你有没有这样的感觉,天天开会,又长又无聊,领导怎么说话说不到重点,自己记录更是一团糟。
有员工向我反映过自己开小部门会议时候的情况:
会议前,尽然有序,
会议中七嘴八舌,
会议后集体失忆。
我还见过我的员工开完会后又重回到会议室,对着白板发呆,完全想不起来领导讲了什么重点。
这样的开会毫无意义,完全是鸡同鸭讲。
这对于做会议纪要的员工来说更是令人头大了,这么长,全程废话,我怎么做会议纪要啊。
这就很考验你的总结能力和记录能力了。有的人就能从无聊的会议中提取出精华,只因为他们懂这八字秘诀。
1 快
开完会后我们就需要对内容进行总结,很多工作也要马上落实,这时候就需要会议纪要的时效性。那么怎么才能快速的写好会议记录呢?有模板往里面套就是了。
掌握三个w:
why,会议主题是什么,为什么要开此次会议。
who,都有哪些人员参加,分别说了什么。这里可以先画一个座位图,我们就好对号入座,不用什么废话都记,学会抓精髓,有亮点的提议等,做到快很准。
what会议的结果是什么,开了这么久的会大家讨论的方式如何,有什么思想的碰撞。
用好这一个模板,思路是不是马上就清晰了,简直醍醐灌顶。
2准
这里就包括了三个准:
内容要准:比如关于经费、拨款预算,运营目标等数字一定要写的精准,不能有任何失误。
用语要准:对于一些专用名词一定要用词恰当,比如我们开会说复盘平台内容,在记录的时候就要写明白有哪些平台,不能是一个总称。
记录要准:为了确保会议记录的完整性,我们最好是有录音,方便即使核对。
3实
会议纪要不是写作文,要很多成语和华丽的辞藻堆砌,我们需要文字简洁明了,不惨个人看法。
抓重点写讨论结果,会议的过程可以不用详细,为了方便书写,可以按照一事以标题或者是一人一段的格式撰写。
4 报会议纪要是需要给领导审批的,这时候就需要现广泛征求大家的意见,看有没有遗漏的部分,如果有涉及重大金额,应该先向财务部门反馈,各方都人通知后,才能向上汇报。
5用
不要觉得你只是个做记录的,其实后续你的复盘工作也是很重要的,要用好这三点。
1确定报送范围。参会人员和各单位都需要准确送达。
2要和部门相关负责人联系,提取他们所需要的内容整理成待办事项进行督办和衔接。
3要做好存档工作。这一步是为了方便日后的及时查阅,也为了防止有人甩锅说是你会议传达不到位的原因。
学会并学好这些职场的基本功,你才能在职场混的游刃有余。不要觉得会议纪要是件简单的事情,从纪要也能看出一个人的工作态度和思维能力。
你平时都是怎么做会议纪要的呢?
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