国内很少有写邮件的传统
但到了国外的高校
几乎什么事都要用邮件和教授沟通
哪怕你现在还没出国
可能也要开始写邮件来沟通申请事宜
很多同学一写邮件就战战兢兢
如何优雅地跟国外教授发邮件呢？
电子邮件的结构大全
一封合格的邮件无外乎紧抓几个部分——标题 称呼 正文 落款。
1、标题
标题的精髓就四个字：简明扼要。
因为教授每天都要接收大量邮件，所以说明来意，必要时附上个人信息，例如 student ID 等，非常重要。
2. 称谓：“Dear Professor XX”
写给教授的电子邮件应当以“Dear Professor XX”开头， 如果这是你第一次联系这位教授，你可以用“Dear”或“Hello”来开头。
一般来说“Professor”是最常见的称谓，简写成“Prof.”也可以。
假如你的教授是个Ph.D.，那就要以Dr. XX来称呼，假如你并不知道TA是否是个Ph.D.，那就直接用 Prof. XX.
Dear Prof. (last name)/ Greetings Prof. (Last name)/ Dr. (last name) 都可以。
不要用“Mr.”或“Mrs.”这种区分性别的称谓去称呼你的教授，在和大学教授的邮件中就会显得不够成熟、没有专业风范。
这里要强调的是，我们前文给出的模板是“Dear Professor XX”，但自己写的时候一定要记得把这里的X替换成收件人的名字，并确保你把对方的名字拼写正确了，在撰写电子邮件的时候要格外注意这些特殊的小细节，这将会让收件人感到你的诚意和尊重。
3、正文
正文分为几个部分：
（1）简单问候
（2）自我介绍
（3）邮件目的
（4）详细内容
（1）问候语——
写信时不能一开场就直奔主题，而要说一些寒暄语，为你的邮件奠定友好真诚的基调。如果你不太了解收件人，你可以说些比较空泛的寒暄语。
寒暄客套：
“I hope you enjoyed the weekend（希望你度过了一个美好的周末）!”
例如“hope you’re enjoying the weather today（今天天气真不错）”或者“hope you had a lovely break.”不管是写给谁的邮件，在正文开头写寒暄语将会显得你很有礼貌。
（2）自我介绍——
点明姓名、班级、与教授的联系（方便Ta想起你）即可。
My name is XX and l am your student in XXX class.
最好写清楚具体的课号，因为教授很可能同时给同专业的多个课程授课，这样有助于提高沟通的有效性。
自我介绍完之后，可以适当Flatter them，例如：I enjoyed your lecture/seminar/XXX.
表明身份、向教授解释了你们是如何认识的之后，下一步就是要提出自己的请求了。
（3）邮件目的——
问候和自我介绍完之后，最好简单明了地告诉教授这封邮件的重点或目的。
I am writing to inquire…我写这封信是想询问...
I am writing in reference to……我写这封信是关于…
提出请求之前需要确定这个问题是你自己无法解决的，而不要提出一大堆你本应该自己能够找到答案的问题。
（4）详细内容——
这是邮件最重要的部分！我们需要高效地向教授表达来意及请求，大家可以记住简单的3C原则，即clear清晰，correct正确，concise简明。
例如：
l have a question about the essay due next Tuesday. (提出疑问)
I am hoping you would be willing to write a strong/positive letter of recommendation. (推荐信)
Could you please tell me what to do next? (请求) I would be grateful if you could give me more time to...
Could I please book to see you during your Office Hour on Friday? At 2 pm? (线下约谈)
4、致谢落款
此时的教授已经看完你的邮件，别忘了再次发出感谢。
可以用Thank you for your time. 或是 Have a great rest of your day.
最后就是落款了，别忘了第一个字母大写：
Sincerely,（最正式最稳妥）
Yours sincerely,
Respectfully,
Best regards,
Best,
需要注意的问题
I
给教授发邮件的时候最好使用大学为你注册的官网邮箱，而不要使用你的私人邮箱。因为私人邮箱发给教授的邮件很有可能会被拒收；
II
邮件标题要简明扼要，邮件的标题应当能够让收件人一看就知道这封邮件是关于什么的，才能确保双方之间的沟通清晰明了。
III
如果邮件发出去一星期了还没收到回复的话，可以亲自去找教授或者再发一封邮件跟进。
能够撰写专业的邮件是一项十分宝贵的技能，一封清晰又有礼貌的邮件还能让收件人更有可能认真回答你的问题，同时也培养了你和教授之间的关系。
看完了贵贵的这篇文章，希望你现在已经清楚了给教授的电子邮件需要包括哪些结构、注意哪些措辞等，相信下一封邮件你就能把这些知识要点都派上用场。
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