随着档案工作信息化建设的推进,档案的数字化扫描工作,已经成为档案部门业务工作的重要组成部分。同时伴随着新移交的档案与扫描工作的良好衔接,扫描工作也已经成为档案部门的一项常态化的工作。但是,档案扫描工作是一个一揽子工程,如何有效地规避档案扫描过程中产生的各种风险因素,如何更多地收获扫描成果以及如何更好地保护已有的扫描果实,成为档案部门不得不正视的一个问题。本文就从档案扫描的前期准备、扫描过程、扫描的后续维护这三个阶段出发,阐述对做好扫描工作的几点经验。
1.做好扫描工作的顶层设计
做好扫描工作首先要搞好本单位扫描工作的顶层设计,即扫描工作与有关工作之间的统筹规划,主要分为三个方面的内容。一是协调好立档单位与档案馆之间扫描工作的分工。明确档案在立档单位扫描还是在档案馆扫描,以便于各单位做好自身工作任务的安排。二是统筹好档案部门一个年度内扫描工作任务量与其他工作之间的关系。扫描工作是一项常态化的任务,应该对本单位目前既有的工作量进行统筹,合理制定工作计划。如果工作量过大,必然会导致“赶工”现象,使扫描质量下降,同时还会影响和干扰正常的办公秩序;如果工作量制定过小,扫描速度赶不上档案移交进馆的速度,将会导致档案的积压,而且也会使这些档案无法得到及时、有效的利用。三是规划好要进行扫描的档案之间先后顺序的关系。应该按照对档案利用需求的急缓程度进行扫描,利用需求大的档案优先进行扫描。
2.扫描工作软硬件设备的配置
扫描工作软硬件的配置是做好扫描工作的物质基础,良好的配置可以提升扫描工作的效率。首先是设备配置的效费比问题。由于扫描工作对设备功能性要求单一,过高的配置会造成资源的浪费,应该根据工作的实际需求,合理配置,提升设备的性价比,为单位节约资金。其次是软件的可操作性与方便性。档案扫描软件应该充分考虑到档案部门中大部分人的接受能力。在考虑到软件功用性的基础上,兼顾软件的可操作性和简便性,一般采用封装性比较好的软件产品。如果软件操作过于复杂,势必会遭到抵制,降低工作效率,应该努力在软件的可操作性、方便性与功用性之间寻找平衡点。再次就是设备的配置要考虑到发展的因素,确保现阶段的配置能够满足在今后一定时期内的可用性,避免设备因不能满足发展的需求而过早的更新换代。
3.做好要进行扫描的档案的前期处理
档案部门所存储的档案一般都是采用“三点一线”的方式缝制后装在案卷盒内的。为加快扫描速度,以及确保扫描质量,一般将缝制好的档案拆开,以便于能用高速扫描仪进行扫描。在拆线的过程中,应该谨防刀具划伤档案以及其他因素对档案产生的损伤。对于拆线的速度,应该与扫描速度相配合,一般拆完一卷扫描一卷,这样可以防止由于拆好的档案大量的堆积而造成档案混杂或丢失;亦可以两个人为一个小组,进行分工协作,一个人负责拆,一个人负责扫描。同时,在前期处理中,还应该对先前档案整理的规范性进行检查,如文件名与目录是否对应、档号章填写是否正确、件内页数标注是否有误等,由于归档工作的不认真,在工作中上述错误现象极为普遍。
4.规范有关操作流程与标准
规范有关操作流程与标准是对与扫描工作有关的各个环节操作方法的统一,以便于扫描人员在具体操作时能够有据可依,以防无效劳动的产生,造成人力、物力资源的浪费。一是扫描工作中各个环节都要责任明确,以防在出现问题时互相扯皮,以及由于责任不明确而造成的管理混乱等。二是规范扫描工作的操作流程,确保各个环节工作之间的有效衔接。如扫描人员从库房中领取要扫描的档案要履行严格的借阅程序、扫描数据移交的程序等。三是扫描数据质量标准的统一,如扫描数据信息的存放格式、分辨率等有关图像质量参数的要求。同时,还应该加
