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Excel 中最伟大的发明是「数据透视表」。

如果给这个最上再加一个最,那最最伟大的肯定是 Power Query。

可惜,很多同学还在用 2013 甚至更早版本的 Excel,无法享受 Power Query 强大的威力。

这节课,我就带大家来感受一下。

01

问题描述

【Excel 基础训练营】里,有学员提问说:

excel两个表数据分析(服气月薪3W的Exceler居然是这样合并多表数据的)(1)

在群里答疑的时候,我没好意思直接说,这里我要表达一下想法:

提问的方式,很容易暴露自己的职场表达能力、和逻辑能力。

学会 Excel 能升职加薪,都是蒙人的。

真正打动老板,让他有给你加薪想法的是,是职场的逻辑能力、表达能力,最终转化成解决问题的能力。

我尝试着把问题重新梳理了一下。

❶ 有 4 张原始数据表。

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每张表里,都包含了不同公司的还款统计信息:

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❷ 有 1 张汇总的表格。

这个汇总表里,汇总了 4 个「业务员」工作表里的信息,可以整体掌握各个公司的还款情况。

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❸ 如何跨表查询,而且自动更新。

如何根据 4 个分表,核对「汇总」表里各个公司的还款状态?

如果 4 个分表里的数据发生了变化,如何实现自动更新?

02

原因分析

WHAT 这是什么 ◆

本质上,这是一个多表合并(多个还款记录合并),然后实现两个表格数据匹配的问题。

多表合并

多表合并的话,方法还是蛮多的,最简单粗暴的就是手动复制粘贴。

还可以使用合并计算,添加多个区域实现数据汇总。

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另外还可以使用方方格子等插件,进行傻瓜式的操作,更加高效。

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数据匹配

两个不同表格数据匹配的话,当然是使用万金油函数 VLOOKUP 了。

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但是跟这位同学分析清楚了思路之后,他还是不知道该怎么做?

WHY 为什么还是不会 ◆

不知道多表合并的方法

多表合并的操作,已经超出了提问者的认知边界。

很多 Excel 难题的根源,是我们不知道还可以这样做。

不合并表格自造烦恼

提问者要求不能合并表格,又给这个问题平添了很多的困难。

很多时候,为了排版和打印好看一些,小白用户,经常给自己加一些奇葩的要求,把自己的整的死去活来。

HOW 怎么做 ◆

方法还是有的。

我们可以用 Power Query 来解决这个问题。

03

解决方法

合并多个工作表 ◆

❶ 新建 Power Query 查询。

在「数据」选项卡里,选择从工作簿文件导入数据。

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选择整个工作簿文件,点击「转换数据」。

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然后就进入到了 Power Query 的界面。

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❷ 在 Power Query 中合并工作表。

筛选需要合并的工作表。

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然后删除不需要的数据列。

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展开 Data 列,完成数据的合并。

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调整数据标题,提取第 1 行作为标题,并删除其他标题。

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❸ 关闭并上载表格。

数据合并之后,在「开始」选项卡里,点击「关闭并上载」,将结果加载到 Excel 表格中。

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你注意到没有,数据合并之后,原始的工作还存在,没有影响原有的 sheet。

VLOOKUP 匹配数据 ◆

在「汇总表」中,添加 VLOOKUP 公式,匹配每个公司的还款状态。

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数据自动更新 ◆

如果有数据更新的话,在 Power Query 合并后的数据上,点击右键,选择刷新即可。

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04

总结

关于 Power Query ◆

Power Query 的好处就在于:

❶ 原始明细表的内容,不会受到影响;

❷ 数据是链接的,可以一键刷新统计结果。

关于数据理念 ◆

另外,数据库的理念也非常重要。

在小白用户眼里,「业务员」这几张表,只是不同的工作表,而在 Power Query 高手眼里,是不同数据库的数据。

小白看到的是多工作表合并,Power Query 高手看到的是「追加查询」。

理念不一样,方法和效率的起点千差万别。

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