做不了ppt 为什么干不过做PPT的(1)

很多职场人有一个疑问,自己拼死拼活干了一年,年终评奖评优时,却发现干不过那些做PPT的?

我来告诉你答案:因为他比你更优秀。

很多人误解了职场优秀的真正含义,他们认为:

自己的贡献更大,别人仅仅是PPT写得好;

自己是真材实料,别人只知道吹水吹牛逼。

职场不仅需要踏踏实实做事,更要让自己做的事情,恰如其分地让领导知道。

今天我们就不谈虚的东西,单纯就事论事,为什么那些材料写得好、PPT做得好的人,就应该比你拿得多,就是比你更加优秀。

先介绍下我本职工作的情况:

就职于国内某上市公司,公司市值100亿左右,行业Top2;

我之前是一名产品经理,目前是公司行业解决方案的负责人;

做解决方案的输出物是什么呢?大多数时候其实就是一份材料,一份PPT。

正是因为这样,我有一次和同事调侃,我们成为解决方案专家的前提,是首先成为PPT专家,我们得先学会如何做出一份好的PPT材料。

为什么要介绍这个呢?

只是为了告诉你,也许在我同事看来,我就是那个“只知道做PPT”的。

我今天就现身说法,为什么会做PPT的人,注定比那些不会做PPT的人更加优秀。

为防止杠精,筛选需求,就设置一个小小的知识付费门槛。

01 为什么牛人都是PPT高手?

既然你会有「为什么干不过做PPT」这个疑问,那问题来了,为什么领导喜欢PPT?

什么是PPT?是微软PowerPoint文件吗?

从本质上来说,“PPT”就是你在跟人交流的时候,能从视觉上帮助你更好地向听众传达信息,帮助你讲故事的图片文字和视频。

“PPT”的形式并不重要。

PPT可以是一个电子文件;

PPT可以是一个.pdf格式的文档;

PPT甚至可以是几块硬纸板。

不知道你们有没有看过一个视频,老罗对质王自如,整个过程堪称精彩绝伦。

无论是从前期预测,还是从结果上来看,老罗肯定是吊打王自如,这基本是没有任何悬念的。但如果你去看下视频,你会发现,老罗实际上并没有掉以轻心,相反准备得相当充分,辩论开始前他拿着一大摞硬纸板上台,在后面观众才知道,老罗居然自带了“PPT”参战。

为什么老罗要自带PPT上台?

因为牛人之所以是牛人,牛人之所以能让别人知道自己是真的牛。

在于他们能将自己的想法有效地传播出去,进而影响他人和改变他人。

在牛人眼里,做好一份PPT,这个技能之所以如此重要,正是因为它能够帮助自己实现上面这一点。

有些人创始人,依靠一个商业策划PPT就能拿到几千万的融资。

投资人当然不是傻子,他之所以投资这家公司,自然是因为其综合能力。

我想说什么呢?

一个人PPT做的好,其实本身就是一种综合能力的体现;

一个能制作出优秀PPT材料的人,其本人工作能力,毫无疑问也同样优秀!

PPT的作用是什么?帮助我们去解决问题。

职场工作的本质是什么?想办法解决工作上一个又一个问题。

发现没有,做一份优秀的PPT,你至少要具备一下几点能力:

02 好的PPT材料有哪些共同特征?

记住五个关键词:视角、类型、结构、内容、形式。

① 视角:从3个视角制作材料

这3个视角分别是对方视角、自身视角和数字视角。

“对方视角”,指的是“对方在做出决策时重视什么”。

不同层级,不同岗位,导致不同决策者关注的侧重点完全不同。

比如说,高层领导会以中长期及公司全体的视角(即便某个部门减分,只要保证公司整体加分即可)来看待问题;部门领导则会以短期及部门的视角(自己部门必须加分)来做出判断。

“自身视角”,指的是“在方案中有自己独到的见解”。

既然是我们来负责提出解决方案,我们就必须拥有自己的见解,向决策者推荐合适的解决方案。

有一句话我想大家应该不会陌生:给领导出选择题而不是应用题。

我的建议是什么呢?哪怕找不到最佳答案,也会详细地提出自己认为最合适的意见。

为什么,决策者在做出判断时所想的不单单是“我们要做什么”,当我们提出解决方案后,是需要有人去执行和落地的,也就是说,决策者同时还在考虑“谁能够胜任”。

决策者会这么思考问题,“这个人有自己独到的见解,不妨相信他的意见试试看”。

你如果有自己独到的见解,在接下来的执行和落地中,你自然就拥有更多的机会。

“数字视角”,指的是“拥有提出具体方案的意识”。

为什么要用数字,因为这会更具备说服力。

我们与其说“今后要重视新客户的访问活动”,不如说“每月进行50次客户访问活动”;

我们与其说“引进操作简单且能够提高工作效率的软件系统”,不如说“引进能够缩短65%操作时间的软件系统”。

你可能会说,很多时候我手上没有数据啊。

事实上,正是因为没有数据,才需要去调查。

你去调查了,你和其他人相比,就拥有了信息差,优势就是这么产生的。

② 类型:「给人看的」VS「给人讲的」

PPT一般可以分两种类型。

一种是给人看的,更多偏向说明材料,比如说市场分析报告、销售业绩汇总等;这种材料的重点是结果。

另一种是给人讲的,更多偏向汇报材料,比如说产品发布会,销售改革提议或活动企划报告之类,一般需要将个人意见进行归纳总结的资料;这种材料的重点是解决方案。

在动手做一份PPT材料时,搞清楚这份材料的使用场景,这是一个不可缺少的步骤。

③ 结构:从「问题点」到「解决方案」

所谓结构,简单说就是“让对方更容易理解自己想要表达的内容的顺序”。

请大家记住,一定是先有“问题”,然后才能“解决问题”。

做一款产品,一定是先有“需求”,然后才有产品,需求是原点;

做一个解决方案,一定是现有问题,然后才有解决方案,不然谈什么解决问题。

一般来说,一份解决方案材料,表达顺序可以从问题点出发,再提出相应的解决方案。为什么这种顺序最有效果呢?因为我们制作资料,就是一项把解决问题的流程整理成资料的任务。

④ 内容:六大要素,必不可少

这六大要素分别是:目的、问题点、原因;解决方案、目标、计划。

前面三个要素,是为了使决策者有危机感。

目的:说明为什么提出该方案。

问题点:说明在目前公司存在的大大小小各种问题当中,应该先着眼于哪一个。

原因:说明导致该问题出现的最根本的原因。

后三个要素,是为了让决策者同意你的观点。

解决方案:找出解决方案,并说明在众多解决方案中,为什么只有该方案是最合适的。

目标:说明该方案会在什么时候产生多大的效果。

计划:说明时间表、组织架构、预算等具体的计划。

⑤ 形式:简洁明了,突出重点

很多人在制作材料时,容易陷入设计的误区。

为了设计而设计,为了炫酷而炫酷,为了特效而特效。

事实上,能够凸显重点内容的设计,就是最好的设计。

一个小建议:每一页PPT只用来说明一个观点。

默认把领导当傻子,认为其“每一次只能理解一个观点”。

因为如果在1页资料中包含了两个以上的观点,只会使读者产生混乱。

写到最后:

任何一份材料都应该围绕着读者、目的出发,不然结果只有一个,你写的东西打动不了读者,于是注定实现不了自己的目的。

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