#2022护苗有我：守护未成年#
函件的使用在日后的纠纷处理中，可以起到固定事实、留下证据、中断诉讼时效等作用。如何向交易对手方有效地发送函件？为什么一定要有效送达？如何设计与适用联系与送达条款？本文将解答这些疑惑，希望对你有所帮助。
文 | 孙名琦 吴明
来源 | PE红宝书
前些日子，“徒手”打赢了一个案子。
案子不复杂，是一个股东会决议效力的纠纷，对方说了好多好多东西，我们呢？翻来覆去就一句话，召开股东会会议的通知未能有效送达给我方当事人。这种感觉，就像被二三十名大汉围着，他们手里拿着刀枪剑戟斧钺钩叉拐子流星一堆武器，你顺手摸了一块板砖，就把他们全给干趴下。
不过，打赢这样的案件，其实和这律师水平牛不牛关系不是特别大。关键是对方忽视了一个老生常谈，看上去不起眼，但关键时刻就能让人“掉链子”的问题——通知与送达。
在协议中，通知与送达条款篇幅往往没有约定，即使约定了篇幅也不大，不引人注意，但是约定不当或者适用不当，还是会造成很大的困扰，特别是在争议产生后行权文件的寄送、争议解决过程中的文件送达阶段。为把握主动权，在条件触发后，行权人往往会设置通过书面文件向交易对手方行权的安排，并且，相应义务的起算时点也往往是自交易对手方收到前述文件之日起算。
也就是说，法律根本不管你怎么想，只在乎你说了什么以及别人听到了什么；也不管你有什么权利，只关注你行使了什么权利以及怎么行使的权利。在此情况下，及时有效的送达就显得尤为重要。
如果双方谈不拢，要进入争议解决过程。在争议解决过程中，法院/仲裁委需要向作为被告/被申请人递送大量文件，包括但不限于诉状/仲裁申请书、证据清单及材料、举证通知书、开庭传票等等，尤其是在法院诉讼中，如无法直接送达，则可能需要公告送达。
一般的公告期是30日，对于在国内并没有住所的当事人，公告期为3个月；并且，除法定的公告期外，法院安排公告以及支付公告费也往往需要一定期限，所以，如果被迫适用公告送达，争议解决程序将极大地拖慢，对于启动争议解决程序的一方，无法及时开庭、取得生效裁判，以及裁判后的执行，都遥遥无期。
所以，如何向交易对手方发送函件或者提供联系方式供法院/仲裁委送达显得尤为重要。
通常，投融资交易的协议会包含通知与送达条款：
1. 最常见的条款一般包括，各方签署主体的联系人、联系地址及联系电话。
比如：本协议下的任何通知、请求、要求、主张和其他通讯信息，应用中文书写并应通过专人递送、电子邮件、信件、传真、快递或邮资已付的挂号信等方式送达至本条指定的地址或一方按照本条规定发送的通知所指定的地址。各方通讯信息如下：
甲方：【】
联系人：【】
联系地址：【】
电子邮箱：【】
传真：【】
……
2. 比较容易忽视的是，可以在通知与送达条款中同时约定该等联系方式适用于争议解决阶段，《关于进一步加强民事送达工作的若干意见》（法发〔2017〕19号）、《最高人民法院关于进一步推进案件繁简分流优化司法资源配置的若干意见》（法发〔2016〕21号）也对前述通过协议明确约定的联系方式作为送达地址进行了认可。
比如：各方确认，上述送达地址的适用范围既包括各方在非诉阶段的各类通知、协议等所有往来文件的送达，也包括就本协议发生争议时相关文件和法律文书的送达以及争议进入民事仲裁、诉讼程序后的一审、二审、再审和执行程序中的送达。
3. 实践可能引起争议的一种情况是，受送达人拒收或者受送达人变更联系地址未及时告知导致原有地址无法签收，这种情况下，建议约定向约定地址寄送无论是否签收均视为送达的条款。
比如：通知在下列日期视为送达日（同时采用下述几种方式的，以其中最快达到对方者为准）：
① 专人递送的通知，在专人递送之交付于收件人之日为有效送达；
