一、不同类别的文件怎么传,今天小编就来说说关于文件格式怎样写?下面更多详细答案一起来看看吧!

文件格式怎样写(文件怎么传怎么办)

文件格式怎样写

一、不同类别的文件怎么传

一要做好登记。机关一天可能会接到上级下发的好几个文件,而这些文件的来源又不同,有可能是微信里的提取码、也有可能来自通讯通、保密邮寄或者是机要件,如果我们不及时签收、下载、登记,很有可能在事务性工作的冲击下造成丢事、落事,一方面可能好事忘了办,造成群众见的嫌隙;另一方面可能急事办缓了,把上级工作给耽误了。所以建议大家养成登记的好习惯,打钩销账、逐项落实。

二要预先学习。传件的基础就是自己先弄懂文件的主旨精神。一是自己做到心中有数、方便下步落实,二是节省领导时间、提高办件效率。建议大家平时都备有一支2B铅笔,看到重点要求、关键内容、新生提法提前工整的给领导标注好,让领导阅件过程中更快的找准重点。还有就是遇到术语名词要有较真的精神,不能自己办的件自己都不知道说的是什么,比如“两战赢”“三条线”“四个确保”等等,一是领导问了你不知道,会质疑你办件的态度、业务的能力,二是很多专业术语本身就是关键,所以要提前掌握,防止被问住、问倒。

三要知道程序。建议大家在《传阅文件专用单》上按照领导次序,用楷体gb2312三号字体加粗提前打印领导姓名,便于领导圈阅;在《呈批文件专用单》最下栏,按照公文格式提前打印计划采取的落实办法;在承办人处手写本人的姓名。具体传阅程序大家基本都知道,我只做简要提示。通常先送本部门领导阅批后,按照分管工作自上而下的顺序呈需传阅领导阅批。尤其要注意的是,当领导签批指示后,要按照倒序向已签约领导做好反馈,便于各级及时掌握本级落实办法。一般四个时段要抓住:领导上班时,会议结束后,中午吃饭后,午睡起床时。三个时间要避免:快下班时,领导要出门时,领导正在开会时。同时,要带上笔本,如果领导有指示可以及时记下来。

二、自己形成的文件怎么办

一要按照步骤承办。先将文件送股长审改并签名,而后送部门副职领导审核、签阅,再送部门领导审定、批示,再送支队分管领导审定、批示,最后呈送单位领导阅示,需要其他领导阅悉的自上而下再传阅。呈办完毕后,要及时把单位领导批签的原始意见送股长和部门领导过目,以便掌握具体情况。

二要避免低级失误。办文一定要认真仔细,严防发生文种选用错误、标题表述不准确、行文不严谨、时间地点错误、姓名职务错误、错字漏字等低级问题发生,更有甚者出现缺页或套模板忘记了要素等等。

三要详细掌握内容。不管是本人送签,还是代他人送签,都要对整个材料的情况做到心中有数,为什么这样写,理由和依据是什么有准确把握,让呈批的过程更加顺利。

三、各种题材的材料怎么写

“通知”要简洁:就是把该说的事情说清楚就行,越简洁越好,直截了当,不能绕,不是非得分个一二三。

“通报”要点准:基层对通报最敏感,因为通报直接关系对单位工作成效的肯定和否定。所以要把握一个字,那就是“准”,肯定成绩要准,指出问题也要准,点准了基层就服气,点不准基层就会有意见。通报通常只点事、点人、点单位,不要作评论。比如“不积极”“不主动”“不上进”等形容词。还有就是表扬单位的时候不要太多,否则就失去激励性。

“讲话”要贴合:写领导讲话稿的首要问题是要“定位准”,所谓“定位准”就要明白这个讲话稿是某某领导的讲话稿,而不是你某某某的讲话稿。因此,要写领导想讲的话,而不是写你想讲的话,如果写得思路、观点再好,而不符合领导的意图,那么这个讲话稿是不成功的。所以说,写好领导讲话稿功夫关键要花在平时,平时要多琢磨领导抓工作的思想、思路和关注点,多记一些领导在会议上的思想火花和所讲的经典语言等等。还有一点就是,要了解领导的风格,根据不同的风格去写。每名领导对于自身讲话稿的风格都是不一样的,如有的喜欢长句,有的喜欢短句,有的喜欢用排比,有的喜欢精炼等等。

“汇报”有三要:一个是表达要生动。不能光是干巴巴地讲一些工作做法,而是要注重用数据、事例、具体成绩和群众的反映、包括所说的话来佐证、来说明。第二个是重点要突出。写汇报材料既要注重全面反映所开展工作情况,更要重点突出,面面俱到什么都想讲好,往往到最后什么都讲不好,给对方留不下有深刻印象的内容。怎么突出重点,一是根据听汇报的领导所从事的工作领域来定;二是根据本单位领导盯抓的工作来定;三是根据上级工作重点和阶段工作特点来定。第三个是表达要精炼。就是尽量用最少的话把要表达的意思表达出来。“纪要”有四点:会议指出,观点很明确,对已发生事物的评论,一般都对标对表。会议认为,主观色彩多一些,感性言论多一些,对事情意义的评价。会议强调,说的是重点需要知晓的内容。会议要求,是对下步落实具体的安排。