办公室是一个单位的枢组,是办文、办事、办会的综合机构,对内协助领导工作、担负着参谋、组织、统筹、沟通、协调、监督等作用,同时也是单位对外的窗口。新形势下如何把握办公室的职能定位,推动办公室工作规范化、科学化、制度化运行,如何提质增效应对新挑战新变化,在更高层次上发挥作用,为审计高质量发展提供坚强保障、是必须深入研究的重大课题。当前,办公室工作唯有与时俱进、开拓创新,不断提质增效才能更好发挥作用。受各类办公室工作培训课程启发,结合这些年办公室工作经验,作者认为主要从以下四个方面做到提质增效。

提高办公室工作质效的思考(浅谈办公室工作如何提质增效)(1)

一、勤字当头

(一)勤字体现在“学”上。在办公室岗位工作,必须具备一定的政治理论水平、文字综合能力组织协调能力和综合管理经验。任务干头万绪“学习”是基础,将政治理论学习和业务知识两手抓,学政策、学理论、学规矩,随时掌握国家的大政方针政策,把学习和工作紧密结合起来,做到及时学、常常学、深入学,不断锻炼政治敏锐性、语言表达能力和文字功底,提高办公人员的综合素质。


(二)勤字体现在“写”上。写一手好文章是办公室的必备技能勤写勤练才能不断提升写作水平。平时注重积累,多读书看报,将有触动的好文章保存下来,经常描摩分析,养成记录习惯,变被动写作为主动练笔、同时,不断捕捉工作重点、创新亮点,利用好每一次信息宣传、总结材料和领导发言等锻炼机会,提炼总结,逐步形成自己的写作风格。

(三)勤字体现在“说”上。统筹协调是办公室的主要职责,这就要求办公室人员善于沟通、勤张口,勤沟通,才能在交流中理顺关系、化解矛盾、解决问题,确保领导的决策顺利实施,营造融洽、和谐的工作环境。既要做好内部协调,及时协商争取共识,实现同轴共转。齐心共抓;又要做好外部沟通。争取上级部门和兄弟单位的理解和支持,实现桥梁和纽带作用,少走弯路。

提高办公室工作质效的思考(浅谈办公室工作如何提质增效)(2)

二、服务为先


(一)服务体现在“细”上。细节决定成败,细节体现态度,办公室工作无小事、会务安排、电话接听、材料校对、咨询服务等看似不起眼却事关工作作风,一着不慎可能满盘皆输、这体现的是个人能力,代表的却是单位形象,因此,对待办公室的每一件事都要时刻秉持严谨细致的工作作风、常怀“如履薄冰”的心态,多思多想多回顾,仔细检查每一环节是否有疏漏,每一个步骤是否衔接顺畅,每一项工作是否部署到位,确保不出差错。


(二)服务体现在“准”上。办公室服务做得好不好,关键要看方向对不对。要充分领会上级精神,把握领导意图,做到情况明、想得全、把得准。在领导决策前,深入调查研究,掌握情况,为领导决策提供参考依据,在决策时,紧密跟踪领导思路,准确理解领导意图,以便能够及时安排部署工作,确保领导意图能够准确实现。


(三)服务体现在“精”上。办公室工作没有最好,只有更好。要高标准、严要求对待每项工作,强调“精品”意识,力求每一件事情做到点子上。“精细、创新、规范”办文,“无错、高效、标准”办会“顺畅、快速、优质”办事。在打造精品上下功夫,不断提高服务水平。

提高办公室工作质效的思考(浅谈办公室工作如何提质增效)(3)

三、效率至上

(一)效率体现在“前”上。为了提高办公室的工作水平和工作效率,办公室人员必须努力实现从被动应付到主动服务的思维转变,凡事想得远一点,思考深一点,在主动服务中体现价值。不能坐等吩咐,要不断增强工作的预见性,强化超前意识,力求想在领导之先,谋在领导之前,提早一步做好准备工作,在领导决策后迅速贯彻落实,在被动中寻求主动,提高工作效率。

(二)效率体现在“快”上:将“效率”摆在首位,强化效率意识弘扬”立即行动、马上就办”的工作理念立足一个“早”字落实一个“快”字收集情况,捕捉信息要快,不让任务在自己手上耽误、不让文件在自己手里延迟,强化科学统筹、抓紧时机、反应敏捷、有序推进,养成干净利落的良好工作习惯、高质量、高效率地完成每一项工作任务。

(三)效率体现在“实”上。将“落实”作为重点,以务实求真的态度狠抓落实,规范工作秩序,加大督查力度,充分发挥办公室督促检查的职能作用,对于其他部门承办的重点工作、各类会议议定事项和领导交办的工作,制定完善并落实责任制,按计划将工作职责分解到每个人,做到人人有事干,事事有人管。及时检查督办、了解工作进度和工作困难,推动问题解决和工作落实,做到抓一件成一件,事事有回音项项有交代。件件有着落。


四、创新驱动


(一)创新体现在“思“上,坚持“身在兵位、胸为帅谋”,坚持把握大局,始终站在政治的高度、领导的角度去思考问题,从全局的高度分析研究和谋划工作。用新思想、新理念武装头脑想领导之所想,谋领导之所谋,深入调查研究,坚持问题导向,注意事物发展规律,严格工作运行程序,敢于打破思维定势,找准工作切入点,把握工作着力点,解决工作之难点,在实践中探索创新,在工作中勤思考、常描摩、善总结,持续推进办公室理念、制度、方式方法等创新。


(二)创新体现在“度”上。办公室是行政和管理的重要部门,要做到服务领导有高度,献计献策有深度,综合服务有温度,协调督办有力度。把据工作有尺度,协助领导根据本单位的情况建立科学、高效、有序的运行机制。坚持”制度管人,人人平等”原则,抓好各项规章制度的落实,严格考核、公平奖惩,充分发挥全体干部的积极性和创造性。

(三)创新体现在技”上。想要提质增效就要在技术和方法上与时俱进。在技术上不断加快办公自动化、信息网络化、管理科学化建设。在方法上不断学习、总结创新,学会抓主要矛盾,先急后缓,先主后次,在日常工作中健全工作机制,建立工作台帐,不断完善工作流程,大力推进工作规范化,增强工作主动性、时效性、科学性,变被动为主动。

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