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一个组织中,将近40%的时间,是用于开会的。  

开会,可能是所有管理工作中,最费时间的一项了。  

然而,很多管理者,根本开不好一个会。  

绝大多数时候,是走过场和浪费时间。  

那么,低效会议都有哪些特征? 如何才能高效开会?


别想那么多了想开点一切都会好的:不要再开浪费生命的会了(1)

每逢下班必开会

你有没有这样的经历?

临近晚餐的时间,离下班就剩15分钟了,一天的工作已经完美落地。

你饥肠辘辘,一身疲惫,归心似箭。

这时,突然接到一个会议邀请。

你心里咯噔一下,心中有了一种不祥的预感。

果不其然,过了几分钟后,老板和颜悦色的从办公室走出来,对着你说道:

大家把手上的工作都放一放,我们来紧急开个短会。

会议开始了。

和往常一样,老板滔滔不绝,经理七嘴八舌,员工们一脸茫然。

短会开着开着,就变成了半个小时,一个半小时,二个半小时,四个小时....

一场短会,最后变成了长会。

外面的夜空,也变成漆黑一片。

你在心里默默叹息。

忍不住为公司算了一笔账:

一场20人,4个小时的会,假设每个员工时间成本是100元每小时。

这一场会议下来,时间成本就是:

100元x 20人x 4小时=8000元。

平时公司报销200元以上,都需要相关部门签字。

现在,随便召集一个小会,8000元就花出去了,都没人心疼。

会议结束,老板笑着总结说:

今天的会议很成功。

然后指派了一名参会员工,负责整理一下会议纪要,记住:

Who do What by When。(谁在什么时间之前完成什么事。)

今天整理好后,发给全公司。

这名员工一脸茫然地点头答应。

当天下午邮件发出,老板看到后,笑容渐渐凝固……

一时间,竟然有点气血上涌,双眼发黑。

因为,这份会议纪要,和自己想的完全不一样,自己认为的精髓和重点都没有突出。

这种现象,几乎所有的老板、管理者、员工都会遇到。

老板忍住万箭穿心的痛苦,坐下来扶住额头,开始反求诸己:

为什么会议结束,自己脑海中留下的高度总结,会议结论,和员工脑海中的完全不一样?

那其他的与会者呢?

会不会20个人,带着20个结论离开呢?

这太可怕了.....


别想那么多了想开点一切都会好的:不要再开浪费生命的会了(2)

车轱辘话来回说,没人干活

下班来一下。

我们对一下。

我们碰一碰。

我们一起看一下。

我们聊一下,我们研究研究。

我们拉齐一下。

我们同步一下。

......

车轱辘话来回说。

而且周六保证不休息,周日休息不保证。

一周“5 2”,每天“白加黑”,夜里还要总开会,简称“夜总会”。

但是,一场会议下来,老板说,大家明白了吗?

没人说话。

有问题吗?

没人点头,也没人摇头。

结束之后,大家都不干。

谁爱做谁做,反正我没说要做,也没说自己不做。

先这样吧,再说。

事情,就停在原地了。

在开会时,你有没有想过一个问题?

员工听懂你说的话了吗?

再或者说,他们听进去了吗?

员工管理自己,通过体内沟通机制,大脑下发指令给双手,信息传递没有损耗。

上级管理员工,通过体外沟通机制,大脑影响别人的大脑,信息传递耗损严重。

你传递的信号是:求救。

员工接受到的信号也许是:我真棒。

你思考的一只老虎,员工可能理解成一只猫。

你在说一只凤凰,员工可能理解成一只鸡。

怎么办?

会议一定要形成共识。

再好的战略,如果没有共识,都是执行不下去的。

如果没有共识会怎么样?

“这件事情,打到哪儿是哪儿吧。”

“那件事情,是不是其实不太重要,那随便弄弄吧。”

“这是没有双方沟通就强加的指令,不是共识,没有受到尊重,拒绝接受”。

没有共识,动作会变形,执行会打折。

所以,你带兵的副总裁、总监、经理,和你有没有共识?

你下面的员工,是不是真的理解你的战略?发自内心接受了你的执行命令?感受到了你的善意?

你有没有耐心的理一理,和员工讲一讲背后的战略意图,利益关系?传达你的善意?

而且,大部分情况下,以员工所具备的信息量,所经历的事情,现有的认知体系和格局等级,

大概率无法通过一个表情,一次会议沟通,就能完全明白你的意思。

而且,低效的会议,没办法产生好的计划。

讨论结束,很多人并不完全认同计划,于是干活打折扣,甚至阳奉阴违。


别想那么多了想开点一切都会好的:不要再开浪费生命的会了(3)

没有产出,开个寂寞

到底什么叫开会?

