文 | 林凡，17年世界500强工作经验，10年数字营销领域专家。职场必备PPT写作技巧案例、工作方法论，无保留分享。
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职场中写好一封邮件有多重要？！你写的邮件会成为你的标签，会为你赢得尊重。
反之，有一些同学一开始意识不到这些问题，发邮件的时候标题很随意，邮件格式也不对，签名不规范，这样始终是会吃亏的。
最近给员工培训了《职场邮件写作技巧》，确实有帮助，也分享给大家，欢迎大家收藏、转发。
首先，试着回答以下问题：
- 哪些时候需要发邮件？
- 发送邮件有什么固定格式？
- 哪些要“注意”？
- 哪些要“避雷”？
带着这些问题，为大家总结了邮件的使用场景、邮件格式、8个注意事项和6个禁区。
邮件使用场景
工作邮件有4个功能：
- 确认：通过口头、电话、会议交流形成的结论，一定要通过邮件确认；
- 需求：向相关同事提出项目需求，尽量把细节处理得简单明了或可量化；
- 反馈：收到需求邮件应尽快反馈确认收到需求，并说明相应的工作计划；
- 通知：公司公告、假期安排、会议通知、培训通知等，这些一般都无需回复；
X 复杂的事情、有争议的事情是不适合发送邮件的。
邮件格式
进入到正式写邮件的环节，一封邮件分成收件人、标题、正文和附件四个部分：
1. 收件人
包括主送人、抄送人、密送人。主送人是直接相关人员；抄送人只需知情；密送人不会出现在邮件列表中。
在排序上，其他部门优先，职级越高，排序越前；跨部门的邮件需要抄送自己的直属领导。
2.主题
1个邮件1个主题，写明核心事项，长度适中，简明扼要，让收件人看一眼就能决定这封邮件，我要不要点开。如果主题不清晰，会导致查阅困难。
3.正文
正文分成三个段落：
1） 问候
公司内部可以用“花名”，上级可用“领导”，外部公司可以使用其在公司使用的名字。
2） 正文-PAE法则
Purpose：每一封邮件都需要有且仅有1个项目、任务或者需求；
Action：明确动作和时间；
Ending：下图有几个表达可以参考。
3） 结尾
结尾要用好自己的签名，如果你还没有一个完整的签名，可以参考同事的，直接抄作业。
4.附件
附件命名要规范，并在正文中提醒查看，如果是特殊格式还需要说明打开方式。另外，如果附件超过4个，那建议用压缩文件的形式，机密文件要记得用PDF。
邮件的8个注意事项
为大家归纳了4个格式上的注意事项，和4个礼仪上的注意事项，掌握这几点，你的邮件看上去就非常专业了。因为有字数限制，这里就不展开讲了~
邮件的6个禁区
- 不要用过多的粗体去强调，当你强调过多的时候会让收件人觉得你情绪有问题；
- 红字牢记不要用于人名（千万牢记！！）
- 邮件中慎用问号、感叹号或表情；
- 需要回复的人，放抄件人，需要回复的人放主送人；
- 不要放过大的附件，附件过大导致邮件被拦截；
- 不要就同一个问题多次回复讨论，不要盖高楼，如果同一问题交流回复超过3次，建议通过电话等方式沟通，邮件已经不是最好的交流方式。
最后，无论是当面交流，还是邮件沟通，我们还是时时刻刻讲究礼仪。
这里也分享一下我非常喜欢，并且在身体力行的四句话，与大家共勉。
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