强对扫描人员关于操作流程与标准的培训与传达力度,确保他们熟练掌握操作流程、熟知有关标准要求。
二、扫描工作中的几点注意事项1.确保档案实体的安全
在扫描过程中,由于档案所处环境的改变以及扫描仪灯管强光的辐照和高速扫描仪所带来的机械磨损,都会对档案产生一定程度上的破坏。因此,应该注重扫描操作环节中对档案的保护,确保档案的安全。如将扫描工作间温湿度控制在适宜档案保护的范围内,以防止档案从库房中取出后温湿度变化过大而导致破坏;扫描工作间内的安全管理,防水、防火、防盗、防丢失等;扫描工作中工作细节的控制,不在扫描工作台上喝水、吸烟,在每一次扫描工作结束时,应该检查扫描仪中是否遗漏档案等。同时还应确保档案信息的安全,严禁带有密级或不宜公开的档案信息的散播。
2.确保扫描数据的安全
在扫描过程中,确保扫描数据的安全主要是两个方面的内容。一是在工作中经常性的做好已有数据的备份工作。扫描数据与实体相比较更容易丢失,一个不经意的误操作,就可能导致全部数据的丢失,最好做到扫描机器的专机专用,以防止从事其他工作而导致对存储数据的破坏。二是做好扫描数据的安全管理,谨防泄密。虽然归档的文件材料已经退出现行,但是有些档案还具有密级,其所包含的内容仍然不宜公开传播。而且档案数据信息比实体更容易造成泄密与传播,一张光盘或者一个U盘就可以将机器中所有的数据拷贝走,其所带来的危害也就更为严重。因此,我们应该注重扫描数据的信息保密,落实保密责任,严禁将用于扫描档案的机器接入互联网,严禁个人移动存储设备接入扫描用机。
3.做好扫描数据的维护
对于扫描数据的维护主要是确保数据信息的完整性以及对数据质量的控制。一是做好对扫描数据完整性的审查。在扫描过程中,由于失误,可能会导致某份文件或一份文件内个别页面的漏扫或重扫。如果不及时地查出,必将会给后续的利用工作带来麻烦,因此应该对扫描数据做好审查工作,谨防漏扫或重扫现象给数据带来的不完整或不规范。二是做好数据信息的质量控制。对于由于机器及操作原因致使数据极不清晰而无法使用的,要重新扫描;对于数据信息中所存在的“噪点”应该予以消除,但“去噪”工作应该区别对待,应该视“噪点”为档案本身所有的还是由于人为以及机器原因导致的,尽量保全档案的原始性标记。
4.扫描程序的遵守与规定的落实
扫描工作的操作对象是档案实体,由于档案的惟一性与凭证性,不允许发生档案实体的丢失与损毁现象,因此扫描工作中要严格遵守操作程序和规定。一是正确处理好工作与成绩之间的关系。成绩的取得是以安全为前提的,为成绩而违规操作,导致问题发生,必将抵消成绩或造成对成绩的否定。因此在日常的扫描中,要处处小心,严格履行有关规定,谨防丢失以及损毁现象的发生。二是做好有关程序遵守与规定落实的监督。加强在各个环节中对扫描人员的工作指导,帮助其规避一些易发生的误操作,纠正工作中不良习惯,确保扫描工作在安全的基础上出成绩。
5.做好扫描人员的保障工作
扫描人员是扫描工作的主体,是最为积极的主动因素。给予工作人员适当的关注,做好各方面的保障措施,将有利于效率的提高和工作的推进。首先是工作量的合理制定。工作量的制定既要考虑到档案部门对扫描工作进度的需求,又要兼顾扫描人员自身的承受能力以及熟练程度,使他们在相对宽松的任务要求下开展工作。其次是谨防有关职业病的发生。有些档案由于保管不善会有发霉现象,在工作过程中,扫描人员应该戴上口罩以隔绝因翻动档案而产生的灰尘,减弱档案所产生的气体对人体呼吸道的刺激,谨防鼻炎及有关呼吸道疾病的发生;扫描仪以及电脑都会产生一定量的辐射,长期工作在这些设备前,会出现头痛、耳鸣、神经衰弱、视力下降等症状,扫描中要劳逸结合,避免过度疲劳。第三是给扫描人员适当的经济补助,作为一种激励手段,体现人性化关怀,鼓舞干劲。
