你有没有遇到过,说话让你着急的人？你耐心听了5分钟，还是不知道对方想说的事情是啥。
还有，你给领导汇报工作，领导不满意，批评你汇报的不够精炼，提醒你，要说重点。
不管是说话没有重点，还是汇报不够精炼，像这类情况，都是在传递信息时候，没有使用倒金字塔结构。
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什么是倒金字塔结构？倒金字塔结构是金字塔结构的逆向思维。倒金字塔结构是一种新闻写法结构，按最重要信息、次重要信息、一般重要信息的顺序结构来进行讲述事件。
倒金字塔结构在新闻写作中被广泛使用，但是，使用倒金字塔结构的第一人却不是记者，据说是，是林肯的陆军部长埃德温·M·斯坦顿。在林肯遇刺的事件中，斯坦顿对外宣布事件情况，没有按常规的方法去讲述事件的前因后果，而是在开始就先说事件的结果，也就是人们最关注的信息部分。后来，倒金字塔结构在新闻写作中，尤其导语部分应用广泛。
在生活工作中，我们常常遇到向别人或者领导讲述汇报一件事情，如果用倒金字塔结构进行叙述，就会让信息又快又准确地传递给对方。
倒金字塔结构的好处是可以在最短时间里，传递出最有价值的信息。这个结构，可以让对方迅速了解你的意图，然后双方可以围绕主题，展开有效地沟通，提高沟通效率，节约沟通时间成本。
相对于，金字塔结构和电梯30秒理论来说，倒金字塔结构更能提高沟通效率。金字塔结构强调先总体表述，然后分主题表述；电梯30秒理论强调的是，先叙述是什么，然后再引出为什么和怎么办；而倒金字塔结构是以信息的重要程度，从对方最关心和最重要的部分开始叙述。
使用倒金字塔结构的好处可以体现在以下4点：
1. 适应生活和工作中的快节奏要求，快速让对方了解你要表达的目的和意图。
2. 你在向对方表述时候，可以避免对方开始听不懂和不知所云的迷惑。
3. 可以让双方的沟通，迅速进入主题，然后围绕主题展开沟通讨论，让你的每一次沟通都有质量和实际效果。
4. 节约时间，提高传递信息量的效率。越是在时间紧迫的情况下，倒金字塔结构的表述方法，越能让你思路清晰，迅速关注到事情的重点部分。
倒金字塔结构的表述方法也有它一定的局限性和缺点。比如，表述的过程缺乏悬念、没有时间、空间的顺序感、信息容易出现零散性。
所以，想要更好的使用倒金子塔结构，就需要掌握一些原则和步骤。
倒金字塔结构的使用原则
用于表达的结构方法有很多，每一种结构都有它的优缺点，只有将这些结构方法放在最适合的场景下使用，才能发挥它的最大作用和效果。
对于倒金字塔结构的使用原则有以下3个：
第一个原则：需要结果的场合下使用
倒金字塔结构是将最重要信息放在第一位去叙述，一般来说，一个事件的结果是最重要信息。那么，当人们关注事情结果时，你就可以使用倒金字塔结构。
比如，你要给领导汇报解决问题的情况，你就可以先告诉领导问题解决的结果，然后再汇报解决的过程。对于工作中的解决问题，领导最关心的是问题解决的结果，而不是解决过程。
如果你先把解决的过程讲了5分钟，领导会失去听下去的耐心，甚至打断你的汇报。所以，当你把结果先告诉领导，然后再按解决过程中信息的重要程度，依次汇报给领导，领导在知道了结果后，也会顺着你的汇报思路继续听完。
但是，如果你是在给别人讲故事，想要设置悬念引发人的好奇心，增加故事的趣味性，那么就不能用倒金字塔结构，因为这个结构直接开门见山，会破坏悬念氛围。
这就是选择适合场景的原则，在合适的时间、合适的地点，做合适的事情，选择合适的表达方式，才能让你的沟通事倍功半，提高效率。
第二个原则：要事为先
在时间管理中，都会提到要事为先的原则，是指在进行时间任务管理时，要把最重要的事情放在首位来计划考虑。同样，在进行倒金字塔结构表达时候，也要选择最重要信息先表述的原则。
