
接下来，
进行红字信息表上传。
请点开“红字发票信息表-红字增值税专用发票信息表查询导出”。
选中已开具的红字信息表，点击“上传”，等待“信息表描述”显示“审核通过”，“信息表编号”生成后，即可开具红字发票。
至此，
红字信息表上传已完成！
下面进行红字发票开具！
红字【增值税专用发票】
填开操作步骤
进入开票软件请点击“发票管理”，选择“发票填开——增值税专用发票填开”，进入页面。
选择“红字——导入网络下载红字发票信息表”。
双击选中已经“审核通过”的信息表进行选择。
审核票面信息无误后，点击“打印”，即完成红字发票填开了。
红字增值税专用发票填开（购买方申请）
已认证、抵扣的发票，需【购买方】填开【增值税专用发票红字信息表】，经上传、审核通过后交由【销售方】红冲！
【增值税专用发票红字信息表】
填开及上传操作步骤（购买方操作）
进入开票软件请点击“发票管理-红字发票信息表-红字增值税专用发票信息表填开”。
发票已经勾选认证，需要购方开具红字信息表，选择已抵扣，只要选择发票种类后，不需要填写对应蓝字发票代码和发票号码，点“确定”进入填开界面。
当选择未抵扣时，应选择发票种类，并填写对应蓝字发票代码和号码，点“确定”进入填开界面。
进入“开具红字增值税专用发票信息表”填开界面，准确填写蓝字发票信息。
注意：带有清单的发票无法在红字信息表中显示。
请先点击“价格”，将“单位、金额”切换为“含税”状态。
“数量、金额”必须为负数，一般“数量”填写负数后，“单价”填写正数，则“金额”会自动换算为负数；若没有“数量”，则无需填写“单价”，直接在“金额”栏填写负数。
根据实际需求选择是否打印信息表（可用A4纸打印）。
在弹出“信息表已成功填开，是否需要继续填开”的提示框里，选择“取消”。
至此，
红字信息表填开已完成！
接下来，让我们来上传红字信息表！
进入开票软件请点击“发票管理”，选择“红字发票信息表——红字增值税专用发票信息表查询导出”。
选中该张已开具的“红字信息表”，点击上方“上传”按键，并点击“确定”；
待“信息表编号”生成、“信息表描述”提示“审核通过”时，即可开具“红字发票”。
红字信息表的【信息表编号】可交付【销售方】开具红字发票！
购买方的操作流程到此为止！
（二）红字【增值税专用发票】填开操作步骤（销售方操作）
销售方进入开票软件请点击“发票管理-红字发票信息表-红字增值税专用发票信息表填开”。
选择“红字——导入网络下载红字发票信息表”，对选中的信息表进行“下载”。
选择好对应红字信息表开具时间后点击“确定”。
双击选中已经“审核通过”的信息表，核对界面信息无误后，点击“打印”。
红字增值税普通发票及机动车红字发票开具
首先介绍红字增值税普通发票开具流程
红字增值税普通发票的开具就简单许多了，不需要开具申请单，在开票软件中直接开具即可。
1、【发票管理】-【增值税普通发票填开】
2、【选定发票卷】
3、【确认发票号码】
4、【开票界面上方的“红字”按钮】
5、【填写需要开具红字发票的蓝字发票的代码号码】
6、【确认票面信息】
7、【核对票面信息】-【打印】
8、【打印发票】
开具成功
如您需要开具【机动车红字发票】的话，流程可以参照【增值税普通发票】的红字发票开具流程，直接开具即可，无需申请信息表。
叁、【成品油红字增值税专用发票】对涉及退货、折让和开具错误等原因，需销货方重新开具成品油专用发票时，需要首先开具红字增值税专用发票信息表
开具成品油红字增值税专用发票信息表时，需要勾选“成品油专用发票”，选择是否涉及销售数量或销售金额。如选择涉及销售数量的，必须填入相应数量；如由于折扣折让等原因需开具红字专用发票信息表的，选择仅涉及销售金额，在开具红字专用发票信息表时销售数量无法录入。
以下为成品油用户开具红字发票信息表及红字发票流程
第一步：在成品油管理模块，点击“信息表/红字增值税专用发票信息表”
弹出红字增值税专用发票信息表选择窗口，进行【成品油专用发票】选择，同时选择购买方或销售方申请，填写代码号码下一步，按照要求填写界面信息完毕后打印。
特别注意：成品油专用发票信息选择“涉及销售数量变更（销售退回、开票有误等原因）”,和选择“仅涉及销售金额变更（销售折让）”。如果选择错误，不可逆转，请谨慎！！！
注意：涉及销售数量变更单位和数量必填；仅涉及销售金额变更系统屏蔽单位、数量和单价的录入功能
