公文作为传达政令、沟通信息、推动公务活动开展的重要工具，在词语的运用上有着非常严格的要求，而用词的恰切与否也直接关系到公文内容的表达是否到位，影响到公文的质量的和效力。通常而言，在公文写作中要到正确用词就必须注意把握以下几点：
第一，要注意区别的不同含义，务求用词确切
在公文写作中，选用词语首先应当把握其意义的轻重、适应范围以及对象等，切实做到准确无误。尤其要注意根据公文表达对象的要求，严格辨析同义词之间的细微差别，准确地选用词语，使所用之词符合表达对象的实际。如下例：
“我是主张先把本民族的东西搞通，吸收外国的东西要加以溶化是化学的化合，不是物理的混和，不是把中国的东西和外国的东西‘焊接’在一起。”（周恩来《在文艺工作座谈会和故事片创作会议上的讲话》）
该例通过对“溶化”、“溶合”、“化合”、“混合”、“焊接”等意义上有联系但又有区别的词语的辨正，形象地说明了“溶化”是这样的而不是那样的，使读者一目了然。
此外，还要注意对名词、动词、形容词、副词等关健词语加以锤炼。锤炼词语体现着公文写作者语言表达的功力，锤炼得好可以收到最佳的修辞效果。高尔基说：“必须善于从中挑选最准确、最明晰、最生动的词语。”（《论社会主义现实主义》）只有这样，才能确保公文文意的准确表达。
第二，要注意区别词语的感情色彩和语体色彩。
感情色彩，是指作者要明确表达的意图和指向，或赞成或反对、或歌颂或批判，必须旗帜鲜明、毫不隐讳，以增强语言的表现力。为此，就要正确区分褒义词、贬义词和中性词，不能错用或滥用，否则就会因褒贬失宜而影响感情色彩的正确表达。语体色彩主要包括口头语体色彩和书面语体色彩两种，对此要注意区别使用。在公文中要使用严谨、庄重、简洁而又典雅的书面语体，摒弃口头语体。例如：“宋庆龄同志…..是爱国主义、民主主义、国际主义和共产主义的伟大战士， 是保卫世界和平事业的久经考验的先驱，是全体中国少年儿童慈爱的祖母……“（《中共中央关于接收宋庆同志为中国共产党正式党员的决定》）这段话如果用口头语体表达，将书面语词“祖母”换成口语词“奶奶”，就会破坏公文的庄重色彩，大大削弱这一决定的严肃性。
第三，要注意区别在不同语境中词义的变化。
使用多义词既要注意它的基本意义又要了解它的引伸意义，这对于保证用词的准确性从而提高公文写作的质量十分重要。应当说，一词多义是语言发展的结果，但写作中要区分场合，正确使用。
第四，要注意在公文写作中选用通俗易懂之词，不要生造词语，也不要使用那些专业性特别强而别人难以看懂的专业术语。
通俗易懂是公文的一大特征，而要使公文通俗易懂就必须选用通俗的词语来表达。比如“龌龊”“怯懦”“彷徨”等词就不如“肮脏”“胆小”“犹豫”等词通俗易懂。有人把“为外宾参观游览做向导”缩略为“旅游外导”，还有人生造出四字格词语“言笔交加”、“风雨联合”等，都令人难懂，这样的词语进入公文就很难发挥其应有的效力。为了做到明白易懂，即使是撰写专业性比较强的公文，在应在不损害内容表达的前提下尽量选择使用通俗易懂的词语来表达。
第五，要掌握公文写作的特定用词。
在长期的公文写作实践中，形成了一些特定的词语，而不同的特定用语又分别适用于不同的语境。如“根据、遵照、为了、关于、随着……”属于公文开端用词，“我（处）、你（局）、本（委）、贵（校）”等属于公文称谓用词。“拟请、恳请、报请、可否、请批示”等属于公文的期请用词，“责成、交办、试办、办理、执行、可行、可办、同意、照办、批准、原则同意”等属于公文审批、批办用词，“为荷、特此x x、为……而努力、祝……”等属于公文的结尾用语。我们应当根据公文表达对象的不同和行文关系的不同，有选择地使用这些词语。（本文作者：岳海翔 刊发于《秘书之友》杂志）
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