“最近，我们公司在广州，上海，深圳都租了新的办公楼，准备设分部，boss那边让我提前准备一下视频会议的配套，上周实习生选了几个传统老牌硬件厂商资料，我摸摸了预算，只能说了句不怪她……”
这是最近我收到的其中一个行政准备配置视频会议服务问题之一，诸如此类的问题还有很多，比如：“我们公司虽然有多人视频会议需求，但是频次不高啊，一年也就那么几次，我直接上一套硬件划算吗？”等等等等。
行政er们，早晚都会碰到这样的棘手需求，该怎么办？
无论你选择哪个品牌，预算是否充足，你需要了解的关于视频会议的小细节都在这里：
1 你的视频会议需要满足哪些需求？
视频会议的主要功能在于传达，与面对面的交流沟通不是相同档位的比较，这就像你在演唱会的现场和在家里看电视的分别一样。
视频或者电话会议，是完全基于工作场景的活动。视频会议作为一种办公协作方式。适用于以下场景：
评估了使用场景后，视频会议的需求你还需要考虑这些：
■使用频次：是一年几次，还是几乎每天每周都有。
■办公场景：办公楼内固定使用居多，还是室外流动性较大居多。
■视频会议的对象：是与公司内部人员沟通频繁，还是与公司外部客户使用较多。
■国内国外：在国内使用较多，还是境外沟通较多。
评估完自己的需求后，视频会议系统一般有两种实现方式，一个是自建一个是找供应商，例如：美团就是自己做了视讯这样一个产品，自用的同时，还会投向市场。但大部分的企业还是将专业的事情交给专业的人做。
下面我们就来看看怎样选视频会议服务商吧！
2 总有一款视频会议解决方案适合你
知道了你的基本需求，那我们就看你的企业规模，应该怎样选品牌供应商最合适呢？
● 初创、小微企业——免费好用是王道
相信这时候，大家都还处在电信100M的宽带也要劈开几十个人用时期，就不要想着上“奢侈品级的视频会议硬件”，如果需要用到视频会议，瞄准免费的IM多人视频功能和办公软件里的视频会议功能就完全够用了。
目前，我们用的大部分带有视频功能的非专业级视频会议免费工具，如：微信视频，最高只可以支持 9 人同时视频对聊；而QQ视频，仅支持6人同时视频；国内覆盖中小企业比较多的钉钉视频会议功能，可以支持16人同时使用。
▲钉钉视频会议功能
手机电脑每一个职场人都有，除了网络流量，几乎零成本。
但当你的企业成长到需要30 人、80 人或100 人视频会议时，你就需要寻找专业的视频会议服务商了。这时，你的问题应该是，你现在的企业规模，硬件or软件？租用or购买？
●大中型企业——灵活易用是痛点
这类企业有一定的视频会议预算，需求频次也各有不一，有的企业经常使用，但有的公司仅一年使用几次而已，这时候就可以先根据频次定租用还是购买？合作方式也可以根据自身需求选择次付、月付、年付等等类型。
而另一部分视频会议需求频次稳定，要配置视频会议服务的大中型企业，以运作灵活，讲求工作效率为主，对此，我们首推云服务型品牌厂商。例如：Lync、ZOOM、Skype for Business 、全时、小鱼易连等等。
▲今日头条正在使用的ZOOM，员工满意度很高
软件的优势在于灵活易用，但人数需求限制以及网络带宽设备配套一般是硬伤，云服务视频会议，厂商参差不一，有时会因为网络配套问题，出现突然卡顿中断，花屏，不清晰等不稳定性。
所以，在预算满足的前提下，满足你的使用需求之后，选择技术服务支持最快最好的那一家。因为行政人员并不是专业的技术人员，当视频会议现场出现连接问题时，你要做的一定不是自己解决或是找你的上司，而是联系服务商的技术服务人员快速排查。
毕竟，不是每一家公司都有足够预算配置大带宽的网络支持和设备，并且选择巨头供应商毫无意外的支持一场高质量视频会议。
●大型集团或超大型跨国企业——安全保密是硬性要求
这类企业对安全性、保密性以及视频质量稳定性要求特别高，其中跨国和跨区域的视频会议，决定视频会议流畅度关键是网络畅通，一般跨国视频会议，企业级都会使用专线，也有企业是自己搭建专网，搭建的设备和人员等费用都会随之上升。
但这类企业实力雄厚，预算充足，一般是直接部署大型企业级视频会议解决方案。在服务商选择方面会偏向选择polycom宝利通，cisco思科webex等行业领导品牌，同时此类品牌也提供着非常完善的24×7全球支持服务。
这个层级的服务商专业、服务都是行业前列，解决需求、使用体验都特别好，缺点就一个字，贵。
总之，关于选视频会议供应商，这句话说到了重点，“软件成本小，效果差于硬件，硬件成本高，维护代价也高。”
3 万事具备，你还差一个多人协调会议时间的小工具
在我们说完视频会议的前前后后小细节之后，顺便再给大家一个小tips，用来解决组织会议的一个小痛点。
那就是，经常组织一个会议，协调会议时间就要花费你大量的精力，要么，就强制时间通知，容易打乱员工的工作节奏，抱怨连天，甚至人员缺席，要么就尽量协调时间，但也容易顾此失彼。
不知道作为行政支持的你，有没有被协调会议时间这件小事逼疯。
这时候你就需要下面的救星啦！
Doodle是国外一款多人协调会议时间的小工具。它可以给会议设定多个备选时间，然后让参会人员来选择自己可行时间，自动帮助统计出大家最合适的会议时间，它还能用在outlook上的插件，应该在你发邮件时候是最方便的了。
▲Doodle
当你负责多人组织项目会议的时候，只需要提前给大家发会议邮件，然后等大家各自汇报自己时间就好了。
国内的同款小工具也有组队君、聚时间等等，都可以解决”寻找共同时间“这个小痛点。
▲组队君
▲聚时间
最后，工作中最高效的沟通方式永远都是面对面沟通，别人的表情、身体动作以及现场的氛围，都是能够达成有效并快速沟通的条件。传统会议大家毛病都知道，一个会开数个小时甚至通宵已经不再稀奇，效率成为会议硬伤。
但视频会议不仅能从会议模式上促进会议效率，减少会议过程中的打断及干扰，跑题之外，还能在一定程度上缓解很多企业都头疼的会议室不够用的问题，并且节约一定的异地开会差旅成本。
所以，作为行政可以为自己奖励一下，贴小红花啦，企业不缺服务供应商，缺的是能够为企业选择优质供应商的你噢。：）
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你们视频会议用的什么？
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