最近我发起了一年一度的年度电子书项目,目前项目组总共有 8 人,来自全国不同的城市。

我们各有分工,全部采用线上协作的方式开展工作。因此,会有很多的会议需要在线进行。

在召开项目启动会之前我就在想,顺便把现在的一些办公协同产品都体验一遍,看看他们的差异到底在哪。

首选的产品是钉钉,因为它的市占率最高,而且很多公司都在用它进行协同办公。

听不少人推荐过,说钉钉出了一个很不钉钉的功能,也就是这次我主要体验的开会工具「钉闪会」。

我觉得这是一款十分神奇的产品,刷新了我对会议的体验认知,以及对钉钉产品的一些固有印象。

钉钉里的秘密(我在钉钉开了一个会)(1)

接下来,我主要以「开会」这个场景为切入点,聊聊这类产品的需求特征和用户价值。

(一)

我是一个比较排斥开会的人,在我看来,大部分的会议实际上都可以不开。开会不仅费时间,还费钱。

可能你们不知道,一家公司里成本最高的内部协作其实就是开会。

试想一下,一会议室人坐在一起开 1 小时会,要花多少钱?

很简单,把这些人的时薪加起来一算就知道。我想,没有什么内部协作比开会更贵了。

但是,在一个协作型组织内,你又不得不参与一些会议,目的是为了和别人一起完成一件事情。

那么,开会的目的到底是什么?

在我看来,会议的目的只有一个,搞定一件事情

而高效地搞定一件事情,就成了这类产品的价值体现,也是相对于传统开会方式的价值增量。

那么,又该如何实现高效呢?后面我会说到。

一个会议由两部分构成,分别是事情

事情是主体,人是参与者。事情包括信息、问题、结论,而人则主要是围绕事情开展沟通、协作、行动。

这些因素叠加在一起,共同构成了会议的基本框架,而搞定一件事情并达成目的,就是会议的核心所在。

钉钉里的秘密(我在钉钉开了一个会)(2)

在传统的开会模式中,我们会借助一些工具和方法来提高会议效率。

比如,提前打印出会议议题发给参会人、用白板记录会议关键结论、用邮件群发会议纪要等。

但是,这种传统的会议工具和方法也带来了一些弊端。

比如,会上讨论的内容无法追溯,导致后面行动中出现甩锅推责。再比如,会议之间难以有效衔接,导致开会的大部分时间是在解释之前的问题。

基于这些需求特征,在确定的会议框架下,产品能发挥价值的地方就是从工具和方法两个层面去提升效率。

所以,一套高效的开会工具和方法,就是这类产品的价值主张。

钉钉里的秘密(我在钉钉开了一个会)(3)

前面提到,会议的目的只有一个,那就是搞定一件事情。

所以,以事为中心的理念可以成为产品价值主张的延伸,进而落地到产品解决方案上。

(二)

会议是通过公开的方式去陈述一些信息、抛出一些问题、得出一些结论。

过程中因为有人的参与,通过人与人之间的沟通、协作和行动,可以把事情落到实处。

这么看来,会议就是人和事情间的一座桥梁。

钉钉里的秘密(我在钉钉开了一个会)(4)

一套高效的工具和方法,以事为中心的产品理念。

接下来,我们可以看看钉钉是如何「以事为中心」去构建自己的产品体系的。

总的来说,还是围绕事情的三个核心因素,信息、问题、结论

首先,他们的会议工具「钉闪会」实际上一个集成模块,里面包含了一系列工具的组合。比如文档、视频会议、会议回放等。

在线文档的优势就不用多说了,放在会议这个场景,文档最大的价值就是实现信息的高效同步。

就比如我刚开完的这个启动会,实际上是以文档为起点,把需要参会者知晓的所有信息以及讨论事项都提前公示出来,这样大家能提前做到心中有数。

钉钉里的秘密(我在钉钉开了一个会)(5)

其次,钉钉本身的视频会议功能能很好的满足讨论的需求。

这里有个体验上的小细节,即视频会议的发起是可以跟文档相结合的。也就是说,开会实际上就是围绕文档上的事情展开讨论。

讨论的是什么?

