工作中有很多数据需要记录、统计，但很多时候信息传递不及时，或数据记录有遗漏，很容易造成数据汇总慢、统计不准确，需要重新花时间精力去检查、核对。
其实，我们完全可以通过启效云动作流，实现数据自动更新、创建、校验、删除、归档、提醒。
启效云动作流用于管理审批表、业务表单、项目、合同、日程、订单、客户等模块之间的数据联动。可在审批设置和业务表单中的规则库中新建规则，接下来，我们就来看看，各类型规则的应用场景。
场景一：更新数据
根据物资出库和入库数量
自动更新库存
先来看实现效果：
点击新建规则
实现库存自动更新，首先需要搭建「入库申请表」、「出库申请表」，并将“物资”关联「物资信息表」，这样在触发规则时，系统才能根据关联表单数据去更新对应的字段。
操作时，会触发规则的表，称为来源表。
规则执行时，需要变更数据的表，称为目标表。
比如：根据“入库申请”来更新“物资库存”，那「入库申请表」就是来源表，「物资信息表」就是目标表。
接下来新建4个规则：
1.加入库数量：物资信息表中的库存 入库单中的入库数量
2.减出库数量：物资信息表中的库存-出库单中的出库数量
3.加出库数量：物资信息表中的库存 出库单中的出库数量
4.减入库数量：物资信息表中的库存-入库单中的入库数量
其中，1和2用于数据正常提交，3和4用于数据变更，比如被退回或删除。
最后在来源表中，设置好触发方式、节点及需要触发的规则。
除了变更库存数量外，也可更新其他信息，比如调岗申请通过后，调岗人员信息自动变更；到货流程通过后，对应采购申请单中的物资状态自动变为已到货。根据领用或归还审批，自动变更办公资产使用状态。
场景二：提醒消息
物资库存数量低于某值时
自动提醒库存不足
在物资进销存管理中，除了通过启效云规则库实现自动变更库存，还能实现库存不足时自动提醒，物资管理人员不用手动盘点，也能实时知晓哪些物资库存不足，及时补充。
新建规则：
规则类型选择“提醒消息”，数据来源表为「物资信息表」，设置对应的提醒人及提醒内容。
设置触发规则：
在「物资信息表」中设置预警提醒，设定库存预警区间，比如当指定物资的库存低于某值时，触发提醒规则，立即提醒。
当然，我们也可以设置超库存提醒，或者超归还日期提醒等，避免事项遗忘。
场景三：创建数据
立项审批通过后
自动创建项目
项目立项审批流程通过后，自动创建一个项目，并将项目的负责人、参与人、项目名称、项目描述等同步到新建的项目里。
实现方案：
1.按需搭建「立项申请表」，并配置审批流程。
2.新建规则：规则类型选择“创建数据”，数据目标表选择「项目」模块，来源表选择「立项申请表」，并将来源表中的负责人、参与人等字段与目标表中的字段对应。
3.在流程中设置触发规则：当流程审批通过，到达结束节点时，触发项目创建规则。
4.规则触发后，自动按照对应关系将来源表中的数据同步到目标表中。
通过创建数据规则，也可实现外部客户提交售后表单，自动创建内部工单审批，无需客服整理，再重复提交。
场景四：校验数据
当报销超过剩余预算时
无法提交审批
当部门员工提交报销流程时，如果部门的剩余预算少于报销金额，则不能提交，且提醒预算不足。
实现方案：
1.搭建「部门预算表」、「费用报销审批」，审批表单中的费用类型关联部门预算表，剩余预算根据费用类型自动带出。
2.新建规则：规则类型选择“校验数据”，数据来源表为「费用报销审批」，校验方式选择普通规则，校验内容为“报销金额”≤“剩余预算”，如不满足出现提示语。
规则中默认：执行规则失败时不能提交数据。如允许提交，可打开按钮。
3.在流程中设置触发规则。
4.当员工填写报销时，如果报销金额超过剩余预算，则无法提交。
校验规则触发效果
通过校验数据规则，也可实现员工提交休年假申请时，如果休假天数>剩余年假天数，自动提示剩余年假不足。
场景五：删除数据
物资调拨审批完成后
原物资信息自动删除
为实时了解在库物资状态，公司希望物资调拨审批完成后，物资信息表中调拨的物资信息自动删除。
实现方案：
1.搭建「在库物资信息表」和「调拨物资审批」，审批表单中的“调拨物资”关联「在库物资信息表」数据。
2.新建规则：规则类型选择“删除数据”，数据来源表为「调拨物资审批」，数据目标表为「在库物资信息表」，控件选择“调拨物资”。
3.设置触发规则。
4.当物资调拨审批完成后，物资信息表中调拨的物资信息自动删除。
场景六：附件归档
财务报销后
电子发票自动整理归档
为实现电子发票的有序化管理，查看更便捷高效。公司需要将不同报销人的电子发票，分类归档到知识文档的指定文件夹中保存，并以报销人的名称命名文件夹。
实现方案：
1.根据实际需求搭建「费用报销」表单及流程。
2.新建规则：规则类型选择“附件归档”，数据来源表为「费用报销」，将附件归档到知识文档财务部文件中，并开启自动创建文件夹，自定义文件夹名称为“费用承担人”。
3.在报销申请单中设置触发规则。
通过附件归档规则，也可实现其他的附件，如合同、报价、订单等自动归档。
以上就是我们今天分享的动作流使用场景，大家赶快来试试吧，点击登录体验，让数据更新、汇总更及时、准确、简单。
,
