公文写作的基本过程 岳海翔，下面我们就来说一说关于公文写作能力训练公文的种类?我们一起去了解并探讨一下这个问题吧!
公文写作能力训练公文的种类
公文写作的基本过程
岳海翔
随着我国各项事业的发展和改革开放的全面深入展开，公文对于联系中央与地方，密切党群和干群关系起着愈来愈重要的作用，写好公文已是各级机关、人民团体和企事业单位文秘人员的基本技能和工作职责。而明确公文写作的基本过程是写好公文的关键之一。
公文写作从机关（单位）领导核心确定制发公文，授意撰稿者写作公文，公文撰稿者接受任务到初稿完成，中间需要经过许多环节。其写作环节主要包括：公文写作（公文起草）前的准备——拟写提纲草拟（撰拟）初稿——修改、征求意见和审核——印制文稿和领导签发。这里着重谈谈公文写作的基本过程中的一般程序步骤和方法。
（一）公文写作前的准备
公文写作前的准备工作应该从以下几个方面着手：
1.明确公文的发文意图
任何一份公文的制发都有它特定的目的，都是为了解决某一件事，某一方面的工作问题，或为了指导某些工作或公务活动开展，都有它特定的针对性。为此，明确公文的发文意图应该包括如下几个方面的写作内容：
（1）明确制发公文的目的。公文制发的目的性非常明确。如通过公文发布行政规章，用以整顿管理秩序，或陈述申请事项，说明理由请求批准，或要求受文机关采取行动、措施、贯彻执行，或要求受文机关了解某些工作情况、认识某些问题等。制发公文的目的是确定公文主旨、收集公文写作材料和选择文种的重要依据。因此，在公文写作前，必须首先明确目的。制发公文的目的一般是由机关领导核心确定，然后向撰稿者授意。撰稿者应当准确领会领导意图，并据此进行写作。
（2）明确公文的主旨。公文是用来进行公务活动的工具，不是宣传材料，也不是理论文章，拟定一份公文首先考虑的是有没有用处，发文的目的明确不明确。若是没有实际需要的公文，就不必写，不能发。应该说制发公文所强调的是行文的目的或者行文用意，公文主旨就是指公文的全部内容所表达或体现出来的行文目的和用意。如果行文的目的和用意不确定，那么公文则是无法拟写的。公文的主旨可以根据机关的核心领导授意和对客观实际情况全面而深入的探索结果来表述。
2.明确公文写作的主要内容
公文写作前，对哪些方面和范围的事实应该纳入公文写作的视野内，哪些意见、要求措施等意图该写进公文，这些在公文写作前必须有大体的“成竹”在胸，并且确定了表达这些内容材料的要点与思路，使所要撰写的公文有一个明晰的轮廓。
3.明确公文的阅读对象（主送机关）
明确了公文的主送机关，在公文写作内容的选择方面才能有所依凭和侧重，才能确定哪些内容应写进公文，哪些不适于写进公文。例如同一份工作总结，若是报送隶属上级机关，那么公文的内容应该是多反映过去那段时间机关的工作情况，工作实效及从工作中获得的规律和经验。如果是下发给所属下级机关，那么公文的内容要在回顾过去那段时间的工作情况与工作实效的同时，还应多写从过去那段工作中所获得的规律与经验或教训，及其对过去那段时间工作的指导和重要作用。另外，公文的主送机关不同，行文的语气和语言表达方式也应有所区别，以显示双方的工作关系。
4.明确公文文种和发文机关的名义
公文文种在公务活动中的工具功能不同，公文的文种不同，所写的公文用途也就不同。
例如公文的内容是请求隶属上级机关批准某一事项，就该用“请示”，而公文内容是请求业务主管部门批准某一事项，就该用函。如果对某项工作做出安排，就要考虑工作是属于重大工作活动安排，还是一般性的布置任务。如是前者，那么该用决定；若是后者，那么该用通知。发文机关的名义是指以部门的名义发文，还是以整个机关的名义发文；是以单独一个机关发文，还是以几个机关联合发文。发文机关的名义不同，公文的内容和表述的语气也应有所不同。
5.收集公文写作材料
