4.2文件要求
4.2.1总则
OHS和HSF管理体系文件是实施并保持体系的基础，适宜的文件能使管理体系有效运行。管理者应从公司实际需求出发，确定支持管理体系所需文件的性质和范围，并对体系的实施、保持和改进做出规定，其目的是阐述管理方针和描述管理体系，以帮助管理者沟通意图、统一行动、有章可循、有据可查、不断完善。
1、体系文件的金字塔图，如下：
2、公司编制的OHS和HSF管理体系的文件包括：
a.一阶文件：指管理手册，为公司OHS和HSF管理体系的纲领性文件，主要是确定公司管理方针和管理目标，明确各部门职责和权限，说明OHS和HSF管理体系的结构，描述OHS和HSF管理体系各条款所对应的程序文件或其摘要。
b.二阶文件：指程序文件，即公司运作的程序，它是公司的机密文件，从手册中引申出来作为支持文件，详述OHS和HSF管理体系条款的运行要求，将方法、记录及职责形成文件，作为运行依据。本公司的程序文件清单详见附录B。
c.三阶文件：指作业指导书、检验规范、工作计划、其它质量文件。它是从有关的程序文件引申出来，作为支持文件，反映有关工作的具体开展方法。
d.四阶文件：指记录、有害物质资料清单等。记录是用以证明过程策划结果或OHS和HSF管理体系达到要求及其有效性的客观证据。
4.2.2管理手册
手册的管理同“0.6 手册管理”的规定，管理手册的内容应包括：
1、管理方针和管理目标；
2、OHS和HSF管理体系的范围（包括任何删减的说明）；
3、OHS和HSF管理体系应形成文件的程序文件或对其引用；
4、OHS和HSF管理体系过程间的相互作用的表述。
4.2.3文件控制
1、为使公司OHS和HSF管理体系文件（包括适用的外来文件）得到有效控制，文管中心编制《文件与资料管制程序》，对OHS和HSF管理体系文件的制定、批准、发布、控制、实施和修改做出规定。
2、文管中心负责对所有体系文件，包括技术文件和环境法规的分类编号、整理、发放、归档等管理和控制工作。
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