如何区分发文机关代字中的“发”“文”“函”“电”？
公选王遴选网 童教授
2019年10月22日
今天有公选王遴选笔试学员问：“公文中的字号有发，函，请，但是有用“字”的吗？有北市委字[2019]1号，这样的公文字号吗？我百度，没有一个准确的答案，《党政机关公文格式》《党政机关公文处理条例》中也没有对此作说明”。
这类问题有一定共性，现解读如下：
发文字号由“发文机关代字 发文年份 发文顺序号”组成。比如《湖北省人民政府办公厅关于进一步规范民生工程项目建设的通知》，其发文字号为“鄂政办发〔2018〕42号”。“鄂政办发”是发文机关代字，“2018”是年份，“42号”是发文顺序号。
《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）对发文字号只明确了“年份和发文顺序号”的编排格式要求，对“发文机关代字”并没有提出明确格式要求。这里，按照常用惯例对“发文机关代字”作一些分析解读。
仔细研究“发文机关代字”一般由三部分构成，以“鄂政办发”为例，第一部分为发文机关区域代字，如“鄂”，就是发文机关所处行政区域的简称；第二部分为机关名称代字，“政办”就是指“政府办”，“政”就是指“政府”；第三部分就是发文性质代字，“发”就是“下发”之意。有的部门为某项工作在第二部分和第三部分中间加上“工作性质”代字。如“食品”“安全”等。在党中央、国务院发文中就不需要区域代字了。如“中发”“国发”“中办发”“国办发”。
如何区别文件中常见的“发”“文”“函”“电”？
“发”是指下行文，且属于比较重大的事项，常用于“通知”“意见”“办法”等文种的发文代字；如每年中央一号文件，就用“中发〔20**〕1号”作为发文字号。“国发”就是国务院下发的重要通知、意见等，“国办发”就是国务院办公厅下发重要意见、通知等。省、市、县以此类推。如《湖北省人民政府办公厅关于金融支持实体经济发展的意见》（鄂政办发〔2018〕46号）。
“文”是指上行文，常用于下级对上级的请示、报告事项。如《福建省人民政府关于申请设立福州新区的请示》（闽政文〔2014〕412号）。
“函”有几种用法。一是不相隶属关系单位或单位职能部门之间商洽工作、询问、通报和答复问题等时用“函”作为文种时的发文性质代字。比如《国家卫生计生委办公厅关于通报亚麻籽适用标准的函》（国卫办食品函〔2017〕1259号），该文件的主送单位是质检总局、食品药品监管总局办公厅，文种和代字都用“函”。二是相隶属关系单位之间也用“函”作为代字。常见的是“国函”“国办函”。《国务院办公厅关于成立国务院就业工作领导小组的通知》（国办函〔2019〕38号），《国务院办公厅关于做好政府网站年度报表发布工作的通知》（国办函〔2018〕12号），文种是“通知”，主送单位是“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”，也是相隶属关系，为何用“函”作为发文代字？这就说明事项比较单一、不是特别重大事项时，就是下行文的“通知”，也可以用“函”作为代字。还有一种情况，就是主送机关比较单一，也可以用“函”，比如《国务院关于同意撤销深圳经济特区管理线的批复》（国函〔2018〕3号），该文主送机关是广东省人民政府；比如上级机关到下级机关考察调研，发文代字和文种都可以用“函”。如，《湖北省住房和城乡建设厅关于协助开展有关调研工作的函》（鄂建办函〔2019〕117号），主送单位是“武汉市、襄阳市、宜昌市住建局、城管委、房产局、园林局、公积金中心，厅机关有关业务处室，厅直有关单位”。
“电”是指电报、电传形式的发文代字。如《湖北省人民政府办公厅关于稳定生猪生产保障市场供应的通知》（鄂政办电〔2019〕78号）。
“字”在国家机关公文发文代字中一般不用。主要常见于原来法院判决书。如“（1997）郑中民一初字第256号民事判决书“其中（1997），是1997年受理的案件，郑中代表郑州市中原区人民法院，民一是民一庭审理的案件，初是一审，256号是法院按受理案件顺序的编号。现在判决书也有不用“字”了。如“（2019）皖0422民初1227号（判决书）”。
另外，在组织人事部门，发文代字中也常见“通”“干”。比如“鄂组通”“鄂组干”。《中共湖北省委组织部关于召开2018年度基层党组织组织生活会和开展民主评议党员的通知》 （鄂组通〔2019〕５号）；《中共深圳市盐田区委组织部关于郭建武同志任职的通知》(盐组干〔2018〕195号)。
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