知乎上有个高赞的问题:

办公室工作需要技巧吗?

问这个问题的是一个初入职场的毕业生,因为特殊情况影响,她就近解决就业,来到一个私人企业业打工。

因为专业不对口,公司看着小姑娘年轻,就暂时安排在办公室,跟着打打杂,实习期过后再给她定岗。

小姑娘每天有点像“便利贴女孩”,负责打印、复印、收发、会议准备等等杂事。说忙不忙,说清闲也不清闲。

小姑娘大约干了半个月,就去辞职,因为她认为,办公室工作完全是侮辱自己的智商,没什么技术含量。

关于做好办公室工作的几点思考(办公室工作繁杂不好做)(1)

有很多提示的女人

这个小姑娘的想法,很多人应该也是这么想的,在他们眼里,办公室就是什么人都能干得了的工作,没有什么可比性,不属于技术岗位。

事实真的如此吗?

我们可以想象一下,如果没有办公室,一个公司会怎么样?

会陷入混乱之中:

日常后勤没有保障,说句不好听的,上厕所可能什么都没有人管;

各部门之间不对付,鸡飞狗跳,再也没有了平衡;

正常工作开展的通知、协议等安排,也都乱糟糟的:

……

关于做好办公室工作的几点思考(办公室工作繁杂不好做)(2)

忙碌凌乱的办公室Busy messy office

除了这些以外,现在的办公室工作是包含有人事行政与人力资源在内的综合性工作,很多单位也称之为综合办。

哪怕单独拿出来的行政工作,也不是像前面大家认为的谁都可以。因为工作是有技巧的。

比如,为什么办公室有的人能够很好地领悟上司的指令,事项办得妥妥的?

为什么每次业务招待,座次安排不出错?

为什么公文写得又快又好?

这些都在办公室的工作范畴之中,但如果没有细心研究与琢磨,根本就无法收获其中的技巧,就像开头的那个姑娘一样,她就是完全的蒙蔽了自己。

你可能会问,那该如何获得这些技能呢?

知名职场大V石头哥就用自己的秘书工作经验,给我们写了一本不装的职场指南,让我们通过读取他的经验,提升我们的办公室工作能力。

这本书就是《秘书工作手记1:办公室老江湖的职场心法》。

关于做好办公室工作的几点思考(办公室工作繁杂不好做)(3)

石头哥就像一个老江湖,手把手的传递办公室工作的秘诀,帮助我们更好的提升,打开职业晋升的通道。

整本书的语言很有趣,并不会像其他的干货书一样完全的干巴巴,而无法继续读下去。

关于做好办公室工作的几点思考(办公室工作繁杂不好做)(4)

那么,办公室技能有哪些呢?

第一,要有“眼力见”

生活中,我们常说,对人要有“眼力见”,说的就是,知道对方的想法,在对方实施之前,就提前想到做到。

工作上的“眼力见”与之相似,就相当于是一种“默契”,对方的意图,自己立马就能够解读出来。这个眼力见,可不是很简单的事情,它是思考加上实践的行为。

在书中,石头哥说,有眼力见,是一种善于帮助别人,让人感到舒适和尊重的行为。

关于做好办公室工作的几点思考(办公室工作繁杂不好做)(5)

很多人没有眼力见的主要愿意,将自己看得过高,总以为自己了不起,办公室工作是屈才,自然对待工作的时候,能用5分心完成,绝对不会用6分,自然也不会做这种“眼力见”的事情。

但事实上,如果办公室工作有眼力见,在公司都可以横着走,因为很容易获取到别人的信任与支持。

书中举了一个陪领导应酬的案例:

说的是你陪领导应酬,房间里面坐满了人,但服务员只有一个,有点手忙脚乱。

你看到这种情况,是继续保持坐着,等待被服务员伺候,还是站起来去帮忙,给大家倒茶倒水呢?

