笔者在文中讲述了身处大规模团队之中，如何利用流程和工具减少沟通成本。
上两篇中，我们探讨了大规模团队中可能会出现的沟通问题，以及可采用的沟通模式。
本文将给大家分享：我们团队为减少沟通成本而采用的一些流程工具，希望能给大家带来一些帮助。
一、流程的定义
流程的定义和执行，主要是为了能够保证输出结果稳定，每一个环节的权责明确，自动按照预定的工作路线进行流转。
在沟通层面上的解释是：为了明确分割好每个环节的工作内容和职责，减少或避免持续与其他人员沟通的工作。因为输出的内容和约定的工作都是固定的，只需要按照约定的流程做好要做的事情并转交到下一个环节。
云计算是个庞大的平台型系统，如果没有一定的流程进行约束和分工，在重复的工作中就会承担巨大的沟通成本甚至于出现各种问题。
项目管理上，我们有一个总体的流程：以半年为一个完整的里程碑周期，而里程碑周期中又会有以月为周期的迭代，这样滚动式开发流程前进。
除了这个总体流程，我们还有其他各种小的流程来进行补充，针对各种不同的重要事件进行流程规范：
上线流程
环境部署流程
故障恢复流程
二、定期会议和报告
网易PMO针对会议和报告成本过高的现状，有过一次讨论：大团队下是否有必要开周会和提交周报？如果要开，如何才能开好周会、利用好周报？
最终都没有一个很明确的定论，但是有那么几点是可以肯定的：
- 在团队还未达到理想的沟通状态之前， 为了能够同步信息，传达精神，互相学习、借鉴甚至于解决全局性问题，周会还是有必要的。
- 周会不是讨论过多细节性问题的地方， 需要在会议前做好充分的准备；同时，控制好周会节奏，提高周会的效率。
- 周报也还是有必要的，但周报不能只是单纯的记录，需要精炼易懂，突出重点，起到效果。
云计算根据目前团队的状况，也制定了一系列的定期会议和报告制度，特别是在跨组织的背景下，是有效同步整体信息和传达精神、规划的途径之一。
围绕云计算的整体的项目管理流程，每个节点都会有相应的会议：
- 里程碑计划会（各模块组，半年一次）
- 里程碑评审会（各模块组和相关评审人，半年一次）
- 迭代计划会（各模块组，一月一次）
- 迭代发布会（云计算模块负责人，一月一次）
- 迭代总结会（各模块组，一月一次）
- 周会（云计算模块负责人，一周一次）
伴随着这些会议，也同样会有报告输出：
- 里程碑报告（模块负责人，半年一次）
- 周报（模块负责人提交各自模块的周报，项目经理汇总总结，一周一次）
- 月报（项目经理，一月一次）
这些是云计算整体会议和报告制度，每个模块组的内部也会根据不同的情况和要求，会对模块组成员要求定期的日站会，周会，日报，周报等不同形式的会议和报告。
三、工具
任何的流程制度都是人为的约束，团队大了约束起来就会更加困难。
管理者的目的并不是为了约束并展示权威，而是希望大家的每日工作能够切实地按照所定流程制度执行到位，让工作顺畅起来，效率提升起来。而另一方面，流程和制度本身就是为了要让重复性的工作输出更加稳定。但是人不是机器，天生地会对重复性劳动逐渐会失去兴趣且容易犯错。
那么，有效的工具对我们来说就是提高重复工作的效率、减少重复工作出错， 甚至在出错之后能够得到提醒和纠正的必不可少的手段之一。
网易云计算中就使用了不少的工具，在大规模团队下，帮助和减少了沟通的成本。
1. JIRA
这是一个任务管理和Bug跟踪的工具，但任何一个管理工具的使用必定需要带上项目本身的管理理念于其中，才能充分发挥工具本身的价值。
云计算从里程碑任务开始，到迭代计划任务，到每个人的日常任务层层分解全部都会记录在JIRA系统中，且都有明确的交付定义和责任人。
除了任务本身，还有bug的跟踪，改进意见的记录，甚至是风险的跟踪都会完全通过JIRA进行管理，这也是对团队工作进行量化的一个前提，数据积累的重要过程。
2. POPO、易信和邮件
通讯工具自然是必不可少，但不同响应级别的通讯工具都需要具备，这样才能够在有需要的时候联系到正确的人。
但无论怎么搭配和混合使用，邮件始终还是最为官方且正式的通讯方式，作为邮件的重要性始终还是无法替代，通常都会发送邮件并且配合使用POPO、易信，或者是口头和电话。
3. 持续集成和其他自动化工具
这是一个开发测试集成的工具，从另一个角度讲可以减少和避免因为沟通不畅而导致的问题出现，在问题最早的时候就发现并解决他，减少沟通成本。
如果说，流程是减少了人与人合作之间的不必要沟通；那么，自动化工具却可以减少人与人合作之间的流程，彻底解决在合作过程中因为信息不一致而导致的错误发生。
而针对持续集成和自动化工具还是一块很大的内容，此时我还是暂且按下不表。
有了流程制度以及相关工具，沟通是不是顺畅无阻了呢？
在我们制定流程或采纳工具的时候，都有一个假设：团队成员都会准确严格执行，可我们面对的不是机器而是活生生的人。
我们还能做些什么？
这个问题我们会在以后进行详细讲解。
作者：钟欣，NetEasePM，网易杭研项目管理部资深项目经理。
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