邮件里如何做表(隐藏在邮件里的8项法则)(1)

“The devil is in the details细节决定成败”,这应该是每个律师要牢牢记住的话。

作为执业律师,每天须经手大量邮件,养成良好的习惯会成为加分项。在此,我们和大家分享关于邮件形式与内容上的八项法则,以供读者参考,希望大家可以在邮件收发中展现出专业的职业形象!

1.合理使用发送/抄送/密送功能

一封邮件中的发送、抄送、密送都涉及不同的对象。大家需要清楚地知道,收件人有义务受理这封邮件所涉及的主要问题,理应对邮件予以回复响应;被抄送的人仅需要知晓这封邮件,并无义务对邮件予以响应;而被密送的人更多情况下是“悄悄”收到邮件,收件人与抄送人对此都并不知晓。基于不同的需求,我们可以合理使用这三项功能。

此外,发送、抄送中的各收件人排序应遵循一定的规则。以律师给客户发送邮件为例,一般情况下,我们要遵循客户优先、高职级优先、核心成员优先的规则,以此体现职场礼仪。

2.利用主题传递有效信息

邮件的主题能让对方快速地了解邮件用意。因此,主题要简短,不宜冗长。在尽可能短的文字中传递出有效信息,由此也能为客户节省时间。

同时,针对同一主题的内容,尽量不要频繁地新开邮件,而应在源话题下形成系列邮件,这样才能供收件人及时把握过往的沟通内容;而如果邮件的周期过长,后期邮件内容偏离原有主题,则可对主题进行一定的修订调整。

3.根据不同客户调整细节

针对不同的客户群体,我们在邮件的撰写上往往需要一些不同的小习惯。

比如给外资客户写邮件时,主题及内容应尽量使用全英文,否则在对方的邮件系统上很容易显示为乱码;此外,字体、字号也是值得商榷的细节,中资客户倾向于宋体 Times New Roman,而外资客户则更倾向于Arial;新型互联网公司喜欢小而美的精致字体,而传统国企则喜欢清晰、大气的字体……当然,这也并非一成不变,关键是我们要在邮件的往来中发现客户的使用倾向,并去适应客户的邮件撰写习惯。

4.善于突出重点

邮件的正文部分切忌长篇大论,更不应该把重点穿插在长长的邮件中间,这样不仅自己表达起来散乱,对方阅读起来也很费力,容易错失重点。

因此,我们可以利用项目符号及编号的方式,确保内容清晰明确,使邮件看起来更富条理性;此外,还可以适度利用粗体、下划线、斜体、大写等方式,突出重要内容,帮助客户醒目的看到。而在回答客户的问题时,也可以将答案设置成和正文其他内容不同的颜色。

格式颜色也不宜太多,否则相当于没有体现重点。

5.目的清晰,要素完整

一封好的邮件,需要依据不同的诉求,确认不同的内容形式,委托事项、报价方案或者是简单的问题回复,都有不同的邮件表达方式。

但是不管形式如何,开头最好结论先行,以终为始,以便阅读者快速掌握你要表达的内容和意思。这样一来,即便收件人因为时间匆忙或者被杂事打扰而没有太多时间读邮件,只是匆匆扫一眼,他也会明白并记得邮件的核心内容。

6.关注保密义务

对于律师来说,很多时候我们邮件的收件人可能是合作方,比如另一家律所,我们需要和对方沟通基本的案情,讨论客户的情况。但是在初次给对方发送邮件时,作为律师,这些案件的案情不可以向对方全盘托出,我们需要提前保证,在此过程中没有利益冲突,且双方有保密义务,从而在保密协议的基础上进行进一步的沟通。否则,这过程中就很容易产生误会与麻烦。

7.用好结尾

结尾处除常规的寒暄外,还可以将它充分利用起来,比如给对方一个时间节点,请对方在什么时间段内回复,这样可以把邮件的节奏掌握在自己手中。

发送之前我们需要整体检查一遍,格式是否完善,叙述是否流畅,有无遗漏附件,以及尽可能避免拼写错误和错别字。

8.附件亦要件

如果一封邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件;在附件个数比较多的情况下,我们可以采用逐个编号的方式使内容更加清晰,邮件正文中亦应当有对附件的逐一说明,方便收件人进行后续操作。特殊情形下,将多份邮件储存在压缩包中发送也是一个不错的选择,因为这可以选择加密压缩。

以上关于撰写邮件的八项法则,供读者学习和参考。多一些专业,多一些闭环,凡事有交待、件件有着落、事事有回应,希望大家都能成为细节控!

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