如果是前者,你考虑的是自己的高水平学历,以及自己的过去经历,自认为的高等,是自尊心作祟,凸显的是你的死板,过于清高。

如果你是后者,你会得到全屋子人的注目,以及为大家服务的真诚终将为你换来更多的福报,比如你跳槽的时候,刚好对方老板是你这次服务的人。

你的品行与气质,都在这次的表现中了。

关于做好办公室工作的几点思考(办公室工作繁杂不好做)(6)

办公室有眼力见,绝对不是说说而已,它真的可以让你获取更多的目光,甚至晋升,因为你的真诚,得到了别人的真诚回应。

第二,公文写作是核心

职场中,用到动笔的东西还真的不少,从每年的各种总结,再到各种计划的审批推进,等等,全都是动手动笔才能够实现的。

办公室的公文写作,那就是除掉个人的正常文字,更多的是对外的文字表达,比如给领导写各种演讲稿、对外函等等。

很多人说,能不写的时候,坚决不接领导的公文稿子,因为写得好也还行,写不好免不了一通臭骂,为了避免这些,直接不接手。

关于做好办公室工作的几点思考(办公室工作繁杂不好做)(7)

一个打字的办公室女人的手Hands of an office woman typing

石头哥说,给上司写稿,可不是为了完成工作而写,而是通过写稿,获取更多的提升:

字里行间是领导的思想与口吻,这些充斥着上级对下属的关注,学习对待别人的方式,如何更加友善并让对方接受。

不要小瞧自己办公室工作,通过写文,还可以了解领导是怎么一点点地推进工作的,从开始到结束,包括中间可能遇到的困难,疑难点,等等,都是怎么化解的矛盾。

通过了解这些,下一次再遇到类似的问题,办公室就可以直接处理了。

每个人的站位不同,思考问题的广度与深度也不相同。帮上司写稿的过程,就是让自己站在高位,思索领导的本意并实践。

关于做好办公室工作的几点思考(办公室工作繁杂不好做)(8)

写文是有案例做支撑的,而案例在公文中,基本就是当前的第一手资料,非常的稀缺,同时办公室对第一手资料进行相关的清理

石头哥在书上说,写作是一本技艺,一种能力,材料是给领导写的,但写作能力是自己的,没有人可以拿走。

第三,组织会议显示能力

组织会议不容易,除了对应的人,还有事,毕竟参会人员都要通知到,并且会议前还要做好相应的会议准备。

很多人会说,组织会议有什么难?不就是有一间会议室,再就是打印几份现成的材料而已吗?

这话可不对,组织一次会议,考虑到的方方面面 一点都不能少,并且会议的规格不一样,要求上面更是严谨得多。

会议前要给各参会方下通知,通知要全面、严谨,不能丢三落四。比如参会地址,最好是详细一点,包括如何到达,避免参会者找不到地方的尴尬。

关于做好办公室工作的几点思考(办公室工作繁杂不好做)(9)

会议中,做好相关的后勤服务工作,比如续水,当然,更要注意实际开会中的不偏题讨论与会议的进行。

会议后,按照相应会议规格要求,形成会议文字版,经过上司审核,统一发出。

当然,会议中的材料准备、会议室的布置格局等等,这些也都是根据会议性质而来,一定是细细琢磨再做准备。

第四,与时俱进的能力

时代发展越来越迅速,特别是互联网的发展,所以才有了一切皆可“云”。

作为办公室一员,要具有比一般员工更敏感,及时地抓住“云”的学习与探究。

就拿很火的云盘文件传输来说,既可以让自己方便放置,也能够让对方很容易查阅资料,不需要再通过快递传来传去。

关于做好办公室工作的几点思考(办公室工作繁杂不好做)(10)

当然,现在短视频的活跃,让很多的公司在数字化转型中,看到了一丝商机,所以,很多企业就安排人员调岗,设置相关的运营岗位,一般这些岗位的人员都是办公室人员,因为他们看到新鲜事物会更容易去了解,甚至在还没有任何风声的时候,自己就已经研究透了,差的只是一个机会而已。

当然,除了四个主要的能力,像酒桌文化、宴请规则等等,这种必不可少的招待工作,也是办公室的一项技巧,在这本书中都有体现。

关于做好办公室工作的几点思考(办公室工作繁杂不好做)(11)

作为老江湖的石头哥,通过这本薄薄的书,传递给我们很多职场能量。

你还认为办公室就是谁都可以做得了的工作吗?

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