时间管理的四个基本要素（时间管理的基本原理）

理论演进

特点

优点

缺点

第一代时间管理

备忘录

应变力很强没有压力

你是不是常常感觉工作任务繁重，头脑一团糟，不知先干哪件，不知路在何方?如果真的如此，你需要停下手头的活儿，好好理一理工作思路了。现在，请准备一张白纸和一支笔，你的烦恼马上迎刃而解。　　首先，在白纸上列下你能想到的所有你要完成的工作任务并标注好截止时间;　　其次，在每一个工作任务后面写下你预计完成此任务需要的时间;　　最后，把所有工作任务整理成一份待办清单。　　2.运用四象限法则将你的待办清单分类执行　　四象限法则是著名管理学家科维提出的一个时间管理理论，该理论把工作任务按照重要和紧急两个不同的程度进行划分，基本上可分为四个“象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。该理论的一个重要观念就是有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。

对于第一象限的工作优先解决，由于有时间的限制，你必须在规定的时间完成，不然会给公司带来危机。比如给加盟商按时发货、结款，如果没有及时完成，品牌公司的口碑变差，会造成加盟商的投诉等。

第二象限的工作要重点对应，后面的文章会重点讲解这部分内容，如果一个人能很好的解决第二象限的工作，就把事件解决在摇篮里，不会再出现第一象限的事。

第三象限的工作是尽快完成，对于不重要但是紧急的事，态度要快，力所能及，迅速解决。有50-60%的普通人大多数在做这类事，有时间时会拖一拖，把第二象限的工作拖成了第一象限，这就是普通人和成功人士的差别。

第四象限的工作授权或者拒绝做，对于这类工作，不是你的本职工作，可以拒绝做，或者授权给别人做，这样不会浪费你的时间。如果你把时间都浪费在这里，你的职场效率堪忧。　

2. 通过四象限法则，将待办清单里的任务一一分类

优先处理既重要又紧急的任务，如重大项目的谈判;重点处理重要但不紧急的任务，合理地计划安排时间，按部就班地完成;在紧急但不重要的任务中学会抽身;对既不重要也不紧急的任务直接说“不”。利用四象限法则指导自己的日常工作，才能掌握自己时间的主动权。

1.将大任务分解成具体可执行的小任务　　

为什么要进行目标拆解？

因为人脑的结构有典型的路径依赖，也就是我们的大脑喜欢用潜意识来工作，做过的事就是比没做过的事要容易；

我们可以把复杂的难度系数大的事分解成几个简单的小模块，重复训练小模块，可以轻松减轻人脑的依赖路径。

当你接手一项大任务时，常常感觉压力山大，不知从何做起。其实，只要把大任务分解成为具体的可执行的小任务，压力就会瞬时减小。根据自己以往的工作经验，预算完成需要的时间，尽力完成每一个小任务，最后你会发现，不经意间，这些小任务已经带你走向成功的终点了。　　

2.摆脱外界干扰，专注工作　　

开始工作时调整好自己的工作状态，保持平和的心情，给自己倒一杯水，退出聊天工具，手机调成静音，关闭浏览器，让自己置身于一个清心寡欲的环境中，想象整个空间都是你的，没有人能够打扰你，而你要做的就是专注完成你的任务。　　

3.番茄工作法让你在工作中劳逸结合　　

在1992年弗朗西斯科·西里洛创立番茄工作法前，番茄还只是番茄而已。番茄工作法是一种十分简单易行的时间管理方法。操作步骤很简单：选择一个待完成的任务，设置25min的番茄时段，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事情，直到番茄闹钟响起，然后给自己5min的休息时间，休息时间一过，开始完成下一个番茄。　　以这样的方法开展工作，可以让你劳逸结合，所以在吃掉一个“番茄”后，在工位上做一下5min的放松运动吧!　　

