拿到一篇公文，先看格式。有时候格式不规范，甚至会把公文退回去重写。因此，公文的标题和格式，对公文写作来说至关重要。
那么，在公文写作中，有哪些规范性问题值得注意？
常见问题 1
公文标题要素残缺，省略行文机关名称，乱用文种，甚至直接将文种作为公文标题等。
《党政机关公文处理工作条例》第三章第九条第七款规定：公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。例如：《国务院办公厅关于加强和改进行政应诉工作的意见》，此标题要素由三部分组成。一是发文机关名称为“国务院办公厅”；二是事由为“加强和改进行政应诉工作”；三是文种为“意见”。在党政机关常用的15个公文文种中，除“公报”“公告”“通告”“令”四个文种以外，其他文种的标题，三要素均应完整。
同时，在行文中也要注意公文标题的三种特殊形式：
一是“双项式”公文标题，如《中华人民共和国主席令》。
二是“转文式”公文标题，如《××省教育厅关于转发教育部〈高等学校学生行为准则〉（试行）的通知》。
三是“复式”公文标题，即由主标题和副标题组成，如，主标题为《关于建国以来党的若干历史问题的决议》，在主标题下方居中位置标注副标题并用圆括号括起来，即“（一九八一年六月二十七日中国共产党第十一届中央委员会第六次全体会议一致通过）”。
常见问题 2
公文标题字体、字号混乱，标印排列不对称、位置不当，常出现平行长方形或沙漏形的形式。
根据《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）中的有关规定，公文标题字体字号用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间隔恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
这里，需格外注意以下几个方面：
1.两个机关联合行文时，两个行文机关名称处于同一行时，中间空一个字节。
2.公文标题标印排列时保持词与词组的完整性。
3.不能随意将“中的”“上的”“下的”以及“和”“与”“同”“及”连词排列在公文标题的另行之首；助词“的”字不宜标印在公文标题单独起行的中心词之前。
常见问题 3
文种选用不准确，事由内容表述不准确等。
1.选用文种要准确。近似文种的选用更要讲究准确性。例如：“通知”与“通报”，“公告”与“通告”，“请示”与“函”等。既要熟知近似文种的适用范围，又要了解把握它们之间的共同点和不同点。
2. 表述事由力求准确无误。秘书工作者要有“为求一字稳，耐得半宵寒”的精神。
常见问题 4
转文类公文标题隶属不清，事由叠床架屋、语意重复。
1.转文性公文包括转发、批转、印发类公文。目前，仍有不少机关单位分不清转发、批转、印发三者之间的隶属关系。尤其是转发类公文，因为转发的环节过多，往往造成转发机关名称、介词“关于”及文种三成分叠加的现象。
为此，转发上级机关或不相隶属机关的公文时，可采取替代法、概括法、直转法等多种技巧来处理转文式公文标题。如，《××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发国务院关于……（事由）的通知的通知的通知》，可采取直转法——《××市人民政府转发国务院关于……（事由）的通知》，解决行文机关名称、介词“关于”、文种重复的问题。
2.对事由叠床架屋等问题的处理。如，《×××上报（呈报、报送）×××的报告》，“报告”是上行文种，文种的语意中已包括上报、呈报、报送的意涵，完全可以把“上报（呈报、报送）”删去，让公文标题简练达意。
常见问题 5
公文标点错误，乱用、误用公文中的标点符号。
基于以往党政机关行文的实际情况，《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）对公文标题中使用标点符号未作限制性规定。
从客观上讲，公文标题中常用的标点符号有“书名号、双引号、顿号、圆括号、连接号”五种。根据多年办文工作实际和对《标点符号用法》这一国家标准的学习理解，有以下几条建议：
1.除了印发法规时，法规名称应使用书名号以外，印发出现的文件名、篇名（如要点、计划、规划、纲要、方案等）及引用报刊、杂志名称时也可用书名号。
2.当公文标题中出现缩略语和具有特殊含义的词语时应使用双引号。
3.事由部分并列词语之间用顿号；引文时，机关名称之间不能空一个字位，应用顿号。
延伸阅读：
在日常公文写作中，公文格式的准确、规范，能够显示公文的严肃性和权威性。反之，如果漏洞百出，就会使读者对公文的印象大打折扣。
很多公务员，特别是新进的年轻人，对公文格式不以为然。孰不知这是件非常严肃的事情。公文格式如何才能规范，机关工作人员需牢记以下内容：
一、份号
涉密公文应当标注份号。收文单位根据份号批抄分发公文，可以准确定位公文的受文对象，掌握每一份公文的流向。标注份号，对于公文的分发、查询、借阅、统计、清退、销毁等工作很有帮助，有利于加强公文的管理和利用。份号一般用六位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
份号的常见错误有：1. 涉密公文未标注份号。2. 位置标注错误，如标注在版心右上角。3. 份号不足六位或超出六位，如“0003”。4. 随意手写份号。
