大家好，欢迎来到小高PPT，我是小高老师！
不知道你是不是总是遇到以下问题：
平时在各种自媒体平台看过无数教PPT的炫酷操作小技巧，白嫖各种PPT、Keynote课程，看完之后就以为自己学会了，满心欢喜地点个赞和收藏，但当老板给你一份任务让你做一份PPT时，却发现自己头脑一篇空白，做PPT无从下手，不知道怎么开始！
即使开始了，也是开始乱套网上的操作效果，各种效果堆砌，效果不佳，导致反复修改，开始手忙脚乱，怀疑自己，怀疑人生！
但那些被称为“PPT高手”的人，他们是如何制作PPT的呢？他们为什么就不会手忙脚乱，做出来的PPT还那么简洁优美呢？
答案很简单，他们做PPT的时候，有自己的一套工作流程。
什么意思呢，就好比你在大公司请假，需要走一个流程，第一步要怎样做，第二步要怎样做，……最后审批通过，所以你不会看到一个人走请假的流程会手忙脚乱的吧。
所以，你现在应该明白了，做PPT也只是一项很普通常规的工作，做好PPT和做好大部分工作一样，也需要一套好的工作流程。
因为有了好的工作流程，工作效率才会大大提高，充分利用协调各个资源，减少错误和延误。
想象一下，在正确的工作流程指导下，PPT像产品一样被高效批量生产出来，不但减少了大量脑力的损失，还能更快更好做出PPT，节省大量时间，早点下班陪家人朋友，不香吗？
废话不多说，开始进入正文。
如果你现在使用的还是office2003、2007、2010版本的话，麻烦升级到2013版本以上。因为从2013版开始，相比旧版本发生了变革性的变化，增强了平面设计功能，比如取色器，布尔逻辑运算等……
就是说，2013版、2016版、2019版或者office365版本都是可以的，个人建议更新到office365或office2019版。
如果你使用的是最新版本的WPS的话，其实也是可以的，只不过相比微软的PowerPoint来说，部分功能会缺失。但对于职场办公来说，也基本够用。
至于苹果的Keynote，排版方面参考一下即可，因为界面有很大的不同。
首先，PPT高手的软件设置和普通人的是不一样的，即使每个人会有自己的一些个人风格的偏好，但其中一些设置时共通的，设置好某些操作，对后续的工作的进行是有极大帮助的。
（1）自定义快速访问工具栏
在 PowerPoint 这个软件中，大家应该或多或少听过快速访问工具栏，而默认的快速访问工具栏只有保存和撤销等几个选项，而高手则会把做PPT常用的选项设置到快速访问工具栏，这样就可以减少因为去找这个选项而浪费的时间，不要以为这样相差不了多少时间，如果你做的PPT有80页，快速访问工具栏设置好了，能节省下多少时间，自己想象一下吧！
以下为小白和高手的快速访问工具栏：
在高手的工具栏中，按照图标顺序依次添加了以下工具：
左对齐、居中对齐、右对齐
顶端对齐、中部对齐、底端对齐
合并形状（布尔逻辑运算）、横向分布、纵向分布
插入文本框、插入图片、插入形状
插入图标、插入图表、插入SmartArt图形
置于顶层、上移一层、下移一层、置于底层
组合对象、取消组合对象
这个快速访问工具栏有什么好处呢？好处多得是了，就比如插入文字，普通做法是要三步才能开始绘制文本框：
而点击快速访问工具栏的插入文本框，只需要一步就搞定：
看到了没？而插入图片、插入图表、插入形状也是同样的道理，三步变成一步，不香吗？
还有一键对齐文本框：
一键调整图层位置：
一键进行布尔逻辑运算：
这么好用的快速访问工具栏，如何设置呢？
很简单，看以下操作就懂啦：
我上面的快速访问工具栏都是根据自己平时制作PPT时常用的，且尝得比较深需要几步才能调出的，大家也可以根据自己的习惯调整出属于自己的快速访问工具栏，但千万不要贪多噢，设置太多的快速访问工具栏等于没有设置，因为太多也会导致你寻找图标的时间增多。
（2）设置自动保存
我们在做PPT的时候，肯定会遇到忘记保存，或者突然断电，或者电脑突然死机的情况。
