excel怎么设置办公效率（办公室人员必学技能）

今天和大家分享几个关于打印、批注、加密、条件格式这些常用的Excel设置技巧，希望对你有所帮助。

01、打印批注

为了方便阅读，有时候是需要打印批注的内容的，这该如何操作呢？

Step:单击【页面布局】，单击箭头调出打印设置对话框，在【注释】框中下拉选择在【工作表末尾】，如下图所示：

02、日期提醒

选中D2:D9单元格，单击【开始】-【条件格式】-【新建规则】-【使用公式设定要设置规则的单元格】，在弹出的对话框中输入公式：=DATEDIF($D2,NOW() 7,"yd")<=7,在格式里将单元格填充颜色设置为淡红色，然后【确定】，最后【确定】，如下图所示：

03、打印时不打印错误值

很多时间在打印Excel表格的时候，多一页有些浪费，少一页又放不下，怎么样才能调整到一页呢？

Step:按单击【页面布局】-单击右下面的箭头符号，打开打印设置，在【错误单元格打印为】下拉选择为“空白”即可。如下图所示：

04、突出显示周六周末

选中D2:D9单元格，单击【开始】-【条件格式】-【新建规则】-【使用公式设定要设置规则的单元格】，在弹出的对话框中输入公式：=WEEKDAY($C2,2)>5,在格式里将单元格填充颜色设置为黄色，然后【确定】，最后【确定】，如下图所示：

注意：WEEKDAY是用来返来日期所在星期的序列的函数，第二个参数使用2，即返回1-7的序列，而周六周天的序列为6和7，所以大于5的时候就显示设置的单元格格式。

05、打印网格线与标题

有些时候根据需要，在打印的时候需要显示网格线与标题，如何操作？

Step:单击【页面布局】-【网格线】下面勾选【打印】，要【标题】下面勾选【打印】，如下图所示：

06、创建组来隐藏与显示数据

在一般情况，通常不会直接使用隐藏列或者行的方式隐藏行（列），会采用更加灵活的创建组的方法来隐藏行（列）。如下图所示：

07、局部加密技术

全选单元格，然后按打开自定义对话框，然后在【保护】里勾选掉【锁定】，然后确定；选定要加密的单元格区域，然后再次按打开自定义对话框，在【保护】里勾上【锁定】，单击【确定】后打开【审阅】选项卡下的【保护工作表】，在弹出的对话框中勾选允许用户操作的部分，输入密码后确定。如下图所示：

08、批量插入批注

对于多个单元格批量插入同一个批注的方法。先给一个单元格插入批注，然后使用选择性粘贴，粘贴为批注即可，如下图所示：

09、数据录入错误提醒（如身份证、手机号）

1、选中目标区域，点击【数据】-【有效性】

2、选择【设置】-【允许】-【文本长度】-【等于】-18

3、选择【出错警告】-输入相应的标题和文字，确定

10、折叠数据

当表格中有大量数据时，把数据折叠起来，需要看的时候再点击浏览，就不会看的眼花缭乱。

步骤：

1、选中需折叠的数据，点击【数据】-【分级显示】-【创建组】，根据实际情况选择【行】或【列】；

2、点击【-】可折叠数据，点击【 】可打开数据。

生活离不开技巧，工作也不例外，所以掌握一定的技巧，是对生活和工作负责的态度，这些小技巧你会学会了吗？

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