别让你的工作机会止步于一封邮件！
用邮件向外教请假该用什么格式？
怎样使你的求职邮件从百人中脱颖而出？
邮件通知除了“收到”，我们还能回复什么？
无论是在国内上学、出国留学还是工作，电子邮件都是必不可少的沟通工具。为了避免不恰当的邮件给阅读者留下不好的印象，学习写好一份邮件是非常有必要的。
那么，怎样才能写出一份得体的电子邮件呢？
4月28号中午，正无穷·泡腾圆桌分享会请到了来自北师大珠海分校DFI国际传媒设计课程教授应用文写作的杨勤老师，抽丝剥茧一层层为我们分析如何写电子邮件。
分享会现场
一封简单的电子邮件里包含着不少的学问。分享会上，杨勤老师从地址、主题、称呼、正文等十个方面为我们讲解了如何写出一封得体大方的电子邮件。
地址首先，杨勤老师简述了收件人、抄送、密送所代表的含义。
众所周知，收件人是收件人地址的意思，而抄送和密送这两个功能，因为在学校生活中用到的机会少，所以很少有学生清楚它们的意思。
抄送的意思是抄送收件人地址，英文全称是Carbon Copy，缩写Cc。收到抄送邮件可以不回复，只需要阅读。填写了抄送收件人的地址的话，邮件的所有收件人都能够看到抄送收件人已经收到该邮件的副本。
在工作中，抄送收件人通常是老板，偶尔会抄送给同事。抄送邮件给老板是为了让老板了解公司运作过程，跟进工作进度。除此之外，抄送还发挥着存档的作用。邮件存档很重要，它能够确认待办事项，防止沟通漏洞出现。
密送是指密件抄送，又称“盲抄送”，英文名称：Blind Carbon Copy ，缩写Bcc，收件人和抄送人看不到密送人，而密送人却可以看到所有人。密送有保护隐私的功能，它可以保护各个密送收件人的地址不被其他人知晓，同时可以使收件人节省下收取大量抄送的E-mail地址的时间。
主题
杨老师说，主题很重要，它应当符合内容本身，但不宜太长，如果主题不当会被邮箱系统判断为垃圾邮件。
老师布置的作业有时候需要学生发送邮件上交，而他们的邮件如果没有主题或是主题不清，就很可能被丢到邮箱垃圾桶，老师就无法收到邮件了。
主题的作用等同于标题。主题应当简明概括信的内容以及发送此邮件的目的，可以是一个词或短语，但切忌含糊不清，要善用动词，长短适中。老师列举了一个取消会议的例子，如果能写成“明日会议取消”，就不要写成“明日的会议取消”这种更复杂的句子。
有时候，我们难免会在邮件内互相回复，谈及多个话题。但老师建议一封邮件最后只针对一个话题得出结论，最好不要在一封信内谈及多件事情。
如果邮件很重要，可以在标题里使用“紧急(URGENT)”，“重要”的字样，还可以改变颜色，像这样：紧急：请于今天内提交报告！
但是不要滥用颜色，滥用颜色容易造成收件人视觉疲劳。
回复对方邮件时，收件人应当根据回复内容需要更改标题，或者更改关键字反映新的内容，不要让人看到一大串“Re:”，应以保留两个为宜。
错误示例：滥用颜色及“Re”太多
称呼邮件正文内需要有称呼，不能把收件人的名字写错，称呼要和收件人清单一致，不含抄送人。
同辈好友或者同事可以直呼其名，不熟悉的人最好连名带姓地称呼，可以在名字前加上dear。
长辈或上级要注意头衔的使用。
很多人都会起英文名，英文名可代替全名在邮件内使用，如：Dear Tom，Dear Mr.White，Dr.prof. 等等。如果对方有职务，则按职务写尊称。
一定要记住，上级称呼需要加上职位。国外会更注重学位头衔，因为在国外取得学位头衔不容易，一个简单的"Doctor"、"Professor"就代表了他的学识、地位以及你对他的尊敬。人数和称谓要一致，不能一个老师的名字前有"尊敬的xxx"，而其他老师的名字前没有。在有多个收件人的情况下，可以在邮件内使用"各位尊敬的xxx"、"各位同事"、"大家"、"Dear all"等词语。
开头邮件的开头格式跟普通信件的开头一样，要有开头问候语。如果是主动写信要标明写信的意图，做自我介绍。
回复邮件可以首先表示感谢。感谢内容可以是兴趣、回复、帮助、反馈等等，如：感谢您对我的…的兴趣。
正文老师提醒我们，正文部分一定要简洁明了，如果絮絮叨叨让人抓不住重点，就很难给阅读者留下一个好印象。
如果具体内容确实很多，正文应当只作摘要介绍，然后单独发送附件进行详细描述。如果一定要在正文内交代多项事情，最好把话题分为几个小主题，每个主题一段（通常是两三句话）并标明序号。交代的内容要写清人物、时间、地点、因果、方法等，这样才能高效沟通。如果在邮件内实在说不清楚，最好打电话进行交流。
“：）”等表情符号的使用要视场合而定。亲密朋友间使用不会不妥，而在严肃的邮件里一定不要随意使用表情符号。
结尾邮件结束之前，要记得再次感谢收信人。如，谢谢您的合作；如果您有任何疑问请随时与我联络；期待您的回信等。
签名
签名范例
邮件的签名档并不是所有人都需要的，把电话、传真等信息罗列出来只是为了让沟通更有效率。签名档通常会列出发件人的一两个联系方式，告诉收件人如何最快地联系上发件人。
附件杨老师举例说，她在邮箱查收作业时总是会收到很多无名氏的作业，打开附件，里面就只有熟悉的“新建文档”四个字，没有标明班级、科目、姓名等信息。她需要不断下载文档，打开查看里面的内容，浪费了很多时间。
所以，如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。附件文件的名称应能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。如果是发送作业给老师，需要姓名在前，作业名称在后。正文中应对附件内容做简要说明。如果附件是特殊格式的文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。
邮件回复注意事项1、及时回复Email，重要电子邮件应在2小时内回复对方。
2、如果无法及时确切地回复，应先回复“邮件已收到，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”等信息告知对方。
3、如果正在出差或休假无法及时回复邮件，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
4、不要就同一问题多次回复讨论，针对此种问题，电话沟通则更为有效。
5、要注意区分Reply（单独回复）和Reply All(回复全体)，转发敏感或者机密信息时要小心谨慎。
6、要有针对性地回复。回复问题时最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
练习为了能够直观看出学习效果，老师让同学们尝试自己写一封电子邮件发到泡腾圆桌的微信群上，并对邮件进行了点评。
同学们的练习作业
最后这次的分享会与大家的学习生活息息相关，分享会过后，同学们纷纷表示，之前觉得发邮件是一件无足轻重的事情，但现在看来，邮件的每一个细节都需要我们去特别注意。一封得体的邮件确实会给收件人留下极好的印象，毕竟，连发邮件都这么细心，工作上还有什么地方会不考虑周全呢？
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