所以为了避免白白浪费我们辛苦的工作成果，做PPT时设置自动保存非常有必要的。
设置的操作步骤为：文件>选项>保存。
保存时间不建议太短，3-5分钟就比较合适，还能更改自动保存的文件所在位置。
（3）增加撤销次数
我们人生没有后悔药吃，但做PPT时有后悔药，那就是撤销，因为我们做PPT时很难一次性做到完美，撤销必不可少，但PPT的默认撤销次数是20，这个时候手动增加撤销上限，就可以解决没撤销几下就撤销不动的问题了。
撤销的设置方法和自动保存类似：文件>选项>高级，然后更改次数到50-100次，这里我就不演示了，参考上面保存的操作。
其实关于撤销还有另一个小技巧就是，在快速访问工具栏撤销的图标右侧的小三角形会出现操作记录，下拉可以一次性撤销很多步，就不需要不停地按Ctrl Z了，不然按到手都抽筋了。
（4）更改画布的大小
为了达到更好的演示效果，画布的大小要考虑屏幕分辨率的大小，如果是适应桌面显示设备，一般我们将其宽高比设置为 16 : 9。
当然，有些时候领导要我们做成 4 : 3 的比例，甚至还有的时候做类似发布会PPT的长屏达到 3 : 1，这时候我们就需要根据实际情况操作啦。
还有，画布尺寸不建议过大，画布尺寸越大意味着分辨率更大的图片、更大的计算量、占用更大的内存，电脑很容易出现运行卡顿问题。
（5）编辑幻灯片母版
幻灯片母版在事企业单位用得较多，PPT设计师的话会用得较少。在幻灯片母版中最上面的一页加 Logo，自定义页码能使整个文稿保持一致的 Logo 和页码格式，一步到位，非常方便。
页面比较少的 PPT，也可以先预留出一个 Logo 和页码位置，等 PPT 都完成之后，选择一页确定好这两个元素，然后在不同页面上复制粘贴一个也是没有问题的。
PPT的本质是用来沟通的，通过对PPT内容逻辑进行梳理和可视化设计，形象化地将你的想法和观点、思想高效准确传达给别人，这样的PPT，才是真正好的PPT。
这就要求我们既要学会对内容文案进行逻辑梳理，也要掌握合适的可视化设计技巧。
因为如果只是懂得内容的逻辑梳理，懂得了文案排版，虽然内容有条有理，但本质还是做了个Word文档，而不是PPT。因为一点设计技巧都不会，没有很好将内容很好可视化呈现出来，没有让人一眼看懂，本质上还是没有做到将你的想法和观点、思想高效准确传达给别人这一点。
当然，如果你设计技巧很厉害，你是专业设计师，但是却不懂内容逻辑梳理，这样做出来的PPT也是不行的。因为你做出来的东西很大可能流于表面的设计功夫，做得花里胡哨，把PPT做出平面设计海报，全本的内容逻辑结构却是散乱的，在本质上依然还是没有做到高效传达思想和观点这一点。
所以，要做好一份PPT，我们既要掌握内容逻辑梳理，也要掌握一些基本的可视化设计技巧。
（1）梳理PPT内容，搭建PPT内容框架
我想信大家应该有听过金字塔原理吧，对，就是那本书：
大家有兴趣可以去看一下，在这里我就不展开详细分析这本书了。
大体思想就是我们常见的一生三，三生九框架：
由上至下的总分结构，目录有三大点，三大点的关系是并列关系呢还是递进关系呢还是其他关系呢？每一大点中又有三小点，三小点之间的关系是怎样，是并列关系呢还是递进关系呢还是其他关系呢？大家在做PPT之前一定要想好这些问题的答案先，否则就不要盲目开始做PPT。
当然，只懂金字塔原理，把内容分类列成金字塔结构，也还是不够的，因为大部分PPT还是需要配合演讲的，如果单纯按上面的金字塔给大家去讲，第一点是什么，它包括3小点，第二点……这样子的平铺直述，很难吸引观众的注意力，更不要说引起共鸣。
所以，除了掌握金字塔原理，我们还需要掌握写作常见的SCQA结构。
SCQA结构是什么意思呢？
且慢，我来给你讲解一下：
S就是 Situation，情景或者背景的意思，开场先由大家熟悉的情景、事实引入，开场即引起大家的注意力。