第二步：到发票管理--红字发票信息表-红字增值税专用发票信息表查询导出，把申请好的信息表点击【上传】,上传后信息表状态就变成【已通过】
第三步：到成品油红字发票填开，进入“增值税专用发票填开（成品油）”界面
点击“红字”，选择“导入网络下载红字发票信息表”的方式开具红字发票打印即可。
一：红字发票不需要认证，认证了怎么办？
红字发票是不需要认证的。购买方应该应暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证。
但是虽然红字发票不需要认证，但是实际中也有人把它扫描认证过！
你一旦认证其信息就进入了一窗式比对，一窗式比对进项税填写部分，如果大于你认证的数据，就会无法通过，你本身当月有进项税比如10万，你认证了一张红字-1万，那么进项税填写就应该小于等于10-1=9万，你如果把红字的数据剔除，填写10万，就无法通过。
但是如果你进项税部分填写9万，进项税转出你不填写，由于目前申报系统还会比对你的税控系统是否有红字信息申请单情况，会提示你进项税转出不得为空，也无法申报。
所以，一旦你把红字发票认证了，就尴尬了！这时候你就得去大厅手工申报，采取强制通过的方式申报清卡。
二：附清单的专票如何开具红字发票？
根据国家税务总局要求，为方便纳税人对带有清单的增值税专用发票进行冲红，开票软件V2.2.2.34.190728版在开具红字增值税专用发票信息表界面增加导入 EXCEL 清单功能，并在红字发票信息表填开界面提供导入模板下载，如下图所示。
增值税发票开票软件版本低于V2.2.34.190728的不支持红字增值税专用发票附清单。
所以如果是退回清单开票的正数发票，可以将开票软件升级到V2.2.34.190728版或更高版本
三：本来是开红字，但是又把红字开错如何解决？
1、信息表开具错误，负数发票开具正确，导致负数发票开具与信息表不对应。若负数发票与信息表不对应，税务端系统会提示核销不通过，企业无法进行正常申报。这种情况下需要提请税务机关进行信息表修正，将错误的信息表编号修正为正确的编号，使得企业可以正常申报。
2、红字信息表上传成功后发现错误，需要修改或撤销的。填错的信息表未上传时，可直接在开票系统中作废；一旦上传成功，纳税人端便不能修改或撤销。应凭纸质的《开具红字增值税专用发票信息表》（加盖公章）和《作废红字发票信息表申请表》（加盖公章）及经办人身份证原件到办税服务厅办理信息表的撤销。
3、负数发票开具错误，但已经不能作废的。负数发票开具错误不能再申请红字发票，因此若发现错误应及时作废，并开具正确发票。若开错的负数发票已经不能作废，就需要向税务机关说明情况，请税务机关提出处理意见。
四：购买方申请了红字通知单，什么时候申报进项税转出？
购买方需要在填写信息表的次月申报期就按信息表所列税额进行转出申报，而非等到红字发票收到再转出。
购买方取得专用发票已用于申报抵扣的，购买方可在增值税发票管理新系统（以下简称“新系统”）中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，在填开《信息表》时不填写相对应的蓝字专用发票信息，应暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证。
现在申报系统会自动比对抄报税抄送的红字信息表的增值税额，如果和当期你填报的附表2第20栏不一致，就会无法申报。
五：超过认证期的发票被退回能开红字发票吗？
现在申请开具红字发票都是在增值税发票管理新系统上进行，逾期未认证发票开红字目前在技术上可行。
国家税务总局公告2016年第47号国家税务总局关于红字增值税发票开具有关问题的公告这样说的，销售方开具专用发票尚未交付购买方，以及购买方未用于申报抵扣并将发票联及抵扣联退回的，销售方可在新系统中填开并上传《信息表》。销售方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。
六：本月只开了一张红字发票申报通不过怎么办？
有人问，小编，我这个月其他发票都没开,就有个销售退回，开了张红字发票，我申报出问题了，通不过怎么办？
这个问题也偶尔会有纳税人遇到，现在申报系统一窗式比对，如果出现负数可能会提示无法通过，申报不会成功，这种情况只有带上你的申报表去大厅申报。
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