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上一期我们发表了《日本资深5S专家的问与答系统之一》，主要回答了为什么5S推行效果差，推行5S会降低工作效率吗？等问题，本期将继续将5S常见的问题，与大家分享，听听日本专家如何说。
问题4 Four
整理整顿最好的状态是什么东西都不放吗？5S的标准不允许有任何弹性吗？
专家答：
首先，5S没有“一定要这样”这样的绝对标准。
我认为最好是每个公司或工作场所都创建和运行“这种管理是现实的，让我们保持清洁状态”的规则。如果有“标准规则”，您可以为自己的公司或工作场所创建和运行“地方规则”，为其添加独创性和独创性。
另一方面，重要的是要有这样的态度：一旦你决定了自己的规则，你就必须彻底遵守它们。
但是，如果一开始就尝试制定“地方规则”，不仅难以达成共识，而且规则往往会松懈和模糊。因此，在做 5S 时，我们建议您遵循“标准规则”，即使一开始有些局促。
这部分是因为制定规则需要时间，但因为 5S 活动本身在使用更严格的规则时会取得更多进展。例如，如果你不把东西放在架子上、桌子上或桌子底下，你就会有意识地通过整理来确保空间，直到溢出的东西都被整理好。但是，如果你一开始就说，“如果你需要什么东西，你可以把它放在那里”，那么你就会开始寻找东西不收起来的原因，你将无法努力把东西收起来。
如果你要创建一个“地方规则”，我认为最好在有无法解决的事情或工作后应该留下的事情的阶段确认原因并制定规则。一定程度上。当然，即使被称为“地方规则”，也必须加以澄清（陈述）并公之于众。
顺便说一下，办公桌组织的“标准规则”如下。
● 工作期间，可以将必要的物品放在办公桌上工作。
● 休息或离开办公桌时，请将所有材料和文具放在办公桌上，以免它们散落。
● 在一天结束或离开办公室时，把所有东西都收起来，让办公桌上什么都没有。
● 但是，通过电线连接并安装的电话和个人计算机等除外。
这些规则绝不是应有的“客观和僵化”。而是很多公司在整理的过程中沉淀下来的‘最彻底的规则’，我认为这是一个有经验有道理的‘诀窍’。
如上所述，如果在每个工作场所都明确规定并始终遵守规则。但是，重要的是要确保在制定规则时人与人之间的判断没有差异。
例如，假设“提高效率的事情”和“提高动力的事情”是可以接受的。规则制定后，对于一些个性化的东西是否可以接受，取决于人，比如：
● 提高效率的东西：计算器、台历、第二天早上要做的第一件事……
● 私人物品：家庭照片、动物照片、目标卡、纪念品......
以此类推，如果那个人声称“效率会增加”和“动力会增加”，任何事情都可以。
另一方面，假设“最多可以一只个人物件”。然后，诸如“为什么台钟可以但台历不行？”之类的问题 然后，逐渐地，规则可能会扩大到说，“好吧，如果它取决于这个，这个，这个，这个，没关系。”
过于放宽规则往往会造成“混乱”，被认为“在这个层面”的事情意外发展的情况并不少见。
感觉5S里提到的很多“标准规则”都是通过这样的经历沉淀下来的。
例如，与效率和动机有关的事情可以接受，但很难划清界限。仔细想想，那些理由下班后应该是无关紧要的，就说不可能吧。另外，有些公司有规定，笔记本电脑在一天结束时应该放在机架上，但考虑到剩余电线的处理和第二天早上的准备，效率较低。如果是这样，让我们根据“安装什么”的标准来允许它。
制定“地方规则”时，首先要从“能不能以某种方式消除”的角度思考问题。
时间久了，最后想再整理一下。
正如开头所说，5S没有绝对的标准。最重要的是，如果您找到一种更适合您的公司或工作场所的方式，您可以将其设为“当地规则”。但是，我觉得推进5S最重要的是在制定规则的时候不要误解观点，一旦制定了规则，就要明确并彻底执行。
问题5 Five
自上而下是否适合 5S 活动？自下而上是否过于理想化？
专家答：
我认为有多种方式来看待这个问题。
比如，从提高活动积极性的角度，我认为5S活动应该是一个自下而上的方法，从现场提出整改意见，推动现场改进。
但是从5S活动的运作来看，只指望自下而上的努力在现实中是难以取得进展的。
例如：
● 与生产相比，5S活动并不是紧急且优先要做的事情；
● 容易受到时间和环境等约束和条件的影响；
● 5S活动需要经费；
● 有很多事项需要管理者及以上人员判断和批准（例如，处置标准等）；
● 由于不同工作场所的达到水平标准不同，因此很容易出现活动内容的差距和不一致。
● 如果在5S 活动时遇到挫折，很容易放弃。
因此，在一定程度上，高层的强硬姿态对于活动的全面展开和扎根来说是必不可少的。
从我们过去在多家公司的成绩来看，我觉得5S在不同阶段需要有不同的方法。
在5S活动的运作中（尤其是在初期），最好是相对自上而下地进行。
但是，如果活动自上而下地进行下去，只会在工作场所种下“被迫做某事的感觉”，如果5S意识稍微弱一点，很多情况下会突然崩溃。。
因此，我认为在活动的前期准备一些技巧是很重要的。
例如，
● 与改进建议活动系统和表彰系统相联系
● 项目初期，做一些小范围的试点，体验很多小成就感
● 通过设立以普通员工为中心的5S推进委员会，虽然实际上是自上而下的，但却是自下而上的活动。
● 通过利用外部顾问等，我们将在公司和现场之间发挥缓冲作用