材料是公文写作的基础。在明确公文的行文意图、制发公文的目的、选定文种和确定了发文机关的名义之后，就应进行深入的调查研究，收集和占有材料。写作公文是要反映公务活动，公务活动是公文撰稿者必须接触和参与的工作，它是收集积累公文写作材料一条重要途径。公务活动是十分丰富广泛的，由此决定了公文写作过程中材料收集方法的多样性。其主要的途径有：听取领导指示；现场观察询问；处理信访和接待来访；参加各种会议；承办查办工作等等。但通过直接参与公务活动所获得公文写作的直接材料还是远远不够的，公文撰写者还应当吸取别人的经验而获得间接的公文写作材料。其主要途径有：一是阅读公文。重要的文件和专业文件要认真的研读，对其他方面的公文也要有所涉猎。对于一些新的概念、新的提法，只要是文件中常用的就要熟记下来，以替换陈旧的公文写作语言。二是阅读报刊。要阅读报刊上有关时事政治、政策方面内容的文章，对于文章的重要内容应当进行摘录。三是收听广播、收看电视，上因特网查阅政治、经济、时事等方面的信息。充分利用声像和数字传播媒介拓宽公文写作者的视野，获取和占有更多的公文写作材料，对于确保公文写作的质量和效用，显然是十分必要的。
许多研究者把公文写作的准备阶段称为潜写作阶段，既然是“潜”，在这一阶段就有许多看不见、摸不着，充满矛盾、异常和极其错综复杂的东西，甚至是神秘的东西。因此，公文撰稿者在公文写作的准备阶段应当做到三点：一是积极参加公务活动，认真进行调查研究，使公文内容有真实的社会性和公务性；二是对社会和经济发展的状况及面临的形势要有清醒的认识，对其所作的分析要有科学性；三是写进公文内容中的要求、意见、对策要务实。一名公文撰稿者在公文写作准备阶段要能真正为下一阶段的公文写作打好基础，同时还应当训练这样三种能力：一是感触能力，即善于开动五官，捕捉感受的目标。这就是正确又敏锐的感觉、感受，它是认识社会政治、经济和公务活动的第一步；二是分析问题的能力，即正确分析社会经济和公务活动各个方面、各个阶段的各种情况。这是进行综合分析的前提。三是综合能力，就是能将各部分内容、本质的联系归结为一个整体。以上这三种能力都是认识能力的具体表现，在整个公文写作中起着十分重要的作用。
（二）拟写公文写作提纲
拟写公文写作提纲是在明确公文内容的基础上，理顺思路，安排公文整体布局形式的过程。在一般情况下，公文的写作目的、公文主旨以及主要内容等，都要在提纲中显示出来。提纲的内容有：
1.公文的标题。公文的标题要准确概括该篇公文的主要内容，并准确标明公文种类，在一般情况下应当标明发文机关名称。
2.公文的组成部分。为了维护公文的权威性与有效性，公文的各个组成部分必须完整。除去必须具备的基本组成部分外，还应根据每篇公文的特殊需要正确选取其他组成部分。
3.安排正文各层次的主要内容和合理安排正文的表述顺序。公文正文的次序得当，逻辑性强，可使公文内容紧凑有序，纲目清楚，前后衔接紧密，方便阅读与理解。在安排表述顺序时，要照顾不同公文文种的特点，根据其反映信息的角度与方式以及信息容量的大小而采用不同的排列形式。
4.安排层次、段落之间的衔接与转换。公文正文的各层次、各段落之间的衔接与转换要妥善安排，使之相互联接，前后贯通，转折过渡自然，结构严密完整。安排时要根据正文内容和表述方法发生变换，在上下文之间使用关联词，或惯用的承转词组或者句子、句段。
5.安排好公文的开头与结尾。应当根据行文的实际情况，妥善安排好开头及结尾。要特别注意其必要性，切忌无端“戴帽”和“穿靴”。
公文写作提纲没有什么固定模式，但公文写作提纲有粗细之分。粗一点的提纲，只需写出标题和各层次的主要内容，所用语句也不一定是起草后文稿中的语句，只是“撮辞以举要”。有些内容简单的公文在下笔之前有个腹稿即可。细点的公文写作提纲，应该把大小标题、各层次的主要内容及各层内部的段旨，所用的材料，尽可能详细地开列出来。这样的提纲不只是分条列项，而近乎文章的形式。
拟定公文写作提纲可理顺写作思路，使公文的构造初步定局，在动笔写作时胸中有数，避免丢三落四，前后重复，主次不合理等结构上的问题，也有助于在写作过程中把握写作的意图和目的。公文写作提纲还可以用来征求机关（单位）领导人对公文写作的意见。重要公文的写作提纲拟定以后，要请机关（单位）负责人阅示，以便让领导人对公文写作提出更为具体的意见和指示。有的公文在起草前还要专门安排一次会议，由执笔起草人直接汇报写作提纲，领导班子成员或有关人员集体讨论，提出修改或写作的具体意见。
（三）拟写公文初稿
拟写公文初稿是公文写作中的一个重要环节，是公文撰稿者把公文准备阶段经过意化的社会政治、经济及公务活动实践，借助于语言文字把它外化表现出来。写作时应写在具有规格并且质地较好地公文稿纸上，文字、图形及一切符号均应书写在版心内，不得压住或越过装订线，还要使用符合归档要求的书写材料。写作时要选择切合公文主旨的材料，公文的主旨要明白显露，结构要完整，运用的语言应庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。拟写公文初稿是公文撰稿者的公务实践，是公文写作的本源，也是公文撰稿者的思想、理论水平和写作技巧的综合表现。
