各位看官,请听题:

当今世界,科技高速发展,无纸化办公已经成为一个耳熟能详的词了。然而,各行各业差异巨大,你觉得,无纸化对检测行业意味着什么?

30秒思考时间,计时开始!

叮!时间到!谁来说说?谁?没人啊,那我就自己来了哈~

电子签章如何帮助检测机构无纸化(电子签章如何帮助检测机构无纸化)(1)

关于检测行业去纸化,食品检测机构的小李最有发言权。

这天中午,其他部门的同事喊小李去吃饭。小李盯着电脑屏幕,头也不抬:“你先去吧,没搞完呢我这。”

“你不是检测完了吗?就剩出报告了吧?”

“你不知道啊。做表格,填数据,调格式,哪个不要花功夫?中午没把报告做出来,下午怎么去找几个审核员签字,更不要说发出去了。”

“几个?”同事很吃惊。

小李欲哭无泪地点点头:“三个人轮流签,领导还要盖章,你说我敢吃饭吗?”

同事忽然明白了为啥小李之前常常说,他最头疼的不是检测,而是和检测无关的事。现在看来,检测倒算简单的了!

似乎这种工作模式,除了让小李吃不上饭以外也没啥的。

电子签章如何帮助检测机构无纸化(电子签章如何帮助检测机构无纸化)(2)

但是!小李失去的是一顿饭,企业失去的却是大量时间和人力,这些时间本可以用来做更有价值的事,却被浪费在了签字、打印、邮寄上。

如果有办法能让小李在一台电脑上完成所有操作,想想企业能节省下来的快递费和纸张!效率提高以后,去接更多的活不香吗?!

什么?竟然有人说我画饼!

我小某编什么时候受过这种委屈!

板子微签!

电子签章如何帮助检测机构无纸化(电子签章如何帮助检测机构无纸化)(3)

微签电子签章平台的功能非常多,不过我将按顺序讲讲小李会用到的。

信我的,不信我的,都请跟我来!

Step 1 创建模板

检测员要编制各种报告,格式不一,要求不一。但利用微签,不用每次调格式,预先设定部分内容!

怎么做呢?

我们在微签上上传或创建模板,设置模板中允许填写内容的区域、格式等,将模板分类存放。

检测员检测完以后,选择模板,在可编辑的区域填写检测产品的相关信息,如产品参数、数量、性能等,一份电子报告就生成了。是不是So easy?

Step 2 电子签名

检测报告通常需要多人签字,文件靠人工转递,签字、盖章,审批过程比较长。特别是检测文件很多的时候,更拉长了出报告的周期,还影响客户的满意度。

电子签章如何帮助检测机构无纸化(电子签章如何帮助检测机构无纸化)(4)

所以微签转换思路,报告不用打印,直接在线审批。

不管是一个人签还是多人签,会签还是或签,只要设好审批流程,系统会自动传给下一个审核员签字。就算坐在家里吹着空调吃西瓜,也能对审批进度了如指掌。

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审核员就更方便了,可在电脑上扫码手机写,也可以手机APP上手写,像用笔一样流畅。

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Step 3 电子印章

领导不用随身携带印章,出差在外也能盖章。在微签上,单页盖章、批量章、骑缝章、时间戳、批注,随你签!

电子签章如何帮助检测机构无纸化(电子签章如何帮助检测机构无纸化)(7)

Step 3 自动发送

签署后的文件,可下载为pdf后打印。当然,为了无纸化,我们拒绝打印!

报告无须下载再上传到邮箱,我们直接一键通过微签配置的个人邮箱发送给客户。在手机端可一键分享到微信、QQ。

还嫌麻烦?好,我放大招了!

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小李发起审核任务时,可以设定任务审核签章完成后,自动将公司盖章的报告发邮件给客户。真是懒到家了!

Step 4 一键归档

文件越堆越高怎么办?几年前的检测报告去哪找?

文件不落地,储存电子版呗!

系统中的所有文件都能一键归档到微签自带的文档管理中心,还能上传本地文件,进行集中管理。

听起来有点鸡肋?那支持文件精准、模糊查找,1秒找到5年前的文件呢?

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还不够?那分类存放,编辑标签,有序管理文件呢?

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不安全?我们可以为不同用户/角色分配权限,包括查看、上传、下载、删除等权限,严把企业文件管理的关口。

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互动时间到!

文中4个步骤,有哪一步用到了纸?

没有一步!!!!

有哪一步不比小李的传统方法快?

每一步!!!!

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所以总的来说,

无纸化节省成本,提高效率,对检测行业是非常有必要哒~

而如何实现无纸化呢?

在审批、签章、发送、存放上发力,

用微签串起全流程,

动动手指,文件已行万里路!

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