文 / 张铁力
导 读
为了避免让会议流于形式，白纸黑字的会议记录十分必要。为了提高会议的成果和效率，科学地设置会议记录各条目选项十分重要，内附会议记录模板，方便实用。
人在职场，就免不了开会，而每次开会也免不了一项产出——会议记录（或称“会议纪要”）。然而，绝大多数企业的会议记录并不科学、严谨，它们大多只是应付式的文字记录而已。
会议结束后，大中型企业的会议记录通常会有专人负责记录并电邮给与会人员，但更多中小企业的会议记录却都停留在了与会人员自己的笔记本上。
会议记录的重要性常听到有人抱怨会前准备不足、会中纪律淡薄、会后执行不力，也有人抱怨议事不讲规则、会议层次不清，还有人抱怨会议太多、太杂、太突然……
其实，他们所抱怨的问题一纸会议记录就能解决，因为会议记录有如下三种作用：
依据作用
会议记录能够忠实可靠地记录会议的全貌，包括本次会议的发起背景和原因、会议要传达的高层领导的精神、会议中争论的焦点（或者说未能形成统一的观点和理解不同的观点）、对重大问题所做出的安排、对上会所遗留问题的解决和对会议形成的决定和决议以及执行人员安排等。
需要强调的是，会议议程所对应的时间要求记录人坐在主持人身边适时提醒以把握会议的节奏和会议持续时间。否则，原本计划一个小时的会议最终可能要耗费一整个下午的时间。特别要引起重视的是，企业里的触发式会议不宜过多，否则容易打乱人们的正常工作步骤和工作的优先次序。
非触发式会议记录
日常工作中，非触发式会议还是企业会议的主旋律，如按照时间周期分类的月度会议、季度会议和年度会议等，按照工作流程分类的策划会、设计研讨会、开发启动会和订货会等，按照职能、管理层级和议题内容等的分类。
由于这些非触发式会议具有一定的周期性和规律性，所以其会议记录与触发式会议记录有所不同（见表2）。
显而易见，非触发式会议记录模板较触发式会议记录模板更加全面。除了涵盖触发式会议记录模板的所有内容外，其最突出的地方（见表2的灰色底纹部分）就是在会议时间上增加了计划时间、实际时间、差异值、有效时间和会议效率的条目——这主要是为了以后改进此类会议的效率，降低开会的成本。
表2的黄色底纹部分则是就问题而展开的增项，主要目的在于解决问题，提高此类会议的成果。
表2的蓝色底纹部分是综合性/概括性的，其中会前组织除了确认会议场地、联系与会人员、确定会议时间外，还需要阐述会议召开的必要性和背景；会中讨论是就发言人内容引发的争议点进行记录，起强调作用和突出与会人员的关注点；会议决议不能空白，否则代表此次会议无效，决议的内容和负责人、时间期限需要在表格里注明。
需要提醒的是，表2的汇报人和主持人并不是同一人，主持人通常是汇报人的领导。会议记录人可能是多人，而制作会议记录文档的人可能是会议记录人之一，也可能就是会议记录人。
会议指导原则是“会而有议，议而有决，决而有行，行而有果”。
为了避免让会议流于形式，白纸黑字的会议记录十分必要。为了提高会议的成果和效率，科学地设置会议记录各条目选项值得重视。
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