美国词典编撰者韦伯斯特曾经说过,如果你把他所有的财产都拿走,只留下他的词语,那么他可以把所有财产再挣回来。可见,语言的力量非常强大。
好文章和普通文章,好的话语和普通话语,一个很大的区别就是,作者是在用“假、大、空”的言辞,还是在用有实质内容的语言。如何改变呢?教你4个方法。
用数字、事实、细节来呈现信息化语言
第一个方法是,用数字、事实、细节来呈现信息化语言。
职场沟通如果不用信息化语言,你和对方想得很容易有差距。 不是每个人都有能力不仅听到你说了什么,还听懂了你没说的话。
来自英语世界的马克·吐温曾告诫作者们:“If you find an adjective, kill it.”(如果你发现自己在使用形容词,灭掉它。)
因为所有形容词都是可以还原成事实的, 只用形容词而不给事实,是糊弄读者的幼稚做法。
如果你真的需要用形容词,也行,那要记得在后文给这个形容词提供证据支撑。没有证据支撑的形容词,让文风“假、大、空”,有证据支撑的形容词,可以加强你的表达效果。
比如,你说小李工作积极,其实事实是小李每天总是最后一个离开办公室。相比之下,“积极”这个形容词的说服力几乎为零。
对比一下这几组句子的表达力差异:
我下周一去你们公司拜访一下好吗?我们的面谈将会很高效且富有成果。(描述性语言)
我下周一去你们公司拜访一下好吗?大概占十五分钟,会谈这三个话题……(信息化语言)
用第二种方式给对方发邮件,有数字,有细节,他回答yes的几率更高。
在年终总结中,更应该用数字、事实和细节来呈现信息化语言。比如:
我策划了“新人杯”歌唱比赛活动,我的组织与协调工作确保了整场比赛顺利而热烈地进行。(描述性语言)
不如改为:
我作为第一负责人策划了“新人杯”歌唱比赛活动,并在两个方面突破了传统的歌唱比赛模式: 以“决胜PK”的方式,在2小时之内从100名报名选手中选拔出20位决赛选手,大大提高了选拔效率。 与20名参赛选手共同讨论决赛方式,最终设计出精彩的“必唱”和“抢唱”比赛环节,使现场气氛异常热烈。(信息化语言)
我们都知道,好东西是不怕具体的,拿不出手的东西,人们才会不自觉地倾向于抽象的概念性的描述。
读者其实能通过你的陈述来判断你的东西是否有竞争力。
比如:“这个抽油烟机很好用”,和“这个抽油烟机每80秒给厨房换一次气”,说服力大不一样。
多用数字能够降低读者的信任成本,展示你真实的辛劳,赢得别人的尊重。
另外,我们在使用数据的时候,可以处理之后再呈现,这样能够赋予每组数字特殊的意义。也就是,你可以将数字玩弄于鼓掌之间。
比如,这里有个数据:本公司外派工程师年薪45万。
如果你想指出这个薪水偏高,可以这样呈现:他们的薪水是工厂工人的10倍。
如果你想指出这个薪水偏低,可以这样呈现:这只是公司利润的百分之0.03。
所以,不要为了呈现数据而呈现数据,我们是为了达成沟通目标而呈现数据。
这就是第一种方法,用数字、事实、细节来呈现信息化语言。
用类比法和诠释法明确抽象概念
第二种方法,明确抽象概念。
人天生不喜欢抽象概念,我们要通过两个重要的写作方法,帮你把话写透:类比法和诠释法。
你不要小看类比,类比为人类从无知到有知架起了桥梁。
“正义”太抽象,于是有“雷神之锤”;爱情太虚幻,于是有“月桂树”。所有聪明的写作者都善于使用类比。
如果你作为专业人士,能在专业术语之后,来一个平实的类比,那就权威性和可读性兼备了。
比如:“在任何情况下面对客户时,我们都应该展现这样的中间状态——放松但又不过于松懈。”
什么是放松但又不过于松懈的状态呢?不如用个类比:“在任何情况下面对客户时,我们都应该机敏但又不过于紧张,处于坐过山车和旋转木马的中间状态。”
第二个方法是诠释法,对于文章里的关键词,用你的理解把它展开写。
看这两组例子:“我们需要情商高的候选人。” 不如写成: “我们需要候选人具备与他人达成共赢局面的能力。”
“这是一份更有执行力的方案。” 不如写成: “这份方案能让新参与项目的每个成员在三个月内,将工作热情转化为行动计划,继而输出可以量化的工作成果。”
《风格感觉》里,有这样一句话:“对于有文化的读者,读到清脆的句子、吸引人的隐喻、俏皮的旁白、优雅的转折,可谓生活中的一大乐趣。”
向前挖原因,展示逻辑
第三个方法:向前挖原因。
职场沟通上,要赢得尊重和信任,需要靠思想和逻辑。但是你放心,职场写作,不是科学推导,根本不需要复杂的论证过程,读者也讨厌复杂的论证。
你只需要在句子表述中,建立和展示简单的因果关系,就能让读者很满意。
比如,你文章中如果写了“有意义”,却没有写出为什么有意义,领导心里不踏实,下属也不服你。
给你一组对比的句子:“上架商品数量减少了10%,每款商品的线上被浏览时间总长增加了25%。”
这句话只机械地陈述了两个事实。
“随着上架商品数量减少了10%,每款商品的线上浏览时间总长增加了25%。”
这句话写出了它们的时间关系。
“上架商品数量减少了10%,而每款商品的线上被浏览时间总长增加了25%,这说明深度浏览的用户数量呈上升趋势。”
这句话为它们建立了新的逻辑关系,也就是简单的因果关系。哪怕你因果关系找错,也比不动脑子的写作要好,读者会更满意。
既有超越读者认知的因果关系,又有准确的数字。这就是有质感的文字。
向后给指南,不写鸡汤
第四个方法:向后给指南,不写鸡汤。
鸡汤,就是空谈战略、方向和美好愿望。马云和任正非都分别表达过对空谈战略的深恶痛绝,他们一个说:“谁过来和我谈战略,能滚多远滚多远”,一个表示“来一个,开一个。”
鸡汤式的语言,一拍脑袋就能写一堆,对读者没有实际帮助。指南就不一定了。没有深入思考,没有实战经验,给不出指南。
对比一下鸡汤式和指南式语言:
我们要抓住客户需求,提高客户满意度,以积累更多忠诚客户。(鸡汤)
我们要通过客服聊天记录、客户评价分析客户利益点。我们要摆脱依赖于简单的文本挖掘软件。我建议明年组织5至7人的专业运营团队来完成这件事情,记录下来客户在评价和聊天记录中提出的问题,并针对性地解决。(指南)
指南,就是务实的建议,可执行的计划,让人为之一振,摩拳擦掌。在务实之后,有眼界是加分;不务实,讲战略就是减分。
任何场景下,都有必要把原有的抽象的语言体系转化为信息化语言体系。
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