- 标题清晰易读：能让阅读者快速抓住重点，仅通过标题不用点开正文就能判断事项优先级； 如，对外：【来自 XX（公司名）】XX 事项合作确认清单；对内：【XX 项目】上线所需资源申请
- 送达无误：正确使用收件抄送密送。「收件人」是需要了解并对此事做出回应的对象；「抄送人」是仅仅需要知晓事件的对象，ta 可以不用做出回应；「密送人」是需要知晓事件，但不便公开让所有收件人知道邮件被发给这个人
- 目标明确：邮件是为了让收到邮件的人知晓某件事情，还是对某件事情做出回应？需要在邮件中明确
- 清晰简洁，重点突出：用最简单的文字和结构化的方式，把需要传递的信息整理好，并罗列层次，善用格式 highght 重点
- 下一步行动计划：落实具体事项、责任人、DDL
- 语言习惯一致：和邮件阅读对象保持一致的沟通语言，比如内部沟通中使用内部员工都能理解的术语名词，对外沟通中不使用只有组织内才能理解的名词，换成大众都能理解的说法，或对专业名词做出解释
- 语气友善，注重邮件礼仪
- 观察公司内部面向全组、全业务线乃至整个公司的邮件，这样的邮件往往结构完整、措辞经过雕琢，可以作为正面范例
- 将自己带入读者的视角，发送前通读一遍，看能不能理解邮件所传递的信息。
- 发送之前检查：标题、收件人、正文（错别字）、附件（是否放了）
内部沟通（人力资源服务公司的销售拜访客户后公司内部同步信息的场景）
- 标题：【XX 公司】拜访后情况同步（日期）
- 【拜访对象】：XX 公司 HRM 、招聘负责人
- 【主要情况】：该客户是XX行业区域内头部客户，成立于19XX 年，目前人员3XXX 人，业务类型是 XX，近年在调整业务范围，因此需要某专业技能的人才，本次初次拜访，过往了解过我司，但从未合作过。
- 客户痛点是基于承载战略的要求，新事业部需要有专业人才和懂专业的管理人员，但目前不知道这部分人从那儿找，内部选拔该以何种标准和方式、外部招聘从什么渠道和标准选人，都是问题。基于这样的需求，给客户介绍了我司的 XX 服务和产品，未来可能合作的点包括：XX、XX 和 XX；风险可能有：XX、XX 和 XX。
- 和客户达成共识的下一步行动计划：……
- 内部需要做的下一步行动计划：准备客制化方案下次拜访，DDL 是 X 月 X 日，需要@某同事 约客户再次拜访进行当面讲解，继续挖掘需求和推进商业合作进程。
外部沟通（合作方邮件举例）
- 标题：【来自 XX】XX 合作形式介绍
- 感谢 XX 公司对我司产品的认可，基于贵司的业务类型，可以共同开展以下形式的合作：1…… 2…… 3……
- 以上，如果贵司有更多想法和策划，欢迎随时沟通，X 个工作日后我会再次和您联系，探讨和推进后续合作计划。