对于一个事情的信息传递，因为传递双方的角色、位置不同，所以你想要表达的信息，不一定都是对方想要获取的信息。那么，你在传递信息时候，就要知道这些信息中，哪些信息是最重要的信息，哪些是不重要的信息，这样才能按倒金字塔结构去表述。
比如，你在开车时候，发现堵车了，这个时候你最关心的是，什么时候畅通，接下来才会关心堵车的原因，最后才会去关注堵车的双方是什么情况。
这就是一个事件中，各种信息重要程度的不同。信息的重要程度也不是一成不变，会随着对方的角色和双方的场景决定信息获取的重要程度。比如，你和处理堵车的交警，关注的角度和重要信息会不一样。
所以，在进行倒金字塔表述时候，抓住对方想要获取最重要信息是什么，这是表述的重点。
第三个原则：尽量避免信息的碎片化
因为倒金字塔结构的表述，是按信息重要程度去依次表述，所以会出现表述出来的信息是碎片化，没有时间、空间感，容易造成后面表述的混乱。
这个时候，在表述完最重要信息后，就适当地加入主题表述方法，也就是需要有一定分主题意识，结合信息重要程度进行叙述。不能东一榔头西一棒子，让次重要信息和一般重要信息出现表述碎片化。
《沟通的艺术》这本书中提到：“沟通的重要性绝不至于维持生存而已，它也是我们认识自
己的方法——事实上，是唯一的方法。”
在向别人表述事情的过程中，也是对自己思路和回顾事情的一个梳理和复盘。使用好倒金字塔结构会让你的表述更为精准和迅速，也给别人留下说话干净利落，不拖沓的好印象。
倒金字塔结构使用步骤
想要用好倒金字塔结构，具体到实际使用中，需要以下四个步骤来完成。
第一步：收集信息
不管你是给领导汇报工作，还是对别人表述事情，你先要对事情的整体信息组成部分，做到心中有数。收集信息的过程，是为了提高你在表述过程中对事情的了解和熟悉程度。
有些人在面对领导和向别人讲述事情时候，本身就会紧张，如果再对信息掌握不够全面和熟悉，那么就会加剧这种紧张，出现表达不清楚，印象分也会大打折扣。
第二步：梳理和筛选信息重要程度
把事情的相关信息都收集后，就需要你对这些信息做出梳理和筛选。梳理，是对信息进行甄别和整理，让每一条信息就准确和真实有效。在梳理的过程中，也能让你的思路更加清晰，有条理和逻辑性。
筛选，是把梳理后的信息，进行重要程度的划分。在这个过程中，你不仅要考虑自己，最想要表达什么信息，还要考虑对方最想要获取什么信息。
然后来衡量这些信息的重要程度，一般来说，一个事情的结果就是最重要，也是你最想说，对方最想做知道的信息。次重要信息和一般重要信息，可以是事情的经过、分析原因、相关背景，这些都需要你根据实际情况进行确认重要性程度。
第三步：有技巧的表述
当前两步准备工作做完后，你就可以按倒金字塔结构，重要信息、次重要信息和一般重要信息的顺序，向对方进行表述。
这个过程中，也需要讲究表达方面的技巧。比如，在给领导汇报的时候，如果领导的时间有限，你就可以根据时间随时结束汇报，因为最重要信息已经在最开始表述完成，所以对于后面信息逐渐的不重要，随时放弃也不会影响你整体的沟通目的。
再比如，你在给家人表述一件事情时候，当你表达事情的结果或者你的观点，对方可能会立刻，加入自己的看法和讨论，你可以放弃后面次重要和一般重要的信息，先听取对方的想法。或者，可以将自己的这些信息表述加入对方的讨论中，最终达到沟通顺畅的目的。
第四步：做最后的总结
在倒金字塔结构中，最后的表述是一般重要信息，甚至是一个事情的细枝末节，一般对方听到这里，需要获取的信息，都已经全部了解了，对方倾听的耐心基本也已经用完。
这个时候，你需要对这次沟通谈话进行一个简单的总结，可以再次强调最开始的最重要信息，也可以询问对方还有什么想法，做最后的沟通确认。
这样以来，一个即使5分钟的沟通过程，因为有了倒金字塔结构，也会让你的表述既快又精准，让你的沟通不拖泥带水，给对方耳目一新的印象，最重要，可以提高你的沟通效率，节约沟通时间成本。
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