国内很少有写邮件的传统

但到了国外的高校

几乎什么事都要用邮件和教授沟通

哪怕你现在还没出国

可能也要开始写邮件来沟通申请事宜

很多同学一写邮件就战战兢兢

如何优雅地跟国外教授发邮件呢?

留学生给大学教授写邮件格式(如何给外国教授写邮件)(1)

电子邮件的结构大全

一封合格的邮件无外乎紧抓几个部分——标题 称呼 正文 落款。

1、标题

标题的精髓就四个字:简明扼要。

因为教授每天都要接收大量邮件,所以说明来意,必要时附上个人信息,例如 student ID 等,非常重要。

2. 称谓:“Dear Professor XX”

写给教授的电子邮件应当以“Dear Professor XX”开头, 如果这是你第一次联系这位教授,你可以用“Dear”或“Hello”来开头。

一般来说“Professor”是最常见的称谓,简写成“Prof.”也可以。

假如你的教授是个Ph.D.,那就要以Dr. XX来称呼,假如你并不知道TA是否是个Ph.D.,那就直接用 Prof. XX.

Dear Prof. (last name)/ Greetings Prof. (Last name)/ Dr. (last name) 都可以。

不要用“Mr.”或“Mrs.”这种区分性别的称谓去称呼你的教授,在和大学教授的邮件中就会显得不够成熟、没有专业风范。

留学生给大学教授写邮件格式(如何给外国教授写邮件)(2)

这里要强调的是,我们前文给出的模板是“Dear Professor XX”,但自己写的时候一定要记得把这里的X替换成收件人的名字,并确保你把对方的名字拼写正确了,在撰写电子邮件的时候要格外注意这些特殊的小细节,这将会让收件人感到你的诚意和尊重。

3、正文

正文分为几个部分:

(1)简单问候

(2)自我介绍

(3)邮件目的

(4)详细内容

(1)问候语——

写信时不能一开场就直奔主题,而要说一些寒暄语,为你的邮件奠定友好真诚的基调。如果你不太了解收件人,你可以说些比较空泛的寒暄语。

寒暄客套:

“I hope you enjoyed the weekend(希望你度过了一个美好的周末)!”

例如“hope you’re enjoying the weather today(今天天气真不错)”或者“hope you had a lovely break.”不管是写给谁的邮件,在正文开头写寒暄语将会显得你很有礼貌。

(2)自我介绍——

点明姓名、班级、与教授的联系(方便Ta想起你)即可

My name is XX and l am your student in XXX class.

最好写清楚具体的课号,因为教授很可能同时给同专业的多个课程授课,这样有助于提高沟通的有效性。

自我介绍完之后,可以适当Flatter them,例如:I enjoyed your lecture/seminar/XXX.

表明身份、向教授解释了你们是如何认识的之后,下一步就是要提出自己的请求了。

留学生给大学教授写邮件格式(如何给外国教授写邮件)(3)

(3)邮件目的——

问候和自我介绍完之后,最好简单明了地告诉教授这封邮件的重点或目的

I am writing to inquire…我写这封信是想询问...

I am writing in reference to……我写这封信是关于…

提出请求之前需要确定这个问题是你自己无法解决的,而不要提出一大堆你本应该自己能够找到答案的问题。

(4)详细内容——

这是邮件最重要的部分!我们需要高效地向教授表达来意及请求,大家可以记住简单的3C原则,即clear清晰,correct正确,concise简明

例如:

l have a question about the essay due next Tuesday. (提出疑问)

I am hoping you would be willing to write a strong/positive letter of recommendation. (推荐信)

Could you please tell me what to do next? (请求) I would be grateful if you could give me more time to...

Could I please book to see you during your Office Hour on Friday? At 2 pm? (线下约谈)

留学生给大学教授写邮件格式(如何给外国教授写邮件)(4)

4、致谢落款

此时的教授已经看完你的邮件,别忘了再次发出感谢。

可以用Thank you for your time. 或是 Have a great rest of your day.

最后就是落款了,别忘了第一个字母大写

Sincerely,(最正式最稳妥)

Yours sincerely,

Respectfully,

Best regards,

Best,

留学生给大学教授写邮件格式(如何给外国教授写邮件)(5)

需要注意的问题

I

给教授发邮件的时候最好使用大学为你注册的官网邮箱,而不要使用你的私人邮箱。因为私人邮箱发给教授的邮件很有可能会被拒收;

II

邮件标题要简明扼要,邮件的标题应当能够让收件人一看就知道这封邮件是关于什么的,才能确保双方之间的沟通清晰明了。

III

如果邮件发出去一星期了还没收到回复的话,可以亲自去找教授或者再发一封邮件跟进。

能够撰写专业的邮件是一项十分宝贵的技能,一封清晰又有礼貌的邮件还能让收件人更有可能认真回答你的问题,同时也培养了你和教授之间的关系。

看完了贵贵的这篇文章,希望你现在已经清楚了给教授的电子邮件需要包括哪些结构、注意哪些措辞等,相信下一封邮件你就能把这些知识要点都派上用场。

,