编者按：在日常的工作、学习和生活中，我们总是避免不了效率问题，我们也总是希望能够学习和掌握一套高效方法，从而在任何方面都做到游刃有余。然而，世界上并不存在通用的高效生产力系统。这篇文章，原标题为How to Build Your Own Productivity System，作者是Dan Silvestre。Dan在这篇文章中，结合自身经验，向读者介绍了如何根据自身情况构建属于自己的效率系统，希望对你有所启发。
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每一天，都只有24小时，不多不少。对于生活在地球上的所有人而言，大家拥有的唯一相同资源，可能就只有时间。因此，高效的时间管理这项技能才显得如此稀缺。
如果懂得如何规划自己的效率和工作，就会给你一种优势，让你变成时间管理行家。然而，并不是人人都有这种优势。
高效地管理自己的时间，一点都不简单。一些人可能会借助于某种系统来管理自己的各项工作，而有些人可能根本不知道从何而起。
在这篇文章中，我将讨论如何打造并构建一套属于自己的效率系统，从而高效地管理自己的时间。
要实现这一目的，只需要按照以下五个步骤来执行：
一、先删除，再优化二、构建你的效率系统三、加入效率诀窍四、找到真正要解决的问题五、高效地授权
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一、先删除，再优化
我自己储存的照片和视频录像，容量已经超过了300G。
自智能手机推广应用以来，我们可以随时随地拿着手机拍照，记录生活中的美好时刻。
过去几年来，我拍摄了成百上千的照片和视频。不久之前，我把所有的图像和视频文件全部转移到了Dropbox云盘，同时还把它们全部备份在了一个移动硬盘中，以防万一。
整理照片的过程中，其实有一个比较棘手的问题。
很多时候，对于同一处景象，我可能拍摄了若干张相同或相似的照片。所以，我不得不花时间挑选最满意的照片，然后再把其它的照片删掉。之后再单独新建一个文件夹，并把这些整理好的照片放进去，再按年份归类整理所有的文件夹。
通常情况下，我都是直接在Dropbox云端中直接完成上述整理步骤的。这就意味着，我电脑和移动硬盘中的照片还是“老样子”，并没有同步更新。但每当从手机中转存新照片时，我又是直接把它们转存至电脑系统盘中的。
前不久，我去了日本和美国旅游。回家后，我想把相机里的所有照片转存出来并进行整理。
然而，问题马上就来了：应该把照片转存到哪里去？
Dropbox文件夹中的照片都是整理过的，所以并不是所有的照片都在Dropbox。之前所有的照片肯定都在电脑的硬盘上。至于移动硬盘，我也不太确定到底有哪些版本的照片。
所以我决定，我必须要行动起来，一次性把所有的照片都进行同步整理和归类。
而整理的第一步，我选择先删照片。实际上，那300G的照片和视频，大多都是重复的，或者拍摄效果不好。所以，实际有用的照片也许只有100G。然后从中再删掉一些不重要的照片，应该可以做到只剩40G至60G左右的照片。
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于是，我大胆地把所有文件夹的照片都导入了一个相同的文件夹，就开始准备删掉所有的重复文件。在这个过程中，我也借助了一个软件，从而让软件帮我自动删除相关文件。
此外，我还运用了一个高效时间管理法则——二八定律，来快速地完成这个动作：其中20%的照片和视频，是否占据了80%的存储空间？
这个答案，非常明显。许多重复拍摄的视频片段占了大部分存储空间，所以不到五分钟的时间后，所有的文件就只剩下200G了。
然后，我就必须地手动挑选希望留下的照片。注意，这里是选择留下的照片，而不是选择删掉的照片。
之所以这样做，是因为我之前在日本整理收纳达人麻理惠（Marie Kondo）著作的《怦然心动的人生整理魔法》（The Life-Changing Magic of Tidying Up ）一书中，阅读到的这样一句话：
重要的，不是要丢弃什么，而是要保留什么。
当你只保留你喜欢的东西，你会爱上每一张照片的。
现在，每天花上我都会找十分钟的时间，浏览这个文件夹，并挑选出我想保留的文件。我想，应该用不了几周，就可以完成这个任务。这里就涉及到第二步——借助某个效率系统。
这样做有什么好处？对于手上所有的东西，直接开始优化整理，实际上是一个经典的新手错误。
如果你想对你的日常工作进行优化，你应该把所有的任务写在一张纸上。然后，花几分钟进行思考。对于每一项任务，都要问自己这样一个问题：这项任务能不能帮你实现目标？
只要是不能帮你实现目标的任务，统统删掉。先删掉，再优化。
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二、构建你的效率系统