4.相似任务集中处理　　

很多任务都有相似性，如果可以将其巧妙地捆绑在一起完成，那么执行起来真的如行云流水、无比顺畅。比如你需要打6通电话，你会选择有时间打一通还是拿出一些时间全部打完?其实，最好的方法是集中时间打完这6通电话，因为打电话也需要措辞准备，当你连着打完2通电话的时候，你的语言和措辞也会更加流畅，这样之后的4通电话也会轻松愉快地搞定了。

5.增强对未来的现实感，选择合适的记时方式我们对于未来是缺乏现实感的，因此选择合适的计时方式，会让我们更好地体会时间的流逝和紧迫感。所以，在做规划时，将计划拆分到天要比拆分到周要有效许多，将执行计划用倒计时的方式计时比正向计时要有效得多。

6.把这最不愿意干的事作为每天工作的第一件事

之所以要从最不愿意干的事情开始，是因为在开始的时候，我们的意志力最强，大脑需要的多巴胺最少。而且，一旦我们完成了对我们而言最难的任务，我们的心里会充满自豪感，而这份自豪感会帮我们补满意志力，送上多巴胺，让我们能继续下去。

7.手账

不知道大家有没有发现，往往手写下来的东西，会更让我们重视起来。因为手写会让我们产生更深层次的思考。

我也曾对比过用电脑手机做时间管理，和用手写的方式做时间管理的不同，我发现了一个重要的东西。

科技虽然能让我们更快速的做一些事，比如做“每天的规划”吧，我们可以很快速的将自己一天的事情用拼音打出来。但是，如果用手写的话，我们不仅要思考字怎么写，还会思考，写下之后是否通顺、安排是否合理、怎样才能更合理，而在完成一个工作后，我们还会重新思考自己手写下的内容。而这些思考，是科技很难带来的。

所以我也经常说，手写是有很大魔力的。所以，我们不妨用手写的方式做时间管理，一来可以让自己的工作生活更加高效，二来练练笔总是没错的。

第一个工具就是随手记。

这是一个包含了你所有大小事项和想法的清单体系。在这个清单里，就像你采核桃一样，边走边随意收集。在每一天的任何一个时候，只要你想到有可能需要做的事情，都把它记下来，列到清单里。

第二个工具就是待处理清单。

这个清单不是你的“待行动清单”，也就是说，这个清单上的所有事项并不一定每件事情都是要做的，所以我们要经常回顾，时常筛选。

1.柳比歇夫时间管理法

柳比歇夫时间管理法是苏联昆虫学家柳比歇夫56年如一日对个人时间进行定量管理而得名的，他一生发布了70余部学术著作。这种方法建立在数学统计的基础之上，重点是对消耗时间的记录进行分析，使人们能正确认识自己的时间利用状况，并养成管理自己时间的习惯。简单地说，柳比歇夫时间管理法就是要记录时间、分析时间、消除时间浪费、重新安排自己的时间。是个人时间定量管理的方法。

时间管理要点

⑴保持时间记录的真实性、准确性。真实是指工作现场的记录，而不是补记的。准确是要求记录的误差不大于15分钟，否则记录就无使用价值；

⑵切勿相信凭记忆的估计，人对时间这种抽象物质的记忆是十分不可靠的；

⑶选择的时间记录区段要有代表性；

⑷及时调整时间分配计划。在检查时间记录时，要找出上一时段计划时间与实耗时间的差，并以此为根据，对下一时段的时间耗用予以重新分配；

⑸坚持就是成功。

时间管理步骤

⑴记录。运用各种各样的耗时记录卡准确地记录时间耗费情况。工作记实表，真实准确；

⑵统计。每填完一个时间区段后，对时间耗费情况进行分类统计，看看用于开会、听汇报、检查工作、调查研究、走访用户、读书看报等项目的时间比例有多大，并绘成图表。

⑶分析。对照工作效果，分析时间耗费的情况，找出浪费时间的因素。浪费时间的因素主要表现在：做了不该做的工作；做了应该由别人做的工作；做了浪费别人时间的工作；犯了过去犯过的错误；开会和处理人事关系时间过长等等。

⑷反馈。根据分析结果制订消除浪费时间因素的计划，并反馈于下一时段。

2.摆脱拖延症