跟国内不同,国外更常使用电子邮件来交流信息。

那么,怎么写电子邮件才礼貌得体,更容易给客户留下好印象呢?

我在网上整理了一些比较常见邮件用语,分享给大家。

希望有用啦~

抬头:

Dear [name]:比较正式,第一次投递简历时候可以用。

Hi [name]:亲切友好,相对不是那么正式,和对方熟悉之后我经常就用这个

Greetings: 一般在不知道对方名字的时候使用,比如说直接投递某个翻译公司而不知道招募者具体名字时

Hi (everyone/ guys):发给一群人的时候使用,非正式,项目经理跟一群译员联系时,经常是这么开头的

外贸邮件的格式(先简单了解一下怎么写英文电子邮件)(1)

开篇问候:

“I hope you…”

国外客户通常会先客气地寒暄一下,然后再讲正事。

I hope you are well/all is well /I hope this email finds you well:关心一下对方,百试不爽的客套话

I hope you had a great weekend/week/day: 根据具体时间而定

I hope you enjoyed your vacation: 假设对方刚从假期归来

I hope you feel better soon:假设对方请了病假,祝愿对方快点好起来。

回复的话,一般会说hanks for your kind/lovely words之类

进入正文:

I am writing to you about… :用在正文开头,开始说正事了

I am writing to ask/enquire/let you know/confirm/to update you on/ask for…:想要询问/告知

Might I take a moment of your time to…: 非常礼貌地请求对方

I am reaching out because…: 说明联系目的,但不太正式

表达感谢:

Thanks for… 这个还蛮重要的,基本我能看到的每封邮件都要找个理由感谢一下==

Thanks for letting me know:感谢对方告知

Thank you for your understanding/patience:感谢对方耐心(不直接道歉)

Thank you for your email about…:基于此前邮件回复

Thanks for sending/asking about/attending: 感谢对方发了文件/询问某事

Thank you for reaching out (to me):感谢对方联系自己,不太正式

Thanks for your feedback on/your suggestion: 感谢对方的反馈/建议,收到审校反馈之类时用得上。

外贸邮件的格式(先简单了解一下怎么写英文电子邮件)(2)

提醒对方:

Just a quick/friednly reminder that…:用来提醒对方。在邮件提及多个事项时,也可以用这个表达

Please note…:我觉得可以用来提醒对方自己寄出了invoice

Quick reminder…:相对不正式

I wanted to update you: 可以用来告诉对方项目进展

I’d like to inform you that…:比较正式地告知对方某件事

Just a quick heads up: 这个是项目经理经常会用到的,简单补充一点信息,非正式

发送文件

I’m sending you [file’s name] as a pdf file. 在向PM返回文件时用得着,顺带说明文件格式。

I’ve attached [file’s name] for your review: 发送文件供审查

Could you please sign the attached document and send it back by [date]?: 这个是项目经理常用的,比如让译员签署NDA

Please see the information below for more details about…: 提醒对方查看更多信息

Here’s the document you asked for/we discussed: 提供对方所需的文件(比如说证书啦,学历证明啦之类)

More information is available at [website]: RM用来介绍公司,或者译员也可以用来吸引对方来查看自己的个人网站。国外译员挺流行给自己建个个人网站的。

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