一旦把不重要的东西删掉过后，就只剩下可以帮你实现目标的任务了。接下来，就应该构建一套属于自己的效率系统，从而按重要性对各项任务进行排序，并依此完成。
不过，首先要注意的是，世界上并没有完美的效率系统。你应该根据自己的需求和工作习惯方式，构建一套属于自己的效率系统。
你可以借助现有的各种效率系统，然后从去其糟粕，取其精华，从而为自己量身定制一套属于自己的效率系统。
一旦把这套系统的“大脑”构建完毕，也就是说形成这套系统的主要框架后，你就可以再深一步，通过效率诀窍对组成这个系统的各个部分进行因地制宜的优化。
为了帮助你构建自己的效率系统，以下有7种常用的效率系统可以供你参考：
- 待办事项清单（To-Do List）：这是最简单的一种效率系统，也是其它多种效率框架的基础。细分而言，它还可以分为多种类型，包括“必做事项清单”或者著名的“艾维·李方法”（Ivy Lee Mothod，即每晚入睡前按重要性依次写下明天要做的最多六项任务，第一项任务没完成绝对不做第二项任务）。
- 7个习惯：这套效率系统基于史蒂芬·柯维（Steven Covey）著作的《成功人士的7个习惯》（The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change）一书而来，主要是关于思考我们将如何改变工作和生活方式。你也可以通过这篇文章详细了解这套生产力系统。
- 把事情做完（Getting Things Done，GTD）：这套效率系统是基于戴维·艾伦著作的《搞定：无压工作的艺术》（Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity）一书而来。如果你想了解这套效率系统的工作原理，你可以参考这篇文章。
- 轻松搞定（Zen to Done，ZTD）：这套效率系统是基于效率专家莱奥·巴波塔（Leo Babauta）著作的《轻松搞定ZTD：终极简单的效率系统》（Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System）一书而来。ZTD是基于GTD而形成的，但其关注的是行为习惯，而不是这个效率系统本身。
- 看板（Kanban）：“看板”来源于日语词汇。它是一套视觉效率系统，通过敏捷项目开发框架普及开来，特别适合团队协作。如果你想了解这套效率系统的工作原理，你可以参考这篇文章。
- 坚持到底（Don’t Break the Chain）：这套方法是美国著名单人脱口秀喜剧演员杰瑞·宋飞（Jerry Seinfeld）提出的，是非常简单的效率系统之一。在我之前的一篇关于如何计算效率的文章中，专门对这套方法进行了描述。
- 番茄工作法（The Pomodoro Technique）：这套效率系统源自弗朗切斯科·齐立罗（Francesco Cirillo）著作的《番茄工作法图解:简单易行的时间管理方法》（The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time Management System That Has Transformed How We Work）一书而来。这套系统的工作原理是把番茄时间设为25分钟，中途专注工作，不允许做任何其它无关的事情，直到番茄时钟响起。如果你想了解这套效率系统的工作原理，你可以参考这篇文章。
花一点时间了解上述7种效率系统，特别是其工作原理。接着，你的主要任务就是取其精华，然后形成自己的一套系统。至于什么是精华，这个问题因人而异，必须由你自己去决定。
不过，你仍然可以参考以下高效效率系统的6个主要特征：
- 简单易学：如果这套系统你研究了一个小时还没上手的，那就不太适合。
- 设置简便：设置自己的这套系统，应该只需要花几分钟，而不是多少个小时。
- 无需过多维护：这套系统可以协助你高效工作，同时使用这套系统只会占用你很少的时间。
- 适应你的工作方式：好的效率系统，可以支持你的工作习惯和方式，而不是让你去配合这套系统。
- 适应能力强：它还应该可以根据不同使用人的不同工作方式，进行适当性调整。比如，可以根据自己的需求爱好，添加不同的效率诀窍。
- 协作简便：这套系统应该可以兼容多人甚至上千人同时使用。
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三、加入效率诀窍
构建自己的效率系统后，你就可以开始考虑更深层次的东西，并在系统中加入一些效率诀窍和规则。
你可以将这套效率系统设想为电脑或手机系统，而效率诀窍就可以理解为电脑系统中的软件或者手机系统中的App应用。
效率诀窍应该充分利用你的操作系统，从而让你的工作体验更加友好。
