自动填充功能是Office系列的一大特色,在Excel中尤为强大和完善。可以说,掌握自动填充是成为Excel数据处理高手必备的技能之一。

自动填充功能的开启

依次单击【Office按钮】→【Excel选项】按钮,在弹出的【Excel选项】对话框中单击【高级】选项卡,在【编辑选项】区域勾选【启用填充柄和单元格拖放功能】复选框,最后单击【确定】按钮,如图所示。

自动填充excel技巧(办公小技巧Excel自动填充)(1)

数值的填充

如果要在工作表中输入一列数字,如在A列中输入数字1到10,最简单的方法就是自动填充了。有两种方法可以轻松实现。

方法1

在单元格A1、A2中分别输入1、2。

选中单元格A1和A2。

把光标移动到单元格A2的右下角(也就是填充柄的位置),这时光标会变成一个小黑色实心十字。

按住鼠标左键,然后向下拖曳,这时右下方会显示一个数字,代表鼠标指针当前位置产生的数值,当显示为10时松开鼠标左键即可,如图所示。

自动填充excel技巧(办公小技巧Excel自动填充)(2)

方法2

在单元格A1中输入1。

选中单元格 A1 并指向其右下角的填充柄,按住<Ctrl>键的同时向下拖曳鼠标至单元格 A10,先松开鼠标,然后松开<Ctrl>键,完成数据的填充,如图所示。

自动填充excel技巧(办公小技巧Excel自动填充)(3)

在使用填充柄进行数据的填充过程中按下<Ctrl>键,可以改变默认的填充方式。

如果单元格值是数值型数据,那么默认情况下,直接拖曳是复制填充模式,而按住<Ctrl>键再进行拖曳,则更改为序列填充模式,且步长为1。反之,如果单元格值是文本型数据,但包含数值,也就是文本 数字,那么默认情况下直接拖曳为序列填充模式,且步长为1,而按住<Ctrl>键再进行拖曳,则为复制填充模式。

在拖曳结束后,单元格区域右下角出现的小标记,为Excel“填充选项”按钮,将鼠标移至按钮上,用户可以在更多填充选项中进行选择,如图所示。

自动填充excel技巧(办公小技巧Excel自动填充)(4)

在方法1中,如果单元格A1和A2的差不是1,而是其他值,如1.2、3、−5或者是其他的任 意值,那么,在进行序列填充时,Excel会自动计算它们的差并作为步长值来填充后面的序列值。

日期的自动填充

Excel的自动填充功能是非常智能的,它会随着填充数据的不同而自动调整。当起始单元格内容是日期时,填充选项会变得更为丰富,如图29-4所示。

日期不但能逐日填充,还可以逐月、逐年、逐工作日填充。如果起始单元格是某月的最后一天,如,2013年1月31日,那么利用逐月填充选项,可返回所有月份的最后一天,如图所示。

自动填充excel技巧(办公小技巧Excel自动填充)(5)

文本的自动填充

对于普通文本的自动填充,只需输入需要填充的文本,选中单元格区域,拖曳填充柄下拉填充即可。除复制单元格内容外,用户还可以选择是否填充格式,如图所示。

自动填充excel技巧(办公小技巧Excel自动填充)(6)

特殊文本的填充

Excel内置了一些常用的特殊文本序列,其使用非常简单,用户只需在起始单元格输入所需序 列的某一元素,然后选中单元格区域,拖曳填充柄下拉填充即可,如图所示。

自动填充excel技巧(办公小技巧Excel自动填充)(7)

Excel还允许用户自定义自己的序列,其使用方法和内置的序列是完全一样的

填充公式

Excel的自动填充功能使得连续单元格区域中公式的复制变得非常简单,可提高公式输入的速度和准确率。

和以上介绍的所有填充操作是一样的,只要选中输入了公式的起始单元格,拖曳单元格填充柄进行填充即可。

在公式的填充过程中,需要注意的是公式中引用单元格的引用方式。如果要让所引用单元格在填充过程中始终保持不变,请使用绝对引用;

自动填充也能分析预测

自动填充功能还有一个鲜为人知的小技巧,就是可以帮用户进行简单的数据预测和分析。

例如,图所示的是一个简单的商品销售额统计表,用户想通过2012年的销售状况,来预测一下2013年的销售前景,最简单的办法就是使用Excel的自动填充功能。

自动填充excel技巧(办公小技巧Excel自动填充)(8)

选择 B2:B13 单元格后使用向下拖曳填充,Excel 会通过做线性衰减填充和预测值来完成“自动填充”功能,从而给出最合适的线性销售额填充值。从图的图表中可以看出2013年商品的销售额将趋于平衡

自动填充excel技巧(办公小技巧Excel自动填充)(9)

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