三、扫描工作的后续维护1.扫描档案的缝制
档案扫描工作结束以后,要对先前为适应高速扫描仪而拆开的档案进行重新缝制,恢复其原有的整理状态。一是缝制中要耐心、细致,谨防缺页以及页序不对等现象的发生,并对档案原件的完整性做一次检查。二是在缝制过程中要注重对档案的保护,尽量减少因第二次缝制对档案的再破坏。在可能的情况下,尽可能的利用档案上原有的针孔进行缝制。三是对有关破损档案的修补。对由于档案自身的老化或者操作原因而产生的破损,应该给予修补,并在修补时注意对其原貌的保护,保证其凭证性。对由于老化而产生的字迹消褪以及纸张发脆现象,也应该采取有效的补救措施,保证其可用性。
2.档案的清点、移交
在一定量的档案缝制完毕以后,要对其进行数量上的清点,做最后一次检查,确保档案的完整性。在工作中由于不细心可能会出现档案丢失以及缝制错误等情况的发生,应该及时发现,并采取补救措施。在移交过程中,扫描人员与库房管理人员应该履行有关交接手续,做到权责明确,有据可查。库房工作人员在将档案重新放入库房以前,应该对档案进行必要的处理。如对档案进行消毒、杀虫,以防带入扫描过程中接触到的尘埃、霉菌以及害虫,而对库房中其他档案造成感染和破坏。
3.扫描数据的备份工作
档案数据在经过审核以后,应该及时地导入单位数据库服务器中。但由于扫描数据是以比特流的形式存放在计算机中的,如果计算机系统瘫痪,就极易造成扫描数据的丢失和不可读,因此根据“不要把鸡蛋放在一个篮子里”的安全原则,除了在服务器中的数据以外,还应该通过其他方式做好扫描数据的备份工作,备份数据并非冗余数据,可以起到以防万一的作用。对于备份策略,应该选择多样化的存储模式进行备份,即依照原来“鸡蛋”的模式复制几个一样的“鸡蛋”,并将这些“鸡蛋”分别盛放在几种不同的“篮子”里。这样,不管哪一种类型的备份受到破坏,均可以通过其他类型的备份得以恢复。
同时还应该对备份数据进行定期检查,检查存储载体的物理状态及其所存储数据的可读性和可用性,以便于及时地发现,及时地挽救。鉴于目前存储载体的高密度性,如果存储载体某一小部分出现问题,就有可能导致“全军覆没”,因此,定期进行信息检查对备份工作是非常必要的。另外,如果数据信息采用特殊的格式,我们也应该
注意该格式读取软件的备份与升级。
4.数据出现问题时,切勿“病急乱投医”
数据信息一旦出现问题,应该启用备份数据信息来进行数据恢复,如果备份数据信息失灵,应该着手对丢失或破坏的数据信息进行修复。修复一定要通过正规渠道进行,切忌个人乱操作。对数据信息的修复应该找技术比较雄厚、经验比较丰富的公司。否则个人的乱操作、误操作以及修复操作的反复进行容易导致信息的覆盖,造成二次破坏,增加信息恢复的难度,使数据恢复的成功率下降或使数据修复的成本增加,给单位造成更大的经济负担。
例如 DRS数据修复中心是一家专业的数据恢复单位,他们的技术专家发现,7%的客户在灾难发生后反复开机,导致客户里有28%的数据不可恢复；42%的客户在灾难发生后没有进行任何操作,其数据恢复成功率达到97%；20%客户自己修复或送其他公司修复过,二次修复和开盘在技术难度和修复时间上有所增加,成功率会有所下降。在数据修复以后,应该尽快做好修复后数据的备份工作。
来源：北京档案
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