（四）修改、征求意见和审核
初稿结束后，一篇公文的写作过程仍然没有结束，还需要对文稿进行必要的文字加工润色，考虑文稿的内容及结构方面还有没有需要修改的地方。公文文稿的修改虽然不是公文写作过程中的重点，但很重要。它是整个公文写作过程的一个有机组成部分，是一个再认识再写作的过程。公文写作完成了初稿之后，先对文稿的语言文字进行再加工润色，但不必急于对文稿的内容以及结构做大幅度修改。因为这时公文起草者的思想还可能处在原来的水平上，在这种情况下进行修改，很难使文稿在内容上有所突破。除了一些内容简单、时间要求急迫的公文外，多数公文在初稿拟好以后，都应该在不同范围内征求意见。一般地说，文稿的内容涉及到哪个方面的工作、业务，就应该考虑征求哪个方面的工作或业务部门的意见。
征求意见可以由主管领导人主持，也可以由主要执笔人主持；可以召开座谈会直接听取有关方面的意见，也可以将文稿印出清样散发，请有关方面分别阅改。对收集到的意见，应该认真进行分类，分析鉴别，无论其意见妥否，都应该把它们整理好，做为修改文稿时的参考或依据。在征求意见过程中，公文文稿起草者应多做点补充调查，多翻阅一些文件资料，做一些专门的查证和比较，这对文稿起草者来说就是一个进一步了解情况，掌握政策的过程，也是个人思想认识进一步提高和升华的过程。有了征求意见和文稿起草者进一步提高自己的综合内在素质的环节过程，修改公文文稿才能高层建瓴，有所突破。
修改公文文稿是起草者对文稿所做的加工和润饰 。修改的范围主要包括：深化主旨、审查内容、调整结构、语序、句群，修正语句和标点符号，增删格式项目。公文修改主要从以下七个方面着手：
一看标题。看标题的事由概括得否准确，文种使用是否正确。在文种方面常见的错误是相近文种混用，应予特别注意。
二看主旨。公文主旨的要求是正确，深刻、有针对性。在公文主旨方面常见的问题是：看问题不切合实际，或者失之肤浅。主旨的修改是一件大事，除了本着一文一事的基本原则外，必要时还应与机关领导人、相关同志共同讨论，如果原来主旨根本不符合要求，要推倒重立新旨。
三看材料。材料必须根据主旨的需求来选取。修改时主要看材料是否精当、典型、真实、充分。公文材料需要修改的情况有：要更换材料，即改用那些能说明本质问题的典型材料；删繁就简，即把叙述过多的不必写的过程及该概述而用详述的材料全部删去；增添材料，即对事情过程叙述不完整，该说的没说，事实不能全面说明问题的部分，有事实但无理论或政策依据的部分，或有理论但事实不足的部分，这些情况都要添增。而对在写作过程中，没有认真核实材料而用的假材料，或写错的数字、时间等内容要进行全面修改，做到修改能去伪求真。
四看结构。结构是为公文主旨服务的。结构有问题，必须影响主旨的表述。修改时主要看层次安排是否符合逻辑，是否符合文种的结构特点，过渡照应是否周全、严密。
五看语言。主要是修改不准确的词句，同时删去多余的词句。公文的语言提倡准确、简洁、庄重、朴实、得体；公文的语言反对假话、空话、套话、废话。
六看标点。正确使用标点能把意思、语气表达清楚。这虽然是小方面的问题，但从这些方面能看出一个人的素养。
七看公文的数据项目。公文的数据项目是组成一篇规范性公文的文面格式要求，它体现了公文的严肃性、庄重性。每篇公文所需的数据项目缺少或多余，都会损害公文的执行效用。修改时主要看公文的基本数据项目是具备，还要看根据该篇公文的特殊需要，应选取的其他数据选择了没有，是否选对。
文章不厌百回改。写文章根本不能落笔便成，通过修改则“瑕可以瑜，瓦砾可以为珠玉”。公文是党和国家机关发布和传达方针、政策，依法行政和进行公务活动的工具，为了保证公文的质量、发挥公文的工具性功能，在公文写作过程中一定要重视公文的修改。公文修改后还要誊抄印制，然后提交主管领导人和综合办公部门核稿，最后经领导人签发同意就转化为定稿。至此，一篇公文写作就此结束。
（作者系中国写作学会副会长，中国写作学会公文写作专业委员会常务副会长兼秘书长，中国公文学研究所所长、研究员）
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