Word 软件是我们职场生活中最常用的办公软件,它的易上手性导致很多职场人对 Word 放松警惕。

随着文档页数的增加,更是会出现很多重复、类似的操作,比如:批量更改文本格式、批量保存文章图片、目录制作等.....,越是貌似简单的操作越是习惯用最原始最费力气的方法,只会让人崩溃!

会word适合什么工作(居然会这么吃亏)(1)

在职场中,尤其是以下这三种情况:

会word适合什么工作(居然会这么吃亏)(2)

格式刷更改大批量格式

操作背景:在职场或者学校中一份项目策划书/论文,文中需要大量相同的格式,比如各级标题按如下要求设置:

正文内容(包括标题、页眉、页脚等)的字体要求为中文字符均为「宋体」,英文字符及数字等均为「Times New Roman」。

一级标题(第一章):三号加粗,居中,段前、段后1行

二级标题(1.1):四号加粗,顶格居左,段前、段后0.5行

三级标题(1.1.1):小四号加粗,顶格居左,段前、段后0.2行

……

无脑操作:先选择一个段落,打开【字体】对话框设置字体、字号,然后打开【段落】对话框,设置缩进、行距、段距等。完成一个标题设置后,单击【格式刷】刷下一个,再单击【格式刷】重复刷下去……每一级标题都要重复N轮……

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高效操作:

❶ 对于重复次数较少的情况可以使用格式刷,但你一定要知道——双击【格式刷】就能无限次使用,不必频繁单击【格式刷】;

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❷ 对于大型文档,使用格式刷仍旧费时费力并且不便于后期修改更新,更加聪明高效的做法是预先设置【样式】,分别修改【标题1】、【标题2】、【标题3】等样式,套用样式一键格式化文档。

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狂敲回车换页

操作背景:文中新的章节常常需要另起一页。

无脑操作:敲空行,不断地敲空行……但会无奈地发现:在前文增加内容后,空行挪到了下一页页首,还得往回删。

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高效操作:按下【Ctrl Enter】插入分页符,前文增加多少内容都不影响后文排版。

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手动制作目录

操作背景:在职场生活中一份长文档总要列个目录出来便于阅读吧。

无脑操作:从文中一个个复制标题,在标题后输入 N 个省略号,然后数每个标题在第几页,感觉多打一个点或者少打一个点,都貌似对不齐。

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高效操作:为各级标题应用样式后,依次单击【引用】-【目录】-【自定义目录】即可自动生成目录,精准对齐,自动读取标题和页码。

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这三个简单的高效率操作,大家都掌握了吗?

学会高效率的职场办公,从现在做起哦~

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