开会,本质上是一个商业模式,和一切商业活动一样,是一个有投入、有产出的经济学游戏。

开会的投入,是所有与会者的时间成本;

开会的产出,是一组结论,比如说所有人的共识,或者与会者的共创。

开会,是一个用时间,换结论的商业模式。

但是,我们很多的会议,是极其低效的。

会后,你问,有人记得今天的重点都讲了什么吗?

感觉都记得,又好像什么都没记得。

早上刚坐上座位,打开电脑5分钟,

晨会开始了,紧接着就是午餐会、招聘会、头脑风暴会、培训会、项目会、分享会、转型会........

一天废掉了。

几个小时的会,开了个寂寞。

打开电脑,屏幕上闪烁着的还是早上9:00钟的开机动画。

员工默默写下明天的todo list。

今天工作8小时的产出:

开会。


别想那么多了想开点一切都会好的:不要再开浪费生命的会了(4)

如何高效开会? 

那么,如何高效开会?

第一个建议,是看到过一条来自三星的会议组织经验,分享给你:

如何高效开会?

8个“必须”,3条“公式”。

8个“必须”是:

凡是会议,必有准备。

凡是会议,必有主题。

凡是会议,必有纪律。

凡是会议,必有议程。

凡是会议,必有结果。

凡是会议,必有训练。

凡是会议,必须守时。

凡是会议,必有记录。

3条“公式”是:

开完会了,但是会后没人落实,等于0。

开完会了,但是会后不检查工作,等于0。

开完会了,抓住不落实的事,追究不落实的人,才等于落实。

第二个建议,是把目标拆解为任务。

很多公司开会,开一天都没有解决问题。

没有基于业务数据报表复盘,没有形成对结论、原因,做出正确的归因分析。

哪些做错了,哪些做对了?

目标定好后,如何把目标拆解为任务?

不知道。

开会如同盲人摸象,为了开会而开会,为了形式而形式。

公司要懂得把本来是要在一天、一段时间里要完成的目标,开始拆解为每一天要完成的任务。

因为很多事情,工作周期可能是一周、一个月,甚至更长时间。

为了避免在远程办公时失去目标,我们需要把目标拆解到一个个任务上,把objective拆解为task。

目标要达成,每天的task也就是任务先要执行到位。

举个例子,公司要向客户交付一套非常大的代码,中间可能涉及到300多个功能。

作为组织会议的项目管理者,就需要再把这个目标聚焦到这周干什么、今天干什么。

比如,今天的任务,第一,我要给客户打个电话,谈项目计划,疫情期间在家里完成设计。

第二,我要跟我的团队开会,这个会是要确定我们节后三个主要提案的方向是什么,并且由我的团队交付出来这三个方向的基本设计框架。

你看,把目标拆解为以天为单位的任务,这其实也在训练团队的自我管理能力。

第三个建议,要有高效的会议方法论。

会议方法论,是让我们知道怎么开会。

举个例子,六顶思考帽。

每个人,每个小组都可以有六顶不同颜色的,代表不同思维方式的帽子。

白帽:代表信息。充分搜集数据。

黄帽:代表价值。集中发现好处和利益。

红帽:代表感觉。让团队讨论时可以释放情绪和感受。

绿帽:代表创造。专注于想点子,寻找解决方法。

黑帽:代表困难。聚焦在问题所在,提出问题和挑战。

蓝帽:代表过程。合理安排思考顺序,分配思考时间。

这样,在讨论时,就能充分想到每个细节。

大家积极共创,集思广益。

你可以对照一下。

看看自己做对了多少。


最后的话

高效会议,可以让团队协作效率和沟通效率大大提升。

低效会议,形式主义,会让组织协同遭遇挑战,人心疲惫。

好好的工作时间,都被浪费在了无休止的开会中。

其实开会本身并没错,只是方式不对导致了效率的低下。

但有些会议,完全没有逻辑,没有重点。

往往开了1个小时,还没切入主题。

好好开会,讲结果,讲进度,讲计划,讲问题。

带着事实和数据来沟通。

开会,是来解决问题的。

不是做思想汇报,更不是做故事汇报的。

团队在一起的时候,遇到问题,解决问题,坦诚沟通,彼此信任。

需要协助就喊一声。

有事说事,没事散会。

不要再开浪费生命的会了。

不要让会议,变成演戏。

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