浅谈公文的复体行文方式 岳海翔，下面我们就来说一说关于公文行文手法?我们一起去了解并探讨一下这个问题吧!
公文行文手法
浅谈公文的复体行文方式
岳海翔
复体行文属于公文写作与处理领域的专用术语，也是一种重要的行文方式。在实践中，很多文秘人员对此缺乏了解，以至于经常出现行文不规范的现象；即使在公文学术研究领域，人们在这方面的研究成果也不多，观点也不够一致，有的甚至出现误导的问题。因此，对这一课题进行深入、系统的研究阐述，就显得十分必要。笔者不揣浅陋，略呈刍荛之言，对这一问题进行探究，以期对大家有所裨益。
一、先从两个概念说起
要探究复体行文，首先必须明确两个概念，即法定公文与事务文书。所谓法定公文（也叫主要公文和正式公文）是指党和国家公文法规中所明确规定使用的文种，依照现行公文法规的规定，主要包括15个，即决定、决议、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函和纪要。在公文行文过程中，按照规范要求这15种法定公文只能单独行文，而且采用国家标准的公文格式；除了15种法定公文以外的用来处理机关单位内部事务性工作使用的文书，公文学术界一般称之为事务文书。事务性文书多种多样，据约略统计不下七八十种。而且，从实践来看，这些事务性文书具有更为广泛的应用性，它们的使用频率要比15种法定公文高得多。也就是说，一个机关和单位在一年内，可以不制发命令（令），可以不制发公报、公告等，但是不能不制定工作计划，不能不撰写工作总结，不能不起草领导讲话稿。但是，从上所述可以看出，公文法规中找不到各类事务文书的影子，所以事务性文书就没有正式的法律地位，因而也就不能单独行文。
二、复体行文的基本要义
事务性文书的非法律地位，决定了它没有独立性文的资格，不能“天马行空，独来独往”。而要正式行文，就必须从15个法定公文当中找出来一个文种作为“文件头”来载运着它行文，这种行文方式就是复体行文，也叫“以文载文”“文后有文”。从实际情况来看，用来作为“文件头”的文种，上行文只能使用“报告”，下行文则有“命令（令）”和“通知”。“文件头”只起到一种引领作用，通过它来把后面的事务性文书运载出来。例如我们要印发一篇领导讲话稿，讲话稿不能单独下发或者上报，必须采用复体行文的方式，上行使用“报告”，下行使用“通知”；又比如我们要将本单位2020年工作总结和2021年工作要点上报或者下发，上报的时候使用“报告”引领，而下发的时候就必须使用“通知”引领。需要特别之处的是，命令（令）只能用以引领相关的法律，而不适用于其它文种，这种行文方式叫做“法随令出”。我们经常在文件、报纸或者网络上看见此种行文，先是一个简短的命令（令），说明什么法律业经全国人大常委会第几次常务会议通过，现予公布，自公布之日起施行，紧跟其后即是法律的原文。
这里需要弄清几个相近易混的概念，即印发、发布、批转、转发，在实践中要经常用到。值得注意的是，采用“印发”的，只适用于机关单位内部行文，“发布”则面向全社会；“批转”适用于“上对下”，“转发”适用于“下对上”或者“平对平”。把这几个概念区分开来，是写好复体行文“文件头”正文的重要基础和前提。如图所示：
下面是一份下发的“文件头”样式：
××县人民政府文件
×政发〔2021〕2号
关于印发2021年工作计划的通知
县各直单位：
现将县政府《2021年工作计划》印发给你们，望认真贯彻落实。
单位名称（印章）
2021年1月4日
文后所附的文件格式为：
××县人民政府2021年工作计划
× × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × ×。
2021年1月4日
下面是一份上报的“文件头”样式：
××县人民政府
×政发〔2021〕3号
关于呈送《2020年工作总结和
2021年工作计划》的报告
市人民政府：
现将我单位《2020年工作总结和2021年工作计划》呈上，请审示。
单位名称（印章）
2021年1月3日
文后所附的文件件格式为：
××县人民政府2020年工作总结和 2021年工作计划
× × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × × ×。
2021年1月3日
二、复体行文常见的问题
（一）拿着非正式文种当正式文种使用
正式文种（即法定公文）与非正式文种（即事务文书），由于地位的不同，决定了非正式文种在行文时，不能使用党和国家公文法规中正式规定的行文格式，也不具有独立行文的资格。假若非正式文种在行文时不按上述做法，而是使用正式文种的行文格式，那就犯了拿着非正式文种当正式文种使用的错误，如下例文：
1、
××石油开采公司
2020年工作总结
××石油管理局：
……（正文略）
××石油开采公司（盖章）
2021年1月7日
2、 中共XX县委文件
2021年工作计划
县直各单位党组织：
……（正文略）
中共××县委员会（盖章）
2021年1月3日
上述两例做法都是不妥的。正确的方法应当是：
1.
XX石油开采公司
关于报送2020年工作总结的报告
××石油管理局：
现将我公司2020年工作总结送上，请审示。
××石油开采公司（盖章）
2021年1月7日
这就是报送总结的“文件头”。其后附有该单位《2020年工作总结》。这里一复体行文的方式上报的总结，其格式只有标题、正文、落款与日期。
2.
中共XX县委文件
关于印发2021年工作计划的通知
县直各单位党组织：
现将县委2021年工作计划印发给你们，望结合各自具体情况认真贯彻落实。
中共××县委员会（盖章）
2021年1月3日
这是下发计划的“文件头”。其后附有该县委《2021年工作计划》，该计划的格式只有标题、正文、落款与日期。
（二）将“文件头”与附件混为一谈
附件是附属于公文正文的其它文字、图表、图形等材料，对公文正文起到解释、补充、说明或者印证、参考作用，过去，人们多数将采用复体行文方式行文其“文件头”之后所附的“总结”“方案”“领导讲话”“条例”“方案”等等称之为公文的“附件”，是不尽妥当的，因此批转、转发、印发、发布类公文，被批转、转发、印发和发布的内容（诸如工作要点、工作总结、实施方案、领导人的讲话等）不属于公文的附件，这样在公文正文中不能加附件说明，而应直接另面编排，所附内容首页也不标注“附件”二字，其它格式方面的要求与正文一致。
（三）版记的位置不够规范
据2012版公文格式国家标准的规定，版记必须置于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行，也就是说版记一定要放在公文的最后，即公文的最后一页的最下面。实践中多大多数采用复体行文方式的特别是印发、批转和转发的以及带有附件的公文，往往将版记置于“文件头”的后面，这是表现相当突出的一个问题。正确的做法是，无论是被转文件抑或公文的附件有多长，都必须将版记置于最后一页。而且尤其应当注意的是版记一定要在偶数页上。假设“文件头”的内容很短，即使首页可以放得下版记内容，由于公文是双面印刷，版记也必须移至第二页上，即使第二页除了版记没有其它任何内容。 此外，
公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上，这时公文的页数一般应是4的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白页有多少（一般不会超过3页），在此种情况下，需要注意空白页和版记页都不标注页码。
（作者系中国写作学会副会长、中国写作学会公文写作专业委员会常务副会长兼秘书长，中国公文学研究所所长、研究员）
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