② 以挂号信（付清邮资）发出的通知，在寄出（以邮戳为凭）后的第7日为有效送达；
③ 以特快专递（付清邮资）发出的通知，在寄出后的第5日为有效送达；
④ 以电子邮件形式发出的通知，在该电子邮件进入收件人系统的首次时间为有效送达；
⑤ 以传真形式发出的通知，以传真发出的当日为有效送达；
⑥ 同时采用上述两种或两种以上方式的，以其中最快达到对方者为准。
4. 同样，为解决受送达方未及时告知变更后的送达地址的问题，建议约定联系方式变更的通知义务，如一方变更联系方式应限期将变更后的联系方式告知其他方，否则，原联系方式仍然有效。
比如：因受送达方提供或者确认的送达地址不准确、送达地址变更后未及时依程序告知其他方和人民法院（仲裁机构）、受送达方本人或指定的接收人拒绝签收等原因导致相关文件和法律文书未能被受送达方实际接收的，邮寄送达以邮件回执上注明的退回之日视为送达之日，直接送达以送达人当场在送达回证上记明情况之日视为送达之日。对于各方在本协议中明确约定的送达地址，人民法院进行送达时可直接邮寄送达，即使受送达方未能收到人民法院邮寄送达的文书，由于其在本协议中的约定，也应当视为送达。
百密一疏，往往是常态。
尽管在条款起草阶段进行了详尽的安排，但实践中仍可能涉及各种复杂的情形，超出了预先设定的范围。
常见的问题情形包括：
1. 协议没有约定对方的联系方式怎么办？
在平时，在和交易对手聊天时，觥筹交错时，尽量地去了解和收集对方的有效联系方式，特别是手机号码以及公司的实际经营地址。
2. 如果约定了联系方式，但是对方拒收或者无法送达怎么办？
如果是因为对方变更了联系方式却未及时告知，并且合同约定对方变更联系方式通知义务的情况下，法院/仲裁委也通常会认定已完成通知义务，寄送的函件发生相应的法律效力。视为送达条款也很重要，如在（2020）黔01执异107号案件中，法院认为，在协议约定视为送达条款且原告按照协议约定寄送的情况下，法院认为被告关于并未收到或并不知情的抗辩不予采信。
如果这个时候法院/仲裁委还是不认可，认为没有有效送达，那么就比较难办了，很有可能需要适用公告送达。
3. 如果约定了联系方式，但对方变更了联系方式，并且，对方并未按照协议约定的方式告知，怎么处理？
在对方未按照协议约定的方式通知联系方式变更的情况下，是否起到协议约定的变更效力存在一定的不确定性，这种情况下，建议要求对方按照约定通知联系方式的变更，如对方拒绝，为保险起见，建议在发送函件时就变更前后的地址均进行通知。
4. 如何证明快递寄送的文件就是特定的文件？
技术上，是比较难举证当时寄送的文件就是特定的文件的，只能通过在快递面单中备注完整的文件名称（文件名称的内容即足以表达核心的意思）、在文件上标注相应快递单号并扫描、将拟寄出的快递面单及文件放置在一起进行拍照等方式达到高度盖然性的证明标准。如果文件比较重要，也可以考虑采取公证邮寄的方式进行，在提交证据时同步提交邮寄送达公证书。
5. 寄送函件时应选择哪一家快递？记录是否需及时查询保存？
关于快递公司的选择，首选EMS，其次选择其他快递公司，比如顺丰。其中，需要注意的是，快递公司查询物流信息均存在时限限制，EMS是收寄之后1年内，顺丰是寄送之日起3个月，如果超期，只能联系客服尝试调取部分的记录，比如顺丰只能获取签收和快递面单信息，并且，只能获取寄送之日起2年内的快递信息，所以，在寄送之后，建议及时查询并留存快递的物流信息。
另外，建议留存快递员的联系电话，方便了解文书寄送进展，以及，寄送过程中的细节，比如对方收件的具体人员。
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