无论如何，一件事是从自上而下的方法开始，并通过自下而上的活动逐渐振兴它。认为这是首选方法。
问题6 Six
真正在做5S活动的公司有多少？什么样的行业从事5S活动？
专家答：
很遗憾我们无法确定具体的数字，所以我将给出一个比较直观的答案。
首先，很难判断5S是否在做。
例如，有些公司使用 5S 这个词，有些公司不使用它但正在做类似的活动。此外，有些公司作为一个整体一起工作，有些公司只是提出批评和口号，有些公司应该自愿做事。或者，有些公司目前正在积极开展这项工作，有些公司在过去一段时间内非常活跃，但目前没有在他们的活动中投入太多精力。
与5S相近的词有6S、4S、3S、2S、整理、归档、清洁活动、清洁卫生、健康安全、基础活动，以及企业独立命名的 “XX活动”。. 也有一些情况下，它被定位为其他改进活动的一部分。
其次，他们在这方面工作的热情程度以及他们是否能够做到这一点，存在相当大的水平差异。
有的公司年底只做大量的保洁，有的公司只有在高层来检查或被骂的时候才认真做5S。
我用了公司这个词，但即使在一个公司内部，办公室之间也存在差异，高管的认知与工作场所的现实存在相当大的差距。如果你问每家公司是否重视或是否在做，我想70%到80%的人会回答“是”，我感觉大约是20%。此外，我认为对于认真研究它的公司来说，这大约是百分之几。
产业方面，５S在制造工厂运用比较多，尤其是与组装相关的产业，尤其是汽车、家电、电子零件、机床等，似乎处于非常高的水平；此外，化学品和药品行业推行５S的公司较多；最近，食品制造商也在加大力度清洁食品加工区域，以及整个工厂和整个公司。. 除了制造商，5S这个词不用于零售和餐饮连锁店、服务业和建筑业，但它们是５S推行较多的行业。我们可以看到，长期处于竞争中并取得胜利的行业对5S倡议的热情更高。业界在成本和质量上都追求极致，但为了做到这一点，似乎只好从根本上做起。
此外，5S活动也在与危险并存的行业以及消费者对产品质量和安全性要较高的行业中取得进展。到目前为止，我们应该一直专注于质量和安全，但当我们试图将其提升到一个新的水平时，似乎从基础重新开始的势头已经产生。
有趣的是，管理其他时尚酒店的公司也非常重视这一点。为了在激烈的竞争中获得回头客，保持客房清洁至关重要，并在短时间内实施，从后室打扫后院以提高客房的周转率，并创建一个系统那可以高效工作。看来他们已经到了他们想要做的地方。
至于医疗行业，虽然不知道具体数字，但也是5S关注度越来越高的行业之一。
问题7 Seven
如何让老板参与到５S活动中去？
专家答：
通常下属很难在公司内部对上级的５S活动做出要求或评价。
首先，“纪律”是指上级为使5S成为习惯而适当指导下属的步骤。所以，我想换个角度，从“如何激励不参与或不实施5S的上级”这方面来解释一下。
为了让上级参与 5S，将其作为组织（公司范围内）的活动是一种捷径。
换言之，我们将创建一个组织（如 5S 推进委员会），在活动中发挥核心作用，并制定在那里做出的决策。在这种情况下，下属并没有直接对上级下达指令，所以我觉得还是比较容易进行的。
但是，首先，通过自己或其他成员在您的周围（在您的能力范围内）实施 5S 来为您周围的人树立一个榜样，这样可以更容易地获得周围人的理解。在此基础上，以委员会的名义将其作为官方政策和意见提出。这使得老板可以作为组织的政策，而不是指令。
所以
1. 首先，在您的周围实施 5S，主要由您自己或相关人员实施；
2. 同时，成立5S推进委员会等，主要由自己或相关人员组成，对5S进行具体的规划；
3. 请您的老板或委员会批准并解决该计划；
4.作为委员会正式通知。
问题8 Eight
有５S的规则，但是大家都不按要求去执行，怎么办
专家答：
5S是一种创造有序工作场所的活动，但通过5S，它也是一项旨在实现理所当然地做应该做的事情，彻底了解基础，培养领导能力（管理能力）。
5S要扎根，固执的引导是必要的，但5S扎根的干净的工作场所不太可能被打乱。
那么，既然有规则，为什么不先讨论为什么即使有规则也不遵守呢？如：
● 是否不相信规则或无意遵守规则？
● 规则是否模棱两可？
● 规则与现场实际情况不符合，导致无法遵守？
问题9 Nine
5S中最后一个S，“纪律”，有什么具体的活动吗？
专家答：
5S中的“纪律”是指对可取行为（规则）的“养成”。此外，“有纪律的状态”是指“可以按照既定规则行事的状态（规则已成为习惯的状态）”。另一方面，“无纪律状态”是指“不遵守规则”。
例如，假设有一种情况，“即使你决定了如何放置东西等规则，东西也不会恢复到规则要求的状态”。在这种情况下，通常会受到批评。
但是，“客观达不到”和“主观达不到”之间存在差异。就前者而言，可能是客观条件导致难以达到规定要求的情况，例如“规则不明确而感到困惑”或“我要放置的东西太多，无法达到要求”。
在这种情况下，与其批评，不如通过审查规则和改进3S来改进。
但是，如果有一个人虽然可以遵守规则，但仍然没有回到原来的状态，经理班会指导和鼓励如何遵守纪律。
在5S活动中，我们将这些活动定位为在“纪律”阶段开展的活动。
重要的是管理员要调查“为什么不遵守”的原因，把握问题的本质。而当原因在人自己身上时，则需要给予适当的指导。
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