会议组织是行政工作的重要一环，整个会议准备是否充分、流程是否完善、保障是否到位，这些都要考虑得一清二楚。作为行政人，不打没有准备的仗。正所谓兵马未动，粮草先行，我们一步步来看如何把大型会议组织好。
一、会议筹备阶段
1、会议主题：一般由老板/领导指定，或者是公司惯例的会议，比如半年业绩会。
2、会议时间：根据老板/领导行程和议程来确定。
3、会议议程：这个由老板/领导指定，或是和相关业务部门根据主题商定,要确定会议流程、主持人、汇报人、用餐、茶歇、晚上团建活动等。有个重点是，需考虑到会议提前或者延迟结束，与后面的环节如何衔接，是否有应急方案。
4、会议场地：根据会议性质和人数来确定，人少可以在公司会议室开，人多就要考虑外部场地（如酒店），提前测试会议场地设施设备（包含但不限于投影仪、麦克风、音响、LED屏、笔记本、灯、激光笔等），我遇到过麦克风突然没有反应的，还好多备了一组。如有用餐安排和餐后团建活动的（如KTV、按脚等），也应根据人数提前预约场地。
5、参会人员：根据会议主题来确定，通知到位。对于参加不了的人员，要详细问清楚不能参加的原因，并要求他向主管领导请假。
6、会议材料：领导发言稿、领导总结/报告、主持人串词、汇报材料、会议手册等，都要提前明确责任人准备并收集汇总到指定人员，并准备一台备用的电脑和U盘。一般而言，领导发言稿、总结、报告由他专门的秘书或团队来准备，主持人串词由主持人根据会议议程准备，汇报材料由参会部门分别准备。会议手册现在一般用电子版，便于大家查阅。把会议时间、地点、议程、会议座次表、用餐座次表、天气、注意事项等注明。
7、会场布置：会议座位形式根据会议主题来确定，有的培训会要摆成岛状，而总结报告会则摆成领导一排坐台上，员工坐在台下的形式。排好座位座次，领导座位牌提前放置，如有领导请假，也要打好座位牌，以防万一，总比临时手忙脚乱好。
二、会议进行阶段
1、会议签到：做好来宾的指引，不要发生让参会人半天找不到会议地点的情况。对于重要的领导或嘉宾，要专人引导。签到台，可以采取手机扫码的形式签到，方便快捷。如果费用足够，人脸扫描更显高科技。
2、会议支持：专人播放背景板、背景音乐、汇报材料，拍照、录像、合影一气呵成，如涉及到颁奖或上台演说，也要有专人提醒排队。对于拖太久的发言者，要和主持人联动，提醒抓紧时间。会议议程提前结束，提醒主持人启动应急方案，不能冷场。
3、会议用餐：提前排座，在会议手册上要注明，不要引起混乱。在会议散会前十分钟左右，大菜上齐，大家到了之后就可以开始大快朵颐。注意酒水的供应，中午一般不会喝酒，以饮料或果汁为主。晚上的酒水也要控制，喝好不喝多，安全第一。
三、会后总结阶段
1、会议纪要：一般根据老板的发言和议程把纪要提前准备好，会议后只要稍作修改就能马上发出。
2、全体复盘：会议支持人员总结准备、进行过程中的优缺点，复盘赋能，便于以后改进。
3、资料存档：会议的各类资料（纸质、电子版）留底存档。
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