以下这九个效率诀窍，是我自己喜欢的，希望对你有所启发。你也可以根据自己的习惯和需求，找到适合你的效率诀窍。
- 两分钟法则：如果你能够在两分钟内完成某件事情，那自己就立即做。不要让别人去做，也不要在待办事项清单上写下这项任务，因为你做这些事情所耗费的时间，都有可能不止两分钟。然而，如果两分钟内无法完成的事，你就应该开始做。你可以把它设置成你的待办事项（并把它切分为若干项子任务），然后通过你做一系列两分钟内能完成的事情而得到的动力，依次完成这些子任务。
- 番茄工作法：这个技巧也可以用作效率诀窍，但前提是只在一天中的某个时段使用。我自己是每天早上使用这项诀窍，首先要花两小节番茄工作时间段专注写作，然后再做其他的事情。如果运用正确合理的话，这将是一项非常高效的时间管理诀窍。
- 飞行模式：在专注某项工作时，开启手机的飞行模式。此外，你还可以给自己设定一些自动化规则。比如，每天早上九点至十一点自动开启手机的飞行模式。
- 关闭所有推送通知：关闭手机、平板电脑以及电脑的所有推送通知。
- 二八定律：在前文的照片整理任务重，我已经使用了这项诀窍。值得注意的是，永远要关注能够带来80%结果的那20%。
- 诱惑捆绑（Temptation Bundling）：如果遇到不太感兴趣的任务，你可以尝试将它与你喜欢的任务进行捆绑。比如，当你给客户发说明邮件时，你可以打开播放器，收听自己喜欢的音乐。
- 批处理（Batching）：顾名思义，批处理就是把同类型的任务进行批量处理，从而你可以保证用同样的心态高效完成任务，并且不破坏你的工作流，比如给不同的人发邮件或打电话，或者处理相关的数字表格等。
- 帕金森定律（ Parkinson’s Law）：主动“减少”自己的空余时间，从而逼迫自己更快速地完成某项任务。
- 选择在周末计划自己的工作：在每周星期天的时候规划自己下一周的工作，可以把接下来要做的事情写在邮件里，并把这封邮件发给自己。这样它就可以每天提醒你执行相关工作。
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四、找到真正要解决的问题
下一步，就涉及到真正的高效时间管理，即找到自己真正要解决的问题。
即便删掉了不能帮你达成目标的任务，你仍然还有许多要完成的任务。但这些任务的权重并不是相同的。
你必须要根据任务的重要性和紧急性来进行评估，从而找到既重要又紧急的任务，这些任务就是我所谓的“真正要解决的任务”。
找到真正要解决的任务，你可以借助艾森豪威尔矩阵，把所有的任务都列在下图中的四个象限内。
艾森豪威尔矩阵的优点在于，它可以适用于宏观的效率方案。比如，我这一周应该怎么做？当然，它同时也适用于日常的细小任务。比如，我今天应该做什么？
紧急又重要的任务，你必须要积极主动地去对待，同时它们还可以助你实现长期的远大目标任务。比如：
- 上司发送给你的有关你所负责项目的邮件
- 打电话给大客户，从而拿下一笔销售订单
- 写一篇文章，并且在网络上发表
同时，紧急但不重要的事情，也会对你的目标实现产生影响，但这些事情基本都是整个过程的一小部分。
每天早上（甚至前一天晚上），你可以借助艾森豪威尔矩阵，让自己意识到哪些任务对你实现目标起重要作用，哪些任务的影响力又比较小，从而找到自己接下来这一天的工作重点。
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五、高效地授权
这一步，是构建自己的效率系统中最难的一步，即如何高效地授权。
如果授权不当的话，你可能会因此特别沮丧，不仅工作完成质量不高，还有可能根本无法按时完成相关任务。在过去的自身经验中，我总结了如下5个高效授权的方法，希望对你有用：
- 授权给对的人：要确保被授权对象拥有必要的技能和能力。
- 提供清晰的指导：按步骤写下被授权任务的指导说明，要做到尽可能详尽。对于某些任务，比如数据输入，我通常还会借助Recordit这个软件，亲身示范并录屏给被授权对象以供参考。
- 明确结果：你对被授权任务的期待和要求，要尽可能详尽地告知被授权对象。比如，成功完成这项任务的考核标准是什么？这项任务的截止完成时间是什么时候？
- 主动澄清确认：在被授权对象阅读或浏览相关指导说明后，主动问他们，是否有不明白的内容，并且在必要的情况下更详尽地解释（如果必要的话，还可以重写指导说明）。
- 反向再次确认：最后一步，则必须要求被授权对象重述相关期待和要求，让他们通过理解并用自己的话重述这项任务是什么，从而确保他们充分理解了这项被授权任务。如果他们理解不正确的，则需要你再次解释或说明。
译者：井岛俊一
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