C就是 Complication，冲突或者问题、困扰的意思，告诉大家实际情况往往和我们的要求有冲突，制造矛盾点出来。
Q就是 Question，疑问的意思，上述的冲突和矛盾点引出来后，在场的观众就会开始思考接下来要怎么办呢？
A就是 Answer，回答解答的意思，这里回答就是回答上面观众开始思考的疑问，给予他们答案。
这样，观众的思想就会跟着你和你的PPT在走，而不是你自己一个人在讲，下面的人在玩手机的。
（2）提炼Word文稿信息
我们做PPT前一般拿到的都是Word的信息，大多数时候我们都是要对Word文稿信息进行提炼，然后再把提炼后的信息放入我们上方搭建好的内容逻辑框架中。
那该如何对文段进行有效的信息提炼？
首先我们可以从数据出发，提取事情的具体描述 数据部分；或者我们在文段中找到论点的部分，将论点提取出来，展示论点；又或者我们可以从总结出发，列出人物 事件 意义。
（3）选取合适的背景
背景在PPT中到底有多重要，背景奠定了这份PPT的基调和氛围，选取合适的背景是在太重要了，比如你要制作一份工作汇报PPT，一般选白色或浅色的干净背景会比较合适；如果选到卡通风就有点胡闹的感觉，让别人觉得你不正经不严肃，对待工作的态度不认真。
选取背景时一定要考虑到我们PPT的使用场景，到底是在哪里呈现，周围的环境光怎样，用什么器材展示。
常见的是用投影仪加幕布的投影呈现方式，因为幕布本身是不发光的，是靠环境光和投影仪来工作的，幕布是很容易出现泛白现象的，这个时候就建议使用白色背景，提升画面亮度。
如果是LED屏，则建议使用深色背景，因为LED屏本身是发光的，如果这个时候还使用白色的背景，下面观众的眼睛是非常酸痛难受的，所以我们经常看到的苹果发布会都是使用深色背景，以降低画面亮度。
当然，有朋友会说谷歌发布会是白色底，那老师你是不是在骗人？
当然不是，除了考虑上面的器材外，我们还有考虑放映PPT时的周围环境光，苹果发布会周围的环境光是较暗的，所以才采用深色背景方案；而谷歌发布会的周围环境光则是较亮的。
所以简单总结就是，遇亮则亮（浅色背景），遇暗则暗（深色背景）。
（4）选取恰当的字体
确定好背景后，我们就要开始选择字体了，而字体又该如何选择呢？
先告诉大家一种比较万能的字体，就是黑体，我们最常见到的就是微软雅黑，但是微软雅黑是不可以商用的，大家可以注意一下，所以我一般更多使用可商用的思源黑体。
因为黑体比较工整，非常适合绝大多数的场合，且适合大段文字内容，方便阅读，但是缺点也很明显，就是比较大众化，没有明显的特色风格。
而遇到中国风、古风、充满诗意等主题的PPT时，黑体就没有那么合适了，因为黑体不能表达出那种中国风的神韵，而更适合的字体是书法体和宋体。
而上面说的黑体，则比较适合商务和教学课件等主题。
而棱角分明的粗体，因为比较有力量感，则更适合充满力量以及运动等主题。
而比较纤细的字体则适合女性主题，圆润卡通的字体则适合儿童主题比如幼儿园的课件。
下面推荐一个免费可商用的字体网站给大家去下载字体：
猫啃网：https://www.maoken.com/
（5）合适的色彩搭配
可能很多朋友觉得配色很复杂，听到一些专业术语就怕了，其实，我们做PPT要去选取配色的时候，我们是不用复杂到运用太多专业设计师学习的理论的，以下推荐一些简单通俗的方法给大家：
① 运用单色系配色法，确定1个主色，然后剩下的黑白灰作为衬托色。
② 直接运用企业、品牌的VI色
③ 根据内容特征去找内容特征颜色，利用好搜索引擎工具，比如：医疗、法律、党政，我们可以根据这些关键词去搜索图片，从而在这些图片中提取相对应的行业颜色，应用到PPT中。
④ 配色要克制，切记不要在一份PPT运用过多的颜色，拒绝花哨，每一页PPT保持同样配色
好的工作流程是可以让工作事半功倍的，从一个 PPT 的构思、设计与制作或者产品的开发、设计与生产，其实都是如此。
,