讨论的是问题。

所以,以文档为中心的信息同步再结合以在线视频为主的问题讨论,就为会议的高效开展提供了工具基础。

钉钉里的秘密(我在钉钉开了一个会)(6)

通过以上步骤,实现了会前和会中的效率提升,那会后呢?

(三)

一个会议的结束并不是以散会为标志,而是以事情被完全搞定为前提。基于此,会后的跟进和回溯就成了另一个需求。

我相信很多人开会都会遇到这么两个场景。

第一,会议记录不完善导致缺失一些关键信息,后面产生的甩锅扯皮谁也说不清。

第二,会议形成的结论停留在口头或者脑子里,无法有效追溯。

对应这两个场景,我发现钉钉有一个很神奇的功能「钉钉闪记」。

这个功能是阿里达摩院提供的技术支持,非常厉害。

简单说,这个功能能把会议过程中所有人讨论的内容录制下来,并且同步转换成文字,还能自动识别是谁说的。

会议结束后,这个回放就会同步生成,而且支持自动关键词提取,还能手动从会议内容中搜索特定关键词。

钉钉里的秘密(我在钉钉开了一个会)(7)

有了这个功能,上面提到的那两个场景问题就能很好解决了。

除此之外,还有发言人倒计时功能、文档穿屏协作功能、会议结论一件转为待办事项功能等。

结合上面提到的以事情为中心的三个核心因素,信息、问题、结论,衍生出来的产品方案就是文档、讨论、记录。

对应场景提供解决方案,就可以从工具和方法的维度去提高会议效率。

钉钉里的秘密(我在钉钉开了一个会)(8)

(四)

最后,如何衡量产品带来的增量价值?

按照俞军老师的价值体验公式:用户价值 =(新体验 - 旧体验)- 替换成本。

在开会这个场景下,工具和方法的升级带来新体验,相比旧体验实现了效率的提升和时间的节省。

这个把时间和效率换算成公司成本,那就可以实现量化。

至于替换成本,主要考量公司和团队的工作习惯和工具迁移成本。对于新公司新团队来说可以忽略,对于成熟团队来说需要适应。

但如果带来的效率提升和时间节省足够明显,那迁移成本也可以被覆盖。

除此之外,类似钉钉这种工具型产品还带来了一个好处,即真正实现了工作上的异步处理。

相比于集中到一个会议室的同步工作模式,新方式在地域、空间、时间、协作上都实现了异步,这也是一个价值增量。

异步处理,这是当下紧张的工作节奏中所急缺的。

首先,过去我们追求即时通讯,有了聊天和电话。即时通讯是带来了效率,但对于信息的深度呈现、结构化展现存在天然劣势。

所以这就需要异步沟通、异步协作、异步处理,尤其是当每个人面临并发工作时,各自的空闲时段并不统一。

这时候,文档这种协作方式的价值就会体现出来。在文档中归集信息,开会去讨论,快速解决问题。

其次,体验下来发现「钉闪会」不仅是开会,其实通过模板化的界面设计,可以将一个团队一个公司里的标准流程沉淀下来,变成团队共识的协作方式。

以事情为中心,通过会议工具和方法对信息、问题、结论三要素实现效率提升,促成了产品价值的成立。

钉钉里的秘密(我在钉钉开了一个会)(9)

开会,是公司日常中的成本事项。

很多管理者往往忽略了会议方法的改进和效率的提升,这会直接反映在成本和产出上。

工具和方法的使用能从流程和机制上改进原有会议模式的不足,但关键还是靠人来驱动。

工具产品,人是核心。

产品洞察

任何一款成功产品的设计绝不仅仅是功能和体验的创新,更多是来自于对需求和价值的思考。

没有核心理念和价值主张的产品,大多是没有灵魂的。

以事为中心是一种产品理念,提供一套高效的开会工具和方法是一种产品价值主张。

钉钉里的秘密(我在钉钉开了一个会)(10)

任何成功且有价值的产品,都会有自己的灵魂支撑。

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