社会现代化的发展,办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案管理成为一项专业化极高的工作,从档案产生开始、归档、分类、装订、管理,到档案最终的归档成册存档,每个步骤环节都需要耗费人力物力,想要做到符合标准并不是件轻松的事。

为保证档案管理规范化、标准化,各企业在创新档案管理方式上,必不可少地需要引进档案管理软件,用工具解放双手,从而提升人效地有效管理。

档案软件有哪些(免费档案管理软件系统操作方法)(1)

档案管理工作人效提升ROUND 1:档案收集,一键批量导入

档案收集是档案管理的前置工作,在传统的档案管理模式当中,不同部门之间文件的留档、编目、装订全部靠手工完成,沟通成本高,也比较容易遗漏。引入档案管理软件后,档案管理人员的工作主要是档案资料归类、扫描、录入。

归类可依据国家档案管理规范和行业规范进行,扫描借助仪器即可完成,都比较便捷。至于录入,大家设想的可能是每一个文件都要依靠手工单个录入,其实不然,使用档案管理软件后,你可以直接从excel或电脑磁盘当中批量一键导入。

档案软件有哪些(免费档案管理软件系统操作方法)(2)

此外,对于散落在OA、ERP、钉钉、企业微信等第三方软件的档案资料,也不再需要档案管理人员单独留意收集,会博通档案管理系统可针对性接通第三方软件应用,实现档案的自动实时归档。

档案管理工作人效提升ROUND 2:档案审核,全面流程管控

过去,我们要借阅一个档案,需要经过层层的相关部门、人员审核。对于借阅人员而言、需要不停地穿梭于不同的部门,工作极为低效;而对于包括档案管理人员在内的审核人员来说,深度工作的时间经常被这些事务性工作打断,也非常困恼。

公司档案管理系统通过流程化组织管理模式,使以上问题消弭于无形。档案管理员或具备相关权限的人员,可通过档案管理系统,在公司内部指定一系列企业级流程,并对应负责不同工作事项的流程角色,从而通过线上完成档案管理、乃至事务协同工作。

档案软件有哪些(免费档案管理软件系统操作方法)(3)

现在,档案管理工作已经突破了地域和时间的局限,无论你是出差,还是驻外,都可以非常轻松便捷地通过浏览器、手机客户端登录档案管理系统,对档案发起流程申请,进行线上浏览、下载乃至批注管理。匹配“收纳盒”功能,上百个文件也能一键审批,档案管理的效率更是上了一个新台阶。

档案软件有哪些(免费档案管理软件系统操作方法)(4)

档案管理工作人效提升ROUND 3:档案管理,准确及时且主动

一套高效智能的档案管理系统,在档案管理上能够带来的人效提升,能说的实在太多,如果要用一句话总结,那便是:准确、及时且主动。

通过公司档案管理系统,档案使用者可随时随地对所需档案进行主动式搜索,搜索范围涵盖公司内部全部档案,对于没有使用权限的文件,可随时发起借阅、下载等申请,如果该使用者在系统规定的权限范围内,则不需要通过任何审批,即可对档案进行使用和管理。

同时,档案管理软件还提供档案统计功能,档案管理员可随时随地对档案的利用情况、利用明细、利用排名、归档档案的内容、类目等数据信息,让管理人员对档案的管理情况做到真正的全局管控。

档案软件有哪些(免费档案管理软件系统操作方法)(5)

此外,电子归档章、防扩散水印处理、证件到期提醒等功能的应用,更是把线下需要靠人力、或需要借助第三方软件处理的工作,全面整合到了单一的工具上,使档案管理人员大脑带宽得到释放,有更多的精力去处理更为重要的事情。

档案软件有哪些(免费档案管理软件系统操作方法)(6)

以上详细介绍了会博通档案管理软件的基础功能,您们看了有什么与我们沟通的呢?欢迎来探讨!未来,会博通档案管理软件作为一款档案管理的办公软件,将会持续聚焦在人效提升上,做出更大的贡献。