二、密级和保密期限
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限，并按照相应涉密等级严格管理。保密期限应当根据公文的内容，按照维护国家安全和利益的需要，限定在必要的期限内。正确标注密级和保密期限，既是对公文涉密内容的保护，也是对接触公文人员的提醒。密级和保密期限一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
密级和保密期限的常见错误有：1. 涉密公文未标注密级，如某单位学习贯彻某个涉密公文情况的报告未标注密级。2. 位置标注错误，如标注在版心右上角。3. 保密期限中的数字用汉字标注，如“秘密★十年”。
三、紧急程度
紧急程度是指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。公文处理工作实践中，应根据公文内容实事求是、准确合理地确定公文是否标注紧急程度，标注哪种紧急程度。内容为常规的工作安排、总结或学习贯彻上级文件、领导讲话、会议精神等非紧急事项的公文，不应标注紧急程度。紧急程度一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
紧急程度的常见错误有：1. 不急的公文却标注紧急程度。2. 位置标注错误，有的甚至随意在版头区域加盖“特急”印章。3. 纸质公文错用电报的紧急程度，如标注“特提”等。4. 紧急程度表述不规范，如标注“紧急”“急”等。
错误图例1：份号不足六位；保密期限中的数字用汉字标注；纸质公文错用电报的紧急程度。
四、发文机关标志
发文机关标志主要有两种形式：一是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成；二是发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志一般用红色小标宋体字居中排布，其字间距应适中，不宜太密。发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。
联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
发文机关标志的常见错误有：1. 发文机关标志与标题、发文机关署名、印章不一致。如发文机关标志用“××市财政局”，发文机关署名或印章却是“××市财政局党组”或“××市财政局办公室”。2. 位置不规范。如发文机关标志上空距离过大，或距离下方的发文字号过远。
错情图例2：发文机关标志与标题、发文机关署名不一致。
五、发文字号
发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。公文标注发文字号，可以表明公文出自哪个单位、形成的年度及顺序，既便于分类管理、查询检索，又便于公文引用。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别，要避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。一个表述准确的机关代字，应该与行文性质相匹配，有的单位不管上行文还是下行文，机关代字都用一个“发”字，这是不合适的，应该加以区分。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
发文字号的常见错误有：1. 发文机关代字概括不准确。有的机关代字太长，多的甚至超过十个字，如某市重大生态项目建设领导小组办公室的机关代字为“×重大生态项目小组办发”；有的机关代字党政不分，如以××市财政局名义下发的公文却标注为“财党发”。2. 年份标注错误。如2016年拟制的公文，其发文字号中的年份仍错标为“2015”，这种错误在每年1月初经常出现；有的标注不规范，如2016年标注为“〔16〕”；有的不使用六角括号，却使用方括号、圆括号。3. 位置标注错误。如上行文发文字号居中标注，发文字号与红色分隔线相隔过大。
错误图例3：上行文发文字号居中排布，未标注签发人；2016年拟制的公文，发文字号中的年份错标为“2015”。
六、签发人
上行文应当标注签发人姓名，体现机关负责人已对所签发的公文审核把关。联合发文应由所有联署机关的负责人会签。“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
签发人的常见错误有：1. 上行文未标注签发人。2. 签发人不是发文机关主要负责人或由其授权的负责人。3. 联合上行文的签发人只标注主办机关负责人，未标注其他机关负责人。4. 位置标注错误，联合行文时，“签发人”三字应与第一个签发人姓名处在同一行，有的却将“签发人”三字放在签发人姓名的中间行或与最后一个签发人姓名排在同一行。5. 签发人姓名使用的字体错误。6. 签发人应只标注姓名，有的还标注了签发人所在的机关名称或职务。
错误图例4：“签发人”三字位置标注错误；签发人姓名使用的字体错误；标注签发人所在机关名称。
来源：七一网 七一客户端 / 秘书工作微信公众号等
编辑：陈一豪 冉开梅
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