首先先说一下媒体邀约是什么？
媒体邀约这个词简单易懂，就是根据企业的公关事件、展会活动向媒体发出邀请，邀请成功之后媒体会派新闻工作者到活动或事件现场核实取材，并在相应的媒体上进行刊登报道。简而言之，邀请媒体采访报道的过程就叫媒体邀约。
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一般什么时候需要媒体邀约呢？（这里专指商业性质）就是需要新闻曝光扩大影响面的活动。其实媒体邀约在性质上有着明确的要求：
1.活动内容及主题具备一定新闻性；
2.活动面对社会公开；
3.主办方具备正规企业资质或行业资质；
4.活动稿件或发稿方向贴合实际与活动。
在如今的活动、会议、展览、赛事等现场中，多多少少都能看到媒体的身影，无论活动的规模大小，在活动前期的线上宣发也能看到媒体的报道篇幅，媒体已俨然成为活动中不可或缺的重要部分。
而媒体在活动中的作用主要分为以下2种。
第一种：媒体作为媒介传播渠道，帮助主办方扩大活动影响力，增加关注度。
第二种：媒体作为活动的承办方或合作单位，深度合作，并有专题页报道。
在媒体公关传播过程中，对媒体的了解和运用，会直接影响到企业品牌传播的最终效果，很多企业内部并没有专门的公关部门来负责媒介，办活动做展会的时候，为了省心省力，会选择直接一并外包给供应商（活动公司、公关公司、媒体公关、网络公司），那么，作为活动负责人、策划人该如何正确邀请媒体到场呢？
邀请媒体到场之前，前提是一定要有详细的媒体计划表，这样才能进入到以下流程。
一、正式与媒体记者对接
首先，你自己要搞清楚你邀请媒体到现场是为了做什么？包括邀请的媒体组成部分（主流媒体、视频媒体、纸媒还是电媒？还是KOL或网红），这里就需要做一份邀约媒体的详细名单，然后一一取得联系确认，一般来说，除非关系够硬或活动本身有足够吸睛的地方，媒体才会选择到场。所以较难邀约的媒体机构可以外包给专业的媒介公司来负责（尤其是媒体数量较多的情况下采用此方法），计划好媒体的数量，活动的预算，最终的传播效果，媒体公关公司就能妥善帮您把事情办好了。
二、确认媒体记者现场事务
落实邀约到场的媒体所做的工作有哪些？例如：活动现场造势，新品重点拍摄，采访领导讲话，那么，就需要一份比较详细的采访前的提纲，以及活动的背景介绍。
三、安排出行日程
确认媒体和事务后，就需要向到场的媒体发送邀请函，邀请函也分为这几种形式（纸质邀请函，和信封形似、电子邀请函、DIY邀请函），在邀请函内需要注明的是，媒体到场的时间和地点，要精确到分钟和活动地点的具体楼层。同时，如果媒体是从异地赶到现场的，需要再注明交通出行方案，并且是否会有专车负责接送等问题要落实到文字上，包括住宿接待。
四、现场对接
活动现场，会有媒体记者的独立签到处，并且还需要礼仪接待，负责指引媒体进入会场坐席，如现场有产品体验区和采访环节，也需要安排妥当。活动结束后，也需要确认媒体的返程时间和再次表示感谢之类的话。
五、跟进发稿情况
一般在活动开始前，或活动当天主办方就需要提供1-3份不同类型的新闻通稿给到媒体手中，活动现场照片经过精修处理后也要立刻给到媒体。在发稿的环节，也会遇到媒体拒稿或审核不通过时，所以，一定要提前备好补充媒体名单。
六、保持良好互动
媒体关系需要靠人情和多维度的关系网组成的，并非是纯粹的商业合作关系或利益冲突关系，所以，需要借助社交工具和媒体保持良好的沟通关系尤为重要，逢年过节代表公司送 送礼品和贺卡之类的也很重要。必要时可以组建一个服务于公司的媒体沟通群。
看到这里，也许会有许多人问大汪，为什么没提及到“车马费、伴手礼”等问题，不是不想提，而是因为车马费和伴手礼是历史遗留问题，就好比家长给孩子的老师买礼品一样，情有可原，却法不责众。
媒体管家
媒体管家，隶属于上海软闻网络科技有限公司，是国内具有影响力的媒体传播机构，也是中国本土成立最早的公关传媒公司之一。媒体管家官提供媒体邀约、新闻记者邀请、媒体采访报道、新闻软文发布、个人企业专访、人物访谈拍摄、视频直播、照片直播、视频拍摄剪辑等服务。
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