看完今天这篇文章,无需学习任何函数,你的Excel水平也会有明显的提升

昨天一个学员给我发了一个表格,打开后我瞬间就无语了,几乎所有的坑都被他踩了一遍:合并单元格、数据带单位、空格占位、颜色做标记本来几分钟就能搞定的问题,硬生生搞了半个小时,做到最后,我觉得很有必要跟大家重申下:Excel究竟应该如何录入数据,什么样的数据的便于进行数据统计的

excel录入数据技巧(揭秘Excel高手数据录入的原则)(1)

首选一维表

在Excel中录入数据,首选一维表格,因为所有的函数,透视表等数据处理工具,都是一维表进行编写的,那么什么是一维表呢?

我们可以将Excel看做是一个平面,一个平面是有2个维度的,所以Excel表格也是最多只有2个维度,而根据这2个维度,可以拆分出2种图表类型

一维表格:仅仅只需通过首行或者首列一个表头字段来进行数据阅读的表格

二维表格:需要通过首行与首列2个字段进行数据阅读的表格,具体如下图所示

下面这2个表格,展示的数据是一模一样的,1维表便于进行数据统计,但是会占据更多的空间,2维表不利于数据统计,会占据更少的空间,所以它更适合用于数据展示

excel录入数据技巧(揭秘Excel高手数据录入的原则)(2)

2.禁止录入单位

这是很多人都喜欢,甚至是习惯犯的一个错误

如果将单位连同数据录入到单元格中,单元格的格式就是【文本格式】,文本格式是不能直接进行【加减乘除】四则运算的。

这样的数据直接计算会是一个错误值,我只有将单位都替换掉后才能正常计算

建议:如果必须录入单位,可以考虑将单位录入在表头,不影响计算

excel录入数据技巧(揭秘Excel高手数据录入的原则)(3)

3.同列同格式

一列数据,格式必须一致,不然真的是离了个大谱,我拿到的数据,居然把【吨、千克、克】这三个单位录入到了一列,光分离单位就用了好久。

还有就是如果同一列数据格式不同,这个错误也是很难被发现的

如下图所示,【成绩】这一列有3个数字它们的格式是【文本格式】,使用sum函数对【成绩】和,【文本格式的数字】是不会参与运算的,这样就会得到错误的结果。

excel录入数据技巧(揭秘Excel高手数据录入的原则)(4)

4.禁止录入空格

对齐名称,不要再使用空格了,查找错误就得掉好几根头发

如果你使用空格进行数据对齐,在使用函数进行数据统计的时候,往往会找不到结果,这是因为【鲁班】跟【鲁 班】它们是不相等的,所以就会匹配不到结果

在Excel中两个数据相等必须是它们的【值】与【格式】都相等,Excel才会认为它们是相等的

如果数据中存在空格,删除也非常简单,只需按下快捷键Ctrl H调出替换,在【查找内容】中输入一个空格,直接点击【全部替换】即可

excel录入数据技巧(揭秘Excel高手数据录入的原则)(5)

5.禁止合并单元格

合并单元格,可以说是数据统计的毒瘤,它会造成单元格的缺失,得到的结果往往是错误的。取消规整的合并单元格很简单,但是你的表格如果是一些【奇形怪状】的合并单元格,这个真的只能自求多福了!

首先需要把合并单元取消掉,随后按下【Ctrl G】调出定位点击【定位条件】选择【空值】然后点击确定,然后在【编辑栏】中输入一个等于号,点击下第一个姓名,按下快捷键【Ctrl 回车】就能实现批量填充

excel录入数据技巧(揭秘Excel高手数据录入的原则)(6)

6.其他规则

以上列举的是5个比较常见的错误方式,以下4点大家也需要注意下

1.避免出现1类1表的情况,相同类型的数据都录入在一个表格,就用进行数据汇总了

2.不要使用颜色标记数据,可以新增一列数据,在这一列中进行数据标记,方便统计

3.多个相关Sheet,格式应该保持一致,方便进行数据汇总与批量引用

4.表格牵扯人员较多,应该设置【数据验证】规范数据录入格式,避免大范围出错

以上9点就是我们现在能想到的数据录入的注意事项,你有什么需要补充的吗?

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