会议资料的准备是会议前期筹备工作中的重要一环，能够有效的提供有关该会议的所有重要信息，让参会者在会前就对会议有一个简单的了解，从而在会议过程中更好的接收会议信息。因此在会议开启前，会议主办方都会准备以下会议资料。
01 文案
文案一般是经过仔细推敲的，其中清楚列明参加其会议的目的是什么，以及预期要达到的效果。文案的标题是以醒目的会议名称为主。这样做效果最佳，写上具有描述性的副标题也会起到很好的效果。文案中必须提供有关该会议的所有重要信息，包括会议的目的、会议承诺或保证。登记表各项一定要写清楚，所列各项有条理，各项问题应易于理解，每张表上要有充足的空格以便能写下完整的信息。文案必须保持清新，简明和生动，能突出想传达的信息。
资料的文字写的长一些比较好，但到底是多写还是少写好，主要取决于文案所描述内容的多少而定。
以下是对准备资料的一些建议：
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文案要合理使用文字。
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明确告知参会者参加会议的意义、会议的目的等。
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有的内容要用着重表明以示强调。
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为了引起参会者的重视，可提供会议筹划的最新信息。
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如果资料中有图片，要注以文字说明。
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正文要简明，不要让重要的信息埋没在模凌两可的段落中。
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正文中要有行为指令，如“将你的登记表传真给我们或打电话告知”或“填表后请及时上交会所处”等。
02 资料袋
会议通常需要为每个与会者准备好资料袋并在会前分发给他们。资料袋里一般包括以下资料：
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会议议程。
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让与会者了解的有关领导（或权威人士）将在会议上作报告的提纲或报告的主要内容。
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有关图文资料。
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与会人员在会上讨论或交流发言时需要作记载的表格。
除了纸质档资料外，还可以利用鲸会务创建活动会议，使用会议资料上传功能，将会议资料实时展示给参会者。支持上传所有活动相关资料，无格式限制，随需修改，参会者可以方便地查看活动资料并随时下载文件，省去纸质会议资料的制作印刷环节，有效节约会议资料印制成本，更加绿色环保。
03 会议签到表
在会议开始前，为了检查已经通知过的与会人员到会情况（如“准时到会”、“迟到”、“缺席”、“因故请假”等情况），有必要事先准备好会议签到表。
传统会议签到存在复杂低效的问题，需要花费大量人力物力才能完成签到统计工作，而利用鲸会务的会议签到功能就可以高效率地完成签到流程，鲸会务提供扫码签到、刷脸签到、定位签到等4种电子自助签到方式，签到数据后台实时统计、可随时查看和导出，能有效防止代签、防止外人蹭会，且支持多次签到，分段活动便于统计。
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