从事办公室职能类工作的朋友经常会遇到组织会议的工作，怎样组织会议，组织会议有哪些流程和需要注意的细节呢。
一般来说，会议可分为三部分：会前准备、会中准备及会后整理。
一、会议前准备工作
1、发起部门确定会议内容，主要包括会议主题（需要讨论的及预期结果）、会议时间、会议地点、参会人员；
2、突发事件应急预案
会前讨论模拟现场，对突发情况做预案。如人多临时加会等；
3、是否需要宣传（如需宣传，预留时间）；
4、通知参会人员
根据会议需求，提前通知，以便对方安排；
5、会务工作分配
如组织专家评审会：联系在库的专家，邀请对方参加会议。
1）工作分配清晰，提高人员跟踪有效性。
根据专家库，分配给各人员，避免重复沟通。
2）提前统一话术（会议关联信息尽量多掌握，避免对方问一些问题无法回复）、拟好传真、短信等通知模板（一定包含会议时间、地点及联系人，诚挚邀请对方参加）。
3）联系反馈的及时性及信息共享
如电话联系人员和安排食宿人员不同，则需要及时共享信息，并根据会议安排，询问是否有住宿及接送需要，如需食宿要告诉对方如何办理入住及就餐事宜。
4）联系后的整理
对联系后的情况及时进行整理，可以分为几大类：确定来/本人不来，但单位会有人来/有时间就来/发传真后再确定，对未确定的和对方确定下次联系时间，及时跟踪。
6、会议设备调试
提前对会议设备进行调试，如电脑投影是否全屏、话筒及分话筒音量是否正常；
7、桌牌摆放
一定事先确定好位置；
8、资料准备
1）会议资料按桌牌摆放人手一份，根据会议要求，确定是否需要标记及回收；
2）草稿纸、签字笔、饮用水等人手一份，茶水及续水服务间隔时间（可半小时一次）。
二、会议中注意事项
1、专家到场，进行桌牌指引；
2、如某专家参加多个会议，进行会议间的指引；
3、签到表从一侧往另一侧顺序签；
4、如为保密会议，按保密会议执行，开启信号屏蔽，准备手机屏蔽柜；
5、对会议中涉及到公司或岗位的相关反馈进行记录。
三、会议后的整理
1、资料回收：根据发放记录查看是否回收齐全（如有回收）；
2、资料整理：
1）签到表存档纸质与电子版，并附会议介绍；
2）专家信息存档，主要包含单位名称，手机号，专家专业；
3、会议